Jak zaplanować budżet na cyfryzację działu utrzymania ruchu?

1 rok temu

Jeżeli naszym celem jest wdrożenie systemu (np. CMMS) w dziale technicznym należy pamiętać o kilku krokach, niezbędnych do odpowiedniego oszacowania kosztów przedsięwzięcia.

Porady w artykule dotyczą budżetowania systemu CMMS, ale mogą zostać użyte również dla innych systemów.

Skupimy się na opisaniu jakie koszty należy wziąć pod uwagę podczas planowania, jakie mogą być opcjonalne wydatki, które należy rozważyć, jak klarownie przekazać wizję biznesową przedsięwzięcia zarządowi, a dodatkowo, jak w powyższych aspektach może pomóc dostawca systemu CMMS.

Składowe kosztów wdrożenia systemu CMMS

Mówiąc o kosztach wdrożenia systemu, bierzemy pod uwagę standardowe koszty zakupu systemu oraz potencjalne koszty opcjonalne, dodatkowo należy pamiętać o kilku innych czynnikach, które również są ich składowymi.

Koszty Ogólne

Koszty związane z zakupem systemu takie jak licencje na oprogramowanie oraz koszty instalacji. W tym przypadku należy zwrócić uwagę na procesy wewnętrzne i zewnętrzne naszej organizacji. Dla lepszego dostosowania, wielu dostawców oferuje moduły i funkcje dodatkowe, które w najlepszy sposób zoptymalizują wybrane rozwiązanie pod obecny schemat pracy działu technicznego.

Jeżeli system oferuje możliwość dodatkowego dostosowania systemu pod nieujęte w nim elementy procesów w organizacji, dodatkowe raporty dedykowane związane z tak zwanymi funkcjonalnościami na życzenie Klienta. Inną składową, którą możemy zaliczyć do kosztów rozwiązania dla działu UR jest koszt związany z integracją z systemami ERP, MES, SCADA czy czujnikami w celu osiągnięcia Predictive Maintenance.

Koszty dodatkowego sprzętu potrzebnego do optymalnego korzystania z systemu. Przy implementacji rozwiązania opierającego się o mobilne jednostki dla techników, platformy do zgłoszeń dla produkcji czy wizualizacje na telewizorach, trzeba pamiętać o zakupie narzędzi niezbędnych do ich poprawnego działania. Dzięki telefonom czy tabletom technicy mają łatwy dostęp do takich danych jak dokumentacja, historia awarii maszyn, możliwość rejestrowania czasu reakcji czy obsługi kodów QR, która może przyśpieszyć działania.

Koszty infrastruktury IT, czyli podstawy do zainstalowania systemu (w przypadku, gdy chcemy je mieć na naszych serwerach). Przed wyborem systemu należy zorientować się czy mamy odpowiednie serwery, możliwości dostępów domenowych oraz jakie są koszty związane z utrzymaniem tej infrastruktury. W przypadku wdrożenia w chmurze obliczeniowej, warto zapoznać się z cenami utrzymania i eksploatacji takiego rozwiązania.

Powiązane z powyższym koszty wsparcia technicznego oferowane przez dostawcę. W niektórych przypadkach w ramach budżetów planuje się takie koszty na najbliższe lata. Wtedy warto zorientować się, jakie warunki są świadczone w ramach wsparcia (ilość godzin wsparcia, aktualizacje, dodatkowe możliwości) oraz czy dostawca oferuje jakieś warunki gwarancyjne i ile one trwają.

Koszty szkoleń dla użytkowników są ostatnim elementem, który należy rozważyć podczas analizy podstawowych kosztów wdrożenia. Warto również zastanowić się czy takie szkolenie powinno odbywać się w formie fizycznej czy zdalnej, zgodnie z zaawansowaniem i preferencjami zespołu. Dodatkowo, o ile istnieje wymaganie zaawansowanych konfiguratorów systemu (osób, które mogłyby samodzielnie wprowadzać zmiany funkcjonalności w systemie) warto zorientować się nad kosztami takich szkoleń u dostawcy.

Koszty opcjonalne

Dodatkowe analizy, audyty czy specyfikacje mogą okazać się przydatne w przypadku, gdy samodzielne sporządzenie specyfikacji wymagań odnośnie do systemu przysparza spore kłopoty. Specyfikacja wiąże się ze stworzeniem grupy roboczej i przyjazdem dedykowanej osoby prowadzącej i koordynującej warsztat, tworzeniem i odpowiednim umiejscowieniem wymagań. Po takim warsztacie powstaje dokument opisujący wszystkie informacje, które mają być widoczne w systemie, przepływy procesów oraz zmiany funkcjonalne, które muszą w nich zajść. W niektórych przypadkach opisywane są dokładne zakresy integracji z innymi systemami oraz ich cele. Działanie to niweluje ryzyko niedoszacowania zakresu dostosowania. Koszt takiego warsztatu również należy wziąć pod uwagę, w trakcie planowania budżetu na wdrożenie systemu CMMS.

