Controlling, nie kontrola. Do skutecznego zarządzania firmą nie wystarczy Excel

3 dni temu

Controlling to dziś jeden z kluczowych elementów skutecznego zarządzania firmą – niezależnie od jej wielkości czy branży. Choć wciąż bywa mylony z kontrolą, jego istotą nie jest szukanie błędów, ale wspieranie podejmowania decyzji na podstawie rzetelnych danych.

W praktyce oznacza to analizę, planowanie, prognozowanie i koordynację – a wszystko po to, by organizacja mogła działać efektywniej i szybciej reagować na zmiany otoczenia.

Dane to fundament skutecznego zarządzania

Jak podkreśla Paweł Musiał, członek zarządu Controlling Systems, controlling opiera się na wiarygodnych danych pochodzących z różnych źródeł – finansowych, sprzedażowych, magazynowych, produkcyjnych czy kadrowych.

Ich jakość i spójność decydują o tym, czy menedżerowie otrzymają użyteczne informacje. To pierwszy krok do tego, by budować skuteczne struktury analityczne i raportowe wspierające realne decyzje biznesowe.

Controlling to kompetencje – nie tylko systemy

Nie mniej istotne są kompetencje ludzi. Każdy menedżer planujący działania, analizujący wyniki i zarządzający zespołem pełni funkcję kontrolera w swoim obszarze. Musi więc umieć nie tylko czytać dane, ale też rozumieć kontekst biznesowy, komunikować cele i przekładać wyniki na działanie.

W większych firmach rolę integrującą te działania pełni kontroler finansowy – jego zadaniem jest dostarczanie zarządowi informacji przekrojowych, uwzględniających różne perspektywy i potrzeby działów.

Excel już nie wystarczy – czas na specjalistyczne narzędzia

Choć Excel pozostaje popularnym narzędziem, nie spełnia wymagań nowoczesnego controllingu – zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa, integracji i automatyzacji. Dlatego firmy coraz częściej wdrażają systemy klasy Business Intelligence, które umożliwiają dynamiczne raportowanie, planowanie, budżetowanie i prognozowanie. Excel staje się dodatkiem, a nie podstawą całego systemu zarządzania.

Planowanie musi być elastyczne

Dynamiczne otoczenie rynkowe wymusza częstsze aktualizowanie planów.

– Jeszcze niedawno roczne budżety z kwartalną rewizją były standardem. Dziś wiele firm planuje wyniki co miesiąc, a choćby co tydzień – mówi Musiał. Szczególnie dotyczy to branż wrażliwych na zmiany otoczenia lub z rozbudowaną strukturą kosztów. Elastyczne planowanie to dziś nie wybór, ale konieczność.

Realne oszczędności i przewaga konkurencyjna

Controlling może realnie zabezpieczać firmę przed stratami. Pozwala identyfikować nierentowne kanały sprzedaży, nierentownych klientów czy projekty generujące koszty wyższe niż przychody. Pozwala też lepiej planować zasoby, optymalizować grafik pracy czy dostosowywać działania do sezonowości i zmian popytu.

– Mieliśmy przypadek firmy farmaceutycznej, która dzięki zaawansowanemu prognozowaniu w porę przygotowała się na regulacyjne zmiany i zakończyła rok z wyższym zyskiem, mimo spadku przychodów – opowiada ekspert.

Controlling dostępny także dla MŚP

Koszty wdrożenia controllingu zależą od skali i złożoności organizacji. Dla mniejszych firm dostępne są modele abonamentowe oraz tzw. „CFO na godziny”.

– Coraz więcej przedsiębiorstw zaczyna rozumieć, iż controlling to nie koszt, ale inwestycja w lepsze decyzje i bezpieczeństwo biznesowe – mówi Musiał.

Firmy, które inwestują w controlling, zyskują przewagę: szybciej reagują na zmiany, efektywniej wykorzystują zasoby i podejmują trafniejsze decyzje. Dlatego controlling to dziś nie opcja, ale konieczność w nowoczesnym zarządzaniu.