Co to jest podpis elektroniczny?

Tradycyjne sposoby podpisywania dokumentów coraz częściej zostają wypierane przez nowoczesne metody, takie jak podpis elektroniczny czy podpis zaufany. Co więcej, same dokumenty również są zatwierdzane w formie elektronicznej, bez potrzeby ich drukowania czy gromadzenia w formie papierowej.

Podstawowe informacje o podpisie zaufanym

Elektroniczny podpis zaufany to bezpłatne narzędzie do identyfikacji i poświadczenia, dostępne dla wszystkich obywateli naszego kraju oraz cudzoziemców posiadających numer PESEL. Jest istotny przez 3 lata z możliwością bezpłatnego przedłużenia na kolejny okres. Można go uzyskać poprzez bankowość elektroniczną lub platformę ePUAP. Jego wykorzystanie znacznie ułatwia proces weryfikacji tożsamości i załatwianie spraw urzędowych. Co jeszcze warto o nim wiedzieć?

• Jest równoważny pod względem prawnym z podpisem własnoręcznym w kontaktach z administracją.
• Umożliwia potwierdzanie tożsamości w systemach e-administracji.
• Pozwala na zdalne załatwianie spraw urzędowych przez całą dobę.

Sam podpis zaufany jest akceptowany przez wszystkie instytucje publiczne w Polsce.

Podpis zaufany a podpis kwalifikowany

Zaufany oraz kwalifikowane podpis elektroniczny to dwa mechanizmy poświadczenia cyfrowego, różniące się zakresem zastosowania i poziomem bezpieczeństwa. Podpis kwalifikowany ma moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu i jest uznawany w całej Unii Europejskiej. Jest oparty na zaawansowanych mechanizmach kryptograficznych i certyfikatach wydawanych przez akredytowane centra certyfikacji.

Z kolei podpis zaufany jest bezpłatnym narzędziem dostępnym w Polsce w ramach Profilu Zaufanego, służącym do potwierdzania tożsamości i podpisywania dokumentów w kontaktach z administracją publiczną. Jest to zaawansowany podpis elektroniczny z certyfikatem niekwalifikowanym, pozwalający na zdalne załatwianie spraw urzędowych i ma moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu, jednakże tylko w określonych relacjach z polskimi urzędami.

Jak działa podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny wykorzystuje zaawansowane mechanizmy kryptograficzne, zapewniając bezpieczeństwo i autentyczność podpisywanych dokumentów. Taki system działa w oparciu o kilka najważniejszych elementów.

• Weryfikację tożsamości podpisującego poprzez unikalny certyfikat.
• Generowanie cyfrowego odcisku dokumentu.
• Szyfrowanie danych przy użyciu kluczy kryptograficznych.
• Automatyczne znakowanie czasem momentu złożenia podpisu.

Sam proces podpisywania dokumentu obejmuje zwykle 5 etapów.

1. Zalogowanie do systemu przy użyciu danych uwierzytelniających.

2. Wybór dokumentu do podpisania.

3. Weryfikację poprawności danych.

4. Złożenie podpisu poprzez potwierdzenie operacji.

5. Automatyczne dołączenie znacznika czasu.

Jeżeli interesuje Cię wdrożenie takiego rozwiązania w Twojej firmie, to zapoznaj się z informacjami na stronie: https://www.kwalifikowany.pl/kategoria-produktu/kwalifikowany-podpis-certyfikowany/

Proces podpisywania dokumentów

Podpisywanie dokumentów elektronicznych odbywa się poprzez specjalnie opracowane oprogramowanie, generujące unikalny skrót dokumentu, a następnie szyfrujące go przy użyciu klucza prywatnego. System automatycznie weryfikuje integralność dokumentu i tożsamość podpisującego.

Sprawdzanie podpisów elektronicznych

Weryfikacja podpisu może odbywać się dzięki dedykowanych aplikacji lub popularnego systemu jak Adobe Acrobat Reader. Proces potwierdza autentyczność podpisu i wykrywa ewentualne modyfikacje dokumentu po jego podpisaniu.

Pobieranie podpisanych dokumentów

Podpisane dokumenty można pobierać w formie elektronicznej wraz ze znacznikiem czasu, który stanowi dodatkowe zabezpieczenie i potwierdza moment złożenia podpisu.

Jakie dokumenty można podpisać podpisem zaufanym?

Podpis zaufany umożliwia podpisywanie szerokiej gamy dokumentów w systemach administracji publicznej, takich jak wnioski o wydanie dowodu osobistego, zgłoszenia działalności gospodarczej, deklaracje podatkowe, pisma procesowe czy wnioski o różnego rodzaju zaświadczenia.

Dokumenty związane z prowadzeniem firmy również mogą być podpisywane tą drogą. Do dokumentacji, gdzie możemy użyć podpisu zaufanego, zaliczamy m.in. dokumenty rejestracyjne działalności w CEIDG, zmiany w rejestracji firmy, zawieszenie lub wznowienie działalności, dokumenty do ZUS oraz sprawozdania i deklaracje finansowe.

Rodzaje dokumentów do podpisu

Podpisem elektronicznym można sygnować dokumenty w różnych formatach. Najczęściej używane są dokumenty PDF, XML, DOCX, XAdES oraz PAdES.

Ograniczenia formatu i rozmiaru dokumentów

Systemy podpisu elektronicznego nakładają pewne ograniczenia techniczne dotyczące wielkości plików i obsługiwanych formatów, co ma na celu zapewnienie stabilności i bezpieczeństwa procesu podpisywania.

Gdzie można korzystać z podpisu zaufanego?

Podpis zaufany jest akceptowany na wszystkich platformach administracji publicznej. Gdzie możemy z niego skorzystać?

• Portal gov.pl.
• ePUAP.
• Systemy ministerstw.
• Platformy ZUS.
• Systemy skarbowe.

Wraz z rozwojem i cyfryzacją administracji publicznej tych systemów będzie przybywać.

Jak wysłać sprawozdania finansowe dzięki podpisu zaufanego?

Proces wysyłania sprawozdań finansowych składa się z kilku etapów, które opisaliśmy poniżej.

Jak korzystać z podpisu zaufanego na co dzień?

Codzienne wykorzystanie podpisu zaufanego obejmuje szereg rozmaitych zadań. Wśród nich warto wymienić bezpieczne logowanie do systemów administracji publicznej, składanie wniosków online, podpisywanie dokumentów urzędowych oraz komunikację z instytucjami państwowymi.

Czy mogę skorzystać z podpisu zaufanego za darmo?

Nowoczesny podpis zaufany jest całkowicie bezpłatnym narzędziem dostępnym dla wszystkich obywateli posiadających profil zaufany. W przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego, nie wymaga zakupu certyfikatu ani specjalistycznego sprzętu. Może z niego korzystać każdy z nas.

Jakie błędy mogą wystąpić podczas korzystania z podpisu zaufanego?

Najczęstsze problemy techniczne podczas korzystania z podpisu zaufanego obejmują błędy związane z weryfikacją tożsamości oraz nieprawidłową konfigurację przeglądarki. Często spotykamy też niekompatybilność formatu dokumentów. Warto też wspomnieć, iż użytkownicy mogą natrafić na tzw. “błąd 404”, oznaczający problem z dostępem do strony lub usługi.