Wchodzenie we współpracę z nowym partnerem biznesowym zawsze wiąże się z ryzykiem. Brak weryfikacji może prowadzić do strat finansowych, problemów podatkowych czy choćby do oszustw. Dlatego przed podpisaniem umowy warto poświęcić czas na dokładne sprawdzenie kontrahenta. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, jak zrobić to skutecznie w Polsce.
Podstawowe dane firmy – od tego zacznij
Na początek trzeba zebrać podstawowe informacje o kontrahencie. najważniejsze identyfikatory to:
- NIP – numer identyfikacji podatkowej
- REGON – numer statystyczny nadawany przez GUS
- KRS – numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (dla spółek i fundacji)
Dzięki nim można sprawdzić firmę w oficjalnych bazach:
- KRS (ekrs.ms.gov.pl) – szczegóły o spółkach, wspólnikach, organach, a także informacje o ewentualnym postępowaniu upadłościowym czy likwidacyjnym.
- CEIDG (biznes.gov.pl) – dla jednoosobowych działalności gospodarczych.
- REGON (wyszukiwarka GUS) – profil działalności, liczba pracowników, daty rejestracji.
- Biała lista VAT (Ministerstwo Finansów) – pozwala sprawdzić, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT oraz czy wskazany rachunek bankowy jest prawidłowy.
Dokumenty, które warto przejrzeć
Same dane rejestrowe to dopiero początek. Aby ocenić kondycję finansową i transparentność kontrahenta, sprawdź:
- Sprawozdania finansowe – dostępne bezpłatnie w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) po numerze KRS.
- Raporty z działalności – pozwalają zweryfikować zakres i stabilność działalności.
- Rejestr Dłużników Niewypłacalnych (RON) – informuje o przypadkach upadłości.
- VIES (VAT UE) – potwierdza, czy firma jest zarejestrowana jako podatnik VAT w transakcjach unijnych.
Czerwone flagi – na co zwrócić uwagę
Podczas weryfikacji zwróć uwagę na sygnały ostrzegawcze:
- ceny znacznie poniżej rynkowych bez logicznego wyjaśnienia,
- deklarowana działalność niezgodna z faktyczną,
- duża firma zarejestrowana pod adresem mieszkalnym,
- nietypowe warunki płatności (tylko przedpłata, presja czasu),
- brak obecności w internecie lub brak możliwych do potwierdzenia referencji.
Jak korzystać z KRS w praktyce
Krajowy Rejestr Sądowy zawiera szczegółowe dane:
- forma prawna i struktura firmy,
- wysokość kapitału zakładowego,
- skład zarządu i sposób reprezentacji,
- wpisy o upadłości i likwidacji,
- historia sprawozdań finansowych.
Wyszukiwanie jest proste – wystarczy NIP, REGON, KRS lub nazwa firmy. Warto zaznaczyć opcję „Przedsiębiorcy” i sprawdzić bezpłatnie sprawozdania w RDF. Można też zamówić odpłatne odpisy czy zaświadczenia (koszt od 15 zł).
Sprawdzanie aktywności i kondycji finansowej
- Czas działania firmy – im dłużej istnieje na rynku, tym mniejsze ryzyko, iż jest „firmą-krzakiem”.
- Adres działalności – można sprawdzić przez Google Street View, czy rzeczywiście mieści się tam biuro lub hala produkcyjna.
- Rejestry dłużników (BIG InfoMonitor, KRD, ERIF) – ujawniają zaległości płatnicze. W przypadku firm wpisy zaczynają się od długu powyżej 500 zł.
- Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) – informacje o egzekucjach i upadłościach.
Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego
Współpraca z firmami z UE i spoza niej wymaga dodatkowej ostrożności. Typowe problemy to fałszywe nazwy firm czy klonowane strony internetowe.
Weryfikacja krok po kroku:
- sprawdź dane kontaktowe, domenę i adres – także przez Street View,
- poszukaj opinii i dyskusji na forach branżowych,
- korzystaj z Europejskiego Portalu e-Sprawiedliwość (e-Justice) do przeglądania rejestrów firm w UE,
- skontaktuj się z izbami handlowymi i ambasadami (np. Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa).
Przy dużych kontraktach warto rozważyć skorzystanie z agencji wywiadu gospodarczego.
Monitoring i dobre praktyki
Sprawdzenie kontrahenta to nie jednorazowa czynność. Najlepiej wdrożyć:
- Regularne przeglądy – np. coroczne sprawdzanie sprawozdań finansowych i wpisów w rejestrach.
- Narzędzia monitorujące – które powiadamiają o zmianach statusu firmy czy nowych długach.
- Śledzenie zmian w prawie – na stronach Ministerstwa Finansów, CEIDG i KRS.
Autor artykułu: Dominik Wantuch z agencji Architecture of Sales
