KSeF 2.0: co zmienia się od 2025 roku i dlaczego warto przygotować się już teraz?

Obowiązkowy KSeF miał ruszyć 1 lipca 2024 r, jednak tak się nie stało. Termin przesunięto, a system ma zostać wdrożony w nowej formule. To dobra wiadomość dla wszystkich firm i biur rachunkowych, ponieważ oznacza drugą szansę — ale to też ostatni dzwonek, by przygotować się do zmian świadomie i bez chaosu.

Według szacunków Ministerstwa Finansów, obowiązek e-fakturowania obejmie ponad 2 miliony firm w Polsce. W szczycie działania system KSeF może obsługiwać choćby kilkanaście milionów faktur dziennie. To jedno z największych wdrożeń technologicznych w sektorze publicznym ostatnich lat.

KSeF 2.0, czyli nowe podejście do problemu

Ministerstwo Finansów ogłosiło, iż planuje wdrożenie nowej wersji Krajowego Systemu e-Faktur w bardziej przemyślanym i praktycznym kształcie. Choć podstawowe założenia pozostały bez zmian — centralne wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych — to wiele elementów technicznych i organizacyjnych zostało przebudowanych.

Najważniejsze zmiany:

Nowy termin wejścia w życie obowiązku KSeF: od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

W przypadku najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie), termin wdrożenia zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.

Uproszczenie formatów i struktur danych — by ułatwić przygotowanie systemów finansowo-księgowych i integracji po stronie firm.

Tryb awaryjny i możliwość wystawiania faktur offline, które będą mogły być dostarczone do KSeF po przywróceniu działania systemu.

Nowe API i mechanizmy autoryzacji, które mają zwiększyć bezpieczeństwo i stabilność systemu.

Możliwość pobierania dokumentów w różnych formatach, w tym PDF, co ma ułatwić pracę podmiotom nieposiadającym rozbudowanych systemów IT

KSeF 2.0 ma nie tylko być sprawniejszy, ale przede wszystkim bardziej przewidywalny i odporny na ryzyka masowego wdrożenia. To pokazuje, iż głosy z rynku zostały usłyszane.

Co KSeF oznacza dla biur rachunkowych?

Dla biur rachunkowych nowa wersja KSeF to nie tylko zmiana technologii, ale też sposobu pracy z klientem i dokumentacją. Od momentu wejścia systemu w życie, faktury trafią bezpośrednio do KSeF, a nie do biura.

To oznacza:

• konieczność przyjęcia nowego modelu komunikacji z klientami,
• aktualizację procesów księgowania i obiegu dokumentów,
• wyzwania w zakresie nadzoru nad kompletnością i terminowością danych,
• potrzebę integracji z systemami księgowymi i bankowymi,
• konieczność edukacji zarówno zespołu, jak i klientów.

Wiele małych biur rachunkowych obsługujących mikrofirmy wciąż nie posiada zintegrowanych systemów IT. Dla nich przejście na KSeF bez dodatkowego wsparcia może oznaczać konieczność manualnego monitorowania setek faktur miesięcznie – co jest nie tylko czasochłonne, ale i ryzykowne.

Biura rachunkowe stają się zatem nie tylko rozliczającym, ale także partnerem technologicznym i przewodnikiem po KSeF. Bez odpowiednich narzędzi i wsparcia, ta rola może okazać się zbyt trudna.

Przedsiębiorcy również muszą przestawić się na nowy model działania. Oprócz dostosowania systemów, dochodzi też kwestia uprawnień, tokenów, monitorowania faktur w czasie rzeczywistym i zrozumienia, iż tradycyjna faktura papierowa lub PDF staje się dokumentem niewystarczającym. Dla wielu to zupełnie nowe środowisko pracy, w którym nie ma miejsca na pomyłki i opóźnienia.

Czas na wdrożenie to nie czas na zwłokę

Mimo odroczenia terminu, specjaliści alarmują: nie warto zwlekać. KSeF to nie funkcja „do włączenia”, tylko proces, który wymaga czasu, przetestowania, dostosowania i zaangażowania.

Wdrożenie KSeF nie jest problemem technologicznym, tylko organizacyjnym. Dla wielu firm najtrudniejsze jest nie „jak”, tylko „kiedy” i „z czym” zacząć. – mówi Anna Wala, Kierownik Działu Wdrożeń w Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR).

Zamiast traktować termin 2026 jako odległą przyszłość, warto uznać go jako bodziec do podjęcia działania już teraz. Firmy, które zaczęły przygotowania wcześniej, zyskają przewagę: przetestowane narzędzia, przeszkolony zespół, mniej stresu i większe zaufanie klientów.

Webinar „Bądź gotowy na KseF”

W odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie na praktyczną wiedzę, OSCBR organizuje bezpłatny webinar „Bądź gotowy na KSeF”, który odbędzie się 30 lipca o godz. 9:30.

To spotkanie dla wtych, którzy chcą:

dowiedzieć się, jak wygląda aktualna wersja KSeF i co się w niej zmieniło,

zobaczyć na żywo, jak działa system mOrganizer finansów zintegrowany z KSeF,

poznać narzędzia, które pozwalają wdrożyć KSeF,

otrzymać konkretne wskazówki od eksperta, która na co dzień pracuje z biurami rachunkowymi przy wdrożeniach.

Spotkanie poprowadzi Ewa Gałka — specjalistka ds. wdrożeń systemu mOrganizer finansów i ekspertka w zakresie współpracy z biurami rachunkowymi w kontekście KSeF.

Co można zrobić już dziś?

Zweryfikuj, czy Twoje biuro ma dostęp do środowiska testowego KSeF,

Sprawdź, czy Twoi klienci wiedzą, co ich czeka,

Wybierz narzędzie, które ułatwi integrację i zautomatyzuje wymianę faktur,

Dołącz do webinaru i poznaj sprawdzone scenariusze wdrożeniowe.

KSeF to nie opcja, tylko zmiana, na którą można się przygotować z wyprzedzeniem, zamiast czekać, aż okaże się zaskoczeniem. .

Zapraszamy do udziału w webinarze:

Zapisz się na webinar

Liczba miejsc jest ograniczona.