Zatrudnienie dodatkowych pracowników również może być kosztem, który należy rozważyć. Zadania, które są do wykonania w ramach początkowego wdrożenia systemu to między innymi spisanie obecnych procesów DUR, inwentaryzacje maszyn, magazynów czy wprowadzanie początkowych danych zebranych do systemu. W niektórych przypadkach firmy proponują tego typu prace nowym pracownikom lub stażystom, czego dodatkową korzyścią jest lepsze zapoznanie się przez nich ze strukturą funkcjonowania zakładu. jeżeli wiemy, iż nie mamy zasobów, aby ktoś z dotychczasowego zespołu pełnił funkcje nadzorującego systemem i administratora, dbał o rozwój systemu, szkolenia pracowników, poprawność zapisywanych danych oraz zajmował się optymalizacją i dodawaniem nowych użytkowników, wtedy może okazać się konieczne powitanie nowej osoby w zespole.

Koszty czasu operacyjnego związanego z samym prowadzaniem i monitorowaniem wdrożenia, optymalizacją działań pracowników, przenoszeniem dokumentacji czy nadzorowaniem zaawansowania pracowników w systemie CMMS również powinny być kalkulowane. Zaangażowanie w te czynności zmniejszy dostępność operacyjną kadry zarządzającej, mimo iż nie jest to koszt bezpośredni należy go wziąć pod uwagę, aby wdrożenie nie natrafiło na nieprzewidziane przestoje.

Innym kosztem niebezpośrednim, który warto podliczyć jest koszt zarządzania zmianą, a ściślej mówiąc przejścia pracowników z obecnego trybu pracy na pracę w systemie. Można określić, iż podczas wdrożenia pracownicy na etapie uczenia się będą działać o 10% mniej efektywnie niż przed wdrożeniem systemu (jest to okres przejściowy, gdyż po zaadaptowaniu CMMS pozwala na skrócenie obecnych czynności)

Bufor budżetowy przy wdrożeniu jest równie istotny ze względu na nieprzewidziane koszty. Pozwala nam on na zwinne wprowadzanie zmian w ramach projektu, które mogą wynikać z niedoszacowania ilości użytkowników, zmienności cen sprzętu czy choćby zawansowania modyfikacji systemu do procesów. jeżeli nie zostanie on wykorzystany, zawsze można przerzucić fundusze na inne potrzeby działu utrzymania ruchu.

Ciekawym wykorzystaniem bufora jest użycie go jako systemu premiowania za działanie w systemie dla pracowników, aby w łatwiejszy sposób wdrażać zmianę w dziale technicznym.

Jak przekonać zarząd do wdrożenia systemu CMMS?

Podstawowym wyzwaniem podczas wdrażania systemu CMMS jest problem z przekonaniem do idei zarządów i innych decydentów. Ważne jest w tym przypadku pokazanie uzasadnienia biznesowego projektu.

Wizja cyfryzacji wewnątrz organizacji

Jednym z ważniejszych argumentów jest wizja wdrożenia systemu. Dobrze przygotowana i przemyślana powinna zawierać:

Opisanie jak będzie wyglądało przeprowadzenie zespołu przez wdrożenie,
zdefiniowanie weryfikowanych w trakcie wdrożenia KPI (Key Performance Indicator),
określenie osób odpowiedzialnych za konkretne obszary,
pokazanie jak nasza praca będzie wyglądać po zakończeniu wdrożenia systemu,
wskazanie procesów, które zostaną zautomatyzowane,
stwierdzenie w jaki sposób zmiana ta wpłynie na przekazywanie informacji w organizacji.

Dodatkowo w ramach wizji powinny być również ujęte plany rozwojowe systemu oraz dopasowanie ich do obecnej strategii cyfryzacji. Do ustalenia wizji można podjeść dzieląc jej całość na etapy działania w trakcie i po projekcie.

Uzasadnienie biznesowe systemu CMMS

Wizja jest ważna, ale z punktu widzenia zarządu ważniejsze jest pokazanie opłacalności przedsięwzięcia. Systemy CMMS pozwalają na podnoszenie wskaźników efektywności utrzymania ruchu poprzez skrócenie czynności planowania i wykonywania działań, zmniejszenie ilości awarii, wydłużenie czasu eksploatacji kluczowych maszyn, a choćby w niektórych przypadkach redukcje nadgodzin i możliwego do uniknięcia serwisu zewnętrznego.

Dobrym narzędziem do uzasadnienia takiego zakupu jest analiza ROI – obliczenie przewidywanego zwrotu z inwestycji w system CMMS. W ramach kalkulacji analizowane są wszystkie koszty wchodzące w skład wdrożenia, a wynikiem jest okres, po którym wdrożenie systemu się zwróci i zacznie przynosić zyski dla organizacji.

Wykaz korzyści niepoliczalnych

W ramach uzasadnienia biznesowego można również stworzyć wykaz korzyści niewymiernych, które są efektem wdrożenia systemu. Przykładem takich spisów może być:

większy spokój kierownictwa pod kątem nadzorowania prac,
większa samodzielność techników utrzymania ruchu,
zwolnienie z pamiętania terminów ze względu na automatyczne przypomnienia systemowe,
większe możliwości analizy danych dla celów optymalizacji procesów działania parku maszynowego,
wpływ systemu na ogólny poziom cyfryzacji organizacji.

Nowoczesne technologie mogą mieć też budować markę przedsiębiorstwa i przez to przyciągać talenty.

Jak zebrać dane?

Dane do powyższych punktów dotyczących kosztów oraz uzasadnienia biznesowego nie są wbrew pozorom trudne do wykazania. Jednak skąd je wziąć? W tym momencie przydatne okazuje się odbycie kilku spotkań z dostawcami systemów, aby poznać funkcjonalności rozwiązań dostępnych na rynku, ich ceny i możliwości ewentualnego rozwoju. Trzeba poznać wymagania systemowe oraz porównać je z infrastrukturą dostępną w firmie.

Należy również zastanowić się ilu użytkowników będzie realnie wykorzystywało system, ze względu na to, iż systemy w tej chwili często sprzedawane są w modelu udostępniania kont dla poszczególnych użytkowników.

Warto również zastanowić się czy szkolenia dla użytkowników systemu będą finansowane z budżetu na projekt czy budżetu na szkolenia. Jedną z ważniejszych kwestii jest również zorientowanie się, jak przebiega gwarancja systemu, jakie są jej warunki oraz jaki jest zakres wsparcia, które firma oferuje po zakończeniu czasu jej obejmowania.

Jeżeli chodzi o materiały do uzasadnienia biznesowego warto przeanalizować dane i sprawdzić, jakie są w tej chwili plany związane z cyfryzacją przedsiębiorstwa. Dzięki temu opracowanie krótkiego opisu wizji wdrożenia oraz późniejszego rozwoju powinno być prostsze. Od dostawcy systemu warto dowiedzieć się, jakie są przewidywane terminy wdrożenia, jak wygląda harmonogram wdrożenia, czy firma oferuje również wsparcie usług doradczych i jakie są ich zakresy oraz ceny, dzięki czemu zaplanowanie kosztów będzie łatwiejsze.

Dane do ROI można zebrać dzięki wywiadów z osobami, testów migawkowych lub analizy czasów wykonywania prac w danym momencie. Dostawcę warto zapytać o możliwość skrócenia czasów pracy, zmierzenia ilości awarii czy innych pozytywnych aspektów po wdrożeniu.

Jak może pomóc dostawca systemu CMMS?

Nawiązując do powyższych informacji w temacie wykazania kosztów czy potencjału uzasadnienia biznesowego, nieocenionym wsparciem może okazać się dostawca oprogramowania. Przykładowo pomaga on w następujących aspektach:

Przede wszystkim dostawca już na wczesnym etapie może przedstawić zakres kosztowy systemu rozumiejąc licencje, instalacje wraz ze wstępnym zakresem konfiguracyjnym i integracyjnym. Oczywiście im bardziej szczegółowy, tym wycena będzie bardziej wiarygodna. Rzetelny zakres kosztowy powinien poruszać takie kwestie jak wykazanie kosztów opcjonalnych modyfikacji oraz kosztów późniejszego rozwoju systemu do stanu docelowego (aby rozpocząć wdrożenie niższymi kosztami), koszty szkoleń oraz okresy gwarancji z wykazaniem późniejszych kosztów wsparcia pogwarancyjnego.
Niektórzy dostawcy mają również w swojej ofercie zakres usług doradczych związanych z audytami potrzeb od systemu CMMS, analizami specyfikacji dostosowania systemu do procesów DUR w organizacji, czy nawet analizy potencjału firmy na cyfryzację, a późniejszym czasie wsparcie pod kątem opracowania strategii zarządzania zmianą w organizacji.
Firma dostarczająca system CMMS może również zaproponować atrakcyjne warunki finansowania systemu dostosowane do obecnych potrzeb organizacji. Płatności przedpłatowe, płatności etapowe, płatności ratalne, jak dzierżawa albo leasing czy opcje subskrypcji miesięcznej.
Część dostawców może pomóc w opracowaniu wizji wdrożenia systemu CMMS dzięki doświadczeniu, poznaniu potrzeb DUR organizacji, pokazaniu etapowego podejścia do wdrożenia, zaproponowaniu podziału całości wdrożenia na etapy rozłożone w latach powiązanych ze strategią cyfryzacji przedsiębiorstwa. Ważne jednak, aby taki plan opracowany był w ścisłej współpracy z głównym kierownikiem projektu oraz był on podatny na dostosowanie wedle zmieniających się potrzeb.
Dystrybutor systemu może we współpracy z Klientem zaproponować analizę ROI, która pozwala na wykazanie opłacalności biznesowej. Należy pamiętać, aby takie wyliczenie zaistniało wymagany jest wsad o obecnych działaniach, które chcemy zoptymalizować systemowo.

Jeśli chcesz otrzymać wsparcie przy zaplanowaniu finansów jak i późniejszym wdrożeniu systemu CMMS, polecamy naszych specjalistów, którzy przeprowadzą cię przez proces budżetowania, wyboru i implementacji systemu w twojej firmie. Sprawdź nasze rozwiązanie CMMS i skontaktuj się z nami.