Dlaczego sztuczna inteligencja nie rozwiąże problemu przeładowanego dnia pracy

Zdjęcie: Firmy IT w Polsce, biznes, praca

Gdy każda firma deklaruje wdrażanie sztucznej inteligencji, największym wyzwaniem może nie być sama technologia, lecz… kalendarz. Raport Microsoft Work Trend Index 2025 rzuca światło na paradoks współczesnej pracy biurowej: mimo dostępności zaawansowanych narzędzi, rytm dnia przeciętnego pracownika przypomina wyścig z chaosem – trwający od świtu do późnego wieczora.

Frontier Firms: AI to za mało

Microsoft promuje koncepcję tzw. Frontier Firms – organizacji, które nie tylko wdrażają AI, ale radykalnie przeprojektowują sposób pracy, procesy i struktury wokół agentów AI. Ich ambicją jest działanie szybciej, zwinniej i bardziej efektywnie niż tradycyjne firmy. Ale droga do takiej transformacji okazuje się bardziej złożona niż zakup licencji Copilota.

Dane telemetryczne Microsoft 365 – agregowane z miliardów użytkowników na całym świecie – wskazują, iż technologia nie rozwiąże problemów, jeżeli fundamenty organizacyjne pozostaną niezmienione. Kluczowa przeszkoda? Praca, która nigdy się nie kończy.

Poranek, który zaczyna się zbyt wcześnie

Już o 6:00 rano 40% użytkowników zaczyna dzień od przeglądania skrzynki odbiorczej. Z perspektywy danych to nie tylko objaw zaangażowania, ale sygnał alarmowy. Pracownicy otrzymują średnio 117 maili dziennie, z czego większość skanują w mniej niż minutę. Wzrasta liczba maili masowych, a indywidualna komunikacja maleje. Chaos informacyjny zaczyna się na długo przed rozpoczęciem oficjalnych godzin pracy.

Teams przejmuje stery, skupienie znika

O 8:00 rano pałeczkę przejmuje Microsoft Teams – pracownicy otrzymują średnio 153 wiadomości dziennie, a liczba ta rośnie dynamicznie, zwłaszcza w Europie Środkowej i Wschodniej (+20% r/r). W efekcie, każda minuta pracy może być przerwana nowym powiadomieniem, a czas na głęboką koncentrację staje się luksusem.

Dane pokazują, iż między 9:00 a 15:00 – czyli wtedy, gdy ludzki organizm jest biologicznie najbardziej produktywny – połowa czasu pracy zostaje zdominowana przez spotkania. Często są to rozmowy ad hoc, nieplanowane, zajmujące czas i uwagę, ale niekoniecznie przynoszące wartość. Dodatkowo, średnio co dwie minuty pracownik doświadcza przerwania pracy – maila, czatu lub nowego spotkania.

Wieczory i weekendy: nowa normalność

Przeciętny dzień pracy nie kończy się o 17:00. Dane Microsoftu pokazują, iż liczba spotkań po godzinie 20:00 wzrosła o 16% rok do roku. Prawie jedna trzecia pracowników wraca do maili między 21:00 a 22:00. Dla części z nich to jedyny moment, kiedy mogą nadrobić zaległości bez cyfrowego hałasu. Inni – zwłaszcza pracownicy hybrydowi – odczuwają to jako źródło stresu.

Weekend również przestaje być azylem. Już 20% pracowników sprawdza maile w sobotnie i niedzielne poranki. Niedzielny wieczór coraz częściej przypomina poniedziałek rano – nie tylko w odczuciu, ale i w danych telemetrycznych.

AI nie uratuje firmy przed złym rytmem pracy

Microsoft słusznie zauważa, iż bez zmiany struktury organizacyjnej i kultury pracy, sztuczna inteligencja może jedynie przyspieszyć to, co już działa źle. Automatyzacja bez przeprojektowania procesów to tylko turbo dla przeciążenia.

W odpowiedzi proponuje trzy najważniejsze kierunki działania:

• Zasada 80/20 – skupienie na pracy, która realnie generuje wartość. AI może odciążyć zespoły z zadań niskiej wartości, takich jak raporty statusowe czy organizacja spotkań.
• Przeprojektowanie struktury zespołów – odejście od statycznych działów na rzecz zwinnych zespołów zadaniowych, wspieranych przez agentów AI, działających wokół konkretnych celów biznesowych.
• Nowa rola pracownika – szef agenta – to nie AI zastępuje ludzi, ale ludzie uczą się zarządzać inteligentnymi agentami. Pracownik nie wykonuje ręcznych analiz, ale nadzoruje zestaw agentów, które przygotowują dane, rekomendacje i drafty.

Czy polskie firmy są gotowe na zmianę?

W polskich realiach wiele organizacji dopiero oswaja się z generatywną AI, często ograniczając jej wdrożenia do testów w HR lub obsłudze klienta. Tymczasem dane Microsoftu pokazują, iż tylko firmy, które podejmą trud radykalnego przemyślenia sposobu pracy, mają szansę wyrwać się z pułapki “nieskończonego dnia pracy”.

Transformacja nie będzie łatwa – bo wymaga nie tylko narzędzi, ale też zmiany kultury, przywództwa i odwagi do kwestionowania dotychczasowych nawyków. Ale to właśnie od tych decyzji zależy, czy AI stanie się dźwignią wzrostu, czy kolejnym źródłem zmęczenia.