7 miesięcy temu
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowa era w cyfrowym zarządzaniu fakturami w Polsce. Ten przełomowy system, wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, nie tylko zrewolucjonizuje tradycyjne podejście do faktur, ale także przyniesie szereg zmian w sposobie prowadzenia biznesu. Jak KSeF wpłynie na obieg dokumentów w twojej firmie i jakie korzyści oraz wyzwania niesie ze sobą ta zmiana?
Czym jest KSeF?
KSeF czyli krajowy system e-faktur, to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Wszystkie faktury sprzedaży wystawiane przez podatników będą przesyłane z programów do wystawiania faktur do KSeF na serwery Ministerstwa Finansów. Natomiast dostawcy będą pobierać faktury z KSeF do programów księgowych. Oznacza to, iż Ministerstwo Finansów (MF) i Urzędy Skarbowe (US) będą miały wgląd do faktur w czasie rzeczywistym. Faktury będą miały postać pliku w formacie .xml zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Co zmieni KSeF?
KSeF przyczyni się do zniknięcia faktur papierowych, do rewolucji w wystawianiu faktur, obiegu dokumentów w firmie czy przelewów za faktury.
• Faktury papierowe i elektroniczne w formacie innym niż format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) przestaną istnieć. Zgodnie z przepisami, jedyną prawdziwą fakturą będzie plik w formacie XML z nadanym numerem referencyjnym.
Co to oznacza? Sprzedawcy nie będą mogli wystawić faktury w żadnej innej postaci, a dostawcy lub bardziej działy finansowo-księgowe, nie będą mogły takich faktur zaksięgować.
• Jak więc wystawić taką fakturę? Podatnicy będą musieli sięgnąć po programy informatyczne, które są dostosowane do wymagań KSeF, nie tylko pod względem struktury logicznej pliku, ale również integracji wymiany danych z KSeF. Obecne rozwiązania dostępne na rynku są niestety odpłatne, tzn. za każdy dokument wysłany i odebrany jest pobierana opłata. Oczywiście MF udostępniło rządową platformę do darmowego wystawiania faktur, ale jest to proste narzędzie, które może nie spełnić oczekiwań większych podmiotów gospodarczych.
• Obieg dokumentów również czeka rewolucja. W zamian za dostarczanie papierowych faktur do osób decyzyjnych w firmach, piony finansowo-księgowe w pierwszej kolejności otrzymają faktury od dostawców bezpośrednio przez KSeF, a w drugiej kolejności będą musiały zweryfikować nie tylko poprawność takiej faktury, ale również zasadność wydatku służbowego, przypisać cel kosztu, jak również zebrać informacje o zapłacie za fakturę. Tych wszystkich informacji z KSeF nie ma. To firma musi zebrać te wszystkie informacje, aby prawidłowo rozliczyć i zaksięgować fakturę.
• A co z płatnościami za takie faktury? MF planuje wprowadzić obowiązek podania numeru referencyjnego faktury do każdego przelewu. Nie wystarczy więc już zrobienie przelewu do dostawcy i podanie numeru faktury. Obowiązkowe stanie się podanie numeru, który powiąże płatność z fakturą, a tym łącznikiem będzie numer referencyjny faktury, który będzie nadawany automatycznie każdej fakturze w KSeF.
Korzyści z KSeF
• Szybszy obieg faktur między firmami, a co za tym idzie – skrócenie czasu w realizacje płatności;
• Zniknie problem zagubionych faktur i wystawiania duplikatów;
• Faktury będą archiwizowane w KSeF przez okres 10 lat;
• Szybszy termin zwrotu podatku VAT;
• Jeden standard faktury;
• Większe bezpieczeństwo wymiany faktur. Nabywca ma pewność, iż faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, iż odbiorca otrzymał fakturę.
Wady KSeF
• Konieczność uzyskania dostępu do KSeF oraz nadawania uprawnień;
• Kosztowna integracja systemów z KSeF;
• Nieuniknione awarie serwerów MF mogą spowodować problemy w wystawianiu faktur. Zgodnie z przepisami, fakturę uznaje się bowiem za wystawioną w dniu przesłania faktury do KSeF;
• Faktura przesłana do KSeF nie będzie mogła mieć załączników, specyfikacji etc.;
• Obowiązek dodawania numeru KSEF do każdej płatności za fakturę.
Jak widzimy, KSeF to wiele zmian i nowości. Niestety najgorsze przez cały czas przed podatnikami – niepewność. Platforma KSeF została uruchomiona 1 stycznia 2022 roku. System miał obowiązywać na zasadach dobrowolności. Od 1 stycznia 2024 miał on stać się obowiązkowy, ale termin został przesunięty o 6 miesięcy. Mimo zapewnień po wyborach, MF ogłosiło w styczniu 2024, iż KSeF nie będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 ze względu na wykrycie wielu błędów i potrzebