1 godzina temu
Hotel może mieć rozbudowane systemy, setki dostępnych funkcji i nowoczesne rozwiązania technologiczne, a mimo to wymagać od pracowników większego nakładu pracy związanego z ręcznym przenoszeniem danych. Problemem nie zawsze jest więc brak technologii. Często jest nim sposób, w jaki poszczególne systemy ze sobą współpracują.
Współczesny hotel to środowisko wielu wzajemnie zależnych systemów – od PMS i automatyki pokoju, przez HVAC, po kontrolę dostępu czy zarządzanie energią. Każde z tych rozwiązań pełni określoną funkcję, ale dopiero ich kooperacja pozwala wyzwolić efekt synergii i spojrzeć na funkcjonowanie obiektu jak na spójną całość.
Nie liczba funkcji, ale ich praktyczne wykorzystanie
Przy wyborze technologii zwykle skupiamy się na długiej liście dostępnych funkcji. W praktyce sama ich liczba nie przesądza jednak o wartości systemu.
Dla hotelu ważniejsze jest to, czy technologia wspiera rzeczywiste procesy – obsługę gościa, pracę recepcji, działania służb technicznych czy zarządzanie obiektem. System oferujący wiele możliwości, ale działający w oderwaniu od pozostałych rozwiązań, może w praktyce oznaczać konieczność manualnego przekazywania informacji, wykonywania tych samych czynności w kilku miejscach lub korzystania z rozwiązań zastępczych.
Dlatego przy ocenie technologii warto zadać nie tylko pytanie „co potrafi ten system?”, ale również „co może dodatkowo zrobić dzięki współpracy z innymi systemami?”.
Dobrze zaprojektowana integracja pozwala wykorzystać potencjał kilku rozwiązań jednocześnie – bez konieczności zastępowania ich jednym, rozbudowanym systemem.
Fot.: Materiały prasowe SENSOR | Automatyka dla HoteluIntegracje w codziennym funkcjonowaniu hotelu
Przykładem może być kooperacja systemu PMS z automatyką pokoju. W zależności od zastosowanych rozwiązań i zakresu integracji informacje dotyczące rezerwacji, pobytu czy statusu pokoju mogą być przekazywane pomiędzy systemami i wykorzystywane do odpowiedniego zarządzania funkcjonowaniem pokoju (załączanie zasilania, ustawienie temperatury, rozsunięcie rolet itp.). W drugą stronę mogą płynąć informacje o usterce w pokoju czy jego posprzątaniu zmieniając odpowiednie statusy w oprogramowaniu hotelowym.
Znaczenie ma tutaj nie samo techniczne połączenie systemów, ale to, co dzieje się z informacją po jej przekazaniu. o ile dane z jednego systemu mogą wywołać odpowiednią reakcję w drugim, technologia zaczyna wspierać konkretny proces, zamiast być kolejnym narzędziem wymagającym osobnej obsługi.
Podobnie wygląda kooperacja systemów HVAC (Heating/Ventilation/ Air Condition) z rozwiązaniami zarządzającymi budynkiem. Wymiana informacji o pracy urządzeń, ich stanach czy nieprawidłowościach może wspierać bieżący nadzór i ułatwiać reakcję służb technicznych.
Istotnym obszarem jest również kontrola dostępu. Jej integracja z innymi systemami hotelowymi może wspierać procesy związane z obsługą gościa, nadawaniem uprawnień czy organizacją dostępu do określonych przestrzeni (winda, SPA, basen itp.). Zakres takich możliwości zależy jednak od zastosowanych technologii, architektury systemu oraz dostępnych mechanizmów wymiany danych.
Dobra integracja powinna być odczuwalna w procesie
Sama liczba połączeń między systemami nie świadczy jeszcze o jakości integracji. Jej wartość zależy od tego, czy rzeczywiście upraszcza proces, porządkuje przepływ informacji i ogranicza konieczność manualnej obsługi.
Znaczenie mają m.in. jakość wykonania i konfiguracji, bezpieczeństwo wymiany danych, kompatybilność oraz możliwość dalszej rozbudowy rozwiązania. Integracja powinna być również dopasowana do procesów konkretnego obiektu i jego planów rozwoju.
Jeżeli mimo połączenia systemów pracownik przez cały czas musi wielokrotnie wprowadzać te same dane, manualnie kontrolować informacje w różnych miejscach lub korzystać z dodatkowych narzędzi, warto zastanowić się, czy integracja rzeczywiście rozwiązuje problem, który miała rozwiązać.
Na co zwrócić uwagę przed wdrożeniem?
Myśląc o integracji, warto już na etapie wyboru technologii sprawdzić:
- możliwość współpracy z innymi systemami funkcjonującymi lub planowanymi w obiekcie,
- dostępność otwartego API lub innych mechanizmów wymiany danych,
- kompatybilność z istniejącą infrastrukturą,
- elastyczność i możliwość rozbudowy rozwiązania,
- dopasowanie do zaplanowanych i ewentualnych przyszłych procesów,
- sposób, w jaki będą przepływać informacje między poszczególnymi systemami.
Hotel to więcej niż suma jego systemów
W nowoczesnym hotelu nie chodzi o to, aby każdy system potrafił wszystko. Chodzi o to, aby rozwiązania odpowiedzialne za różne obszary funkcjonowania obiektu potrafiły skutecznie współpracować.
Dobrze zaprojektowana integracja nie powinna być kolejnym elementem, który pracownik musi obsługiwać. Powinna działać w tle – łączyć informacje, wspierać procesy i pozwalać ludziom skupić się na tym, co w hotelu najważniejsze – czyli obsłudze gościa.
Bo sprawnie działający hotel to nie zbiór niezależnych technologii. To jeden organizm, w którym systemy powinny współpracować ze sobą i wspierać ludzi, którzy każdego dnia z nich korzystają.
