3 dni temu
Automatyzacja przez lata kojarzyła się z dużymi przedsiębiorstwami, skomplikowanymi systemami informatycznymi i wysokimi kosztami wdrożenia. Dziś sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Mała firma nie potrzebuje wielkiego projektu technologicznego, żeby zauważalnie ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności. Największe oszczędności często ukrywają się nie w spektakularnych inwestycjach, ale w zadaniach wykonywanych każdego dnia.
Zacząć od tego, co powtarzalne
Pierwszym krokiem nie powinien być wybór programu. Najpierw warto sprawdzić, które czynności w firmie powtarzają się najczęściej. Może to być umawianie wizyt, wystawianie faktur, przypominanie klientom o terminach, przygotowywanie raportów lub tworzenie ofert. jeżeli pracownik wykonuje daną czynność kilka razy dziennie, choćby niewielkie skrócenie procesu daje w skali miesiąca odczuwalny efekt.
Przykład?
Firma usługowa przygotowuje trzy oferty dziennie. Każda zajmuje średnio 25 minut. To ponad godzina dziennie i ponad 20 godzin miesięcznie. W praktyce mamy więc niemal trzy pełne dni robocze przeznaczone tylko na jeden proces.
Ukryty koszt administracji
W małych przedsiębiorstwach administrację często wykonuje właściciel. To szczególnie charakterystyczne dla firm technicznych i usługowych. Ta sama osoba pozyskuje klientów, wykonuje pomiary, nadzoruje realizacje, odbiera telefony, zamawia materiały i przygotowuje dokumenty. Problem polega na tym, iż godzina poświęcona na manualne przepisywanie danych jest godziną, której nie można przeznaczyć na sprzedaż, rozwój firmy lub obsługę większej liczby klientów. Dlatego analizując koszty procesów, warto uwzględniać nie tylko pensję pracownika. Liczy się również koszt alternatywny jego czasu.
Standaryzacja jest równie ważna jak szybkość
Automatyzacja nie oznacza wyłącznie oszczędności kilku kliknięć. Równie istotna jest standaryzacja. o ile kilka osób przygotowuje oferty, raporty lub dokumenty według własnych zasad, w firmie gwałtownie pojawiają się różnice. Inne formaty, inne kalkulacje, różny sposób przedstawienia ceny. Dobre narzędzie pozwala zamknąć wiedzę firmy w określonym procesie.
Dobrym przykładem może być automatyzacja ofertowania. W branży HVAC rozwiązania takie jak CykOferta pozwalają wcześniej skonfigurować parametry wykorzystywane przy kolejnych wycenach. Zamiast za każdym razem liczyć wszystko od zera, firma korzysta z własnych, wcześniej określonych zasad.
Małe aplikacje zamiast jednego wielkiego systemu
Zmienia się również podejście do firmowego oprogramowania. Przedsiębiorstwa coraz częściej korzystają z kilku wyspecjalizowanych narzędzi. Jedno odpowiada za faktury, drugie za harmonogram pracy, trzecie za komunikację, a kolejne za proces charakterystyczny dla konkretnej branży. Dzięki temu mała firma nie musi inwestować w rozbudowany system, z którego wykorzystuje później kilkanaście procent funkcji. Może zacząć od miejsca, w którym strata czasu jest największa.
Automatyzacja powinna być prosta
Najlepszy proces do automatyzacji to taki, który jest powtarzalny, ma jasno określone zasady i występuje często. Nie zawsze warto automatyzować zadanie wykonywane raz na kwartał. Dużo większy sens ma usprawnienie czynności wykonywanej dziesięć razy dziennie. Warto więc przez tydzień obserwować pracę zespołu i zapisywać czynności, które regularnie się powtarzają. Dopiero później szukać technologii.
Automatyzacja małej firmy nie musi być wielką rewolucją. Często zaczyna się od odzyskania 15 minut tutaj i 20 minut tam. Po miesiącu może się okazać, iż firma odzyskała kilka dni pracy.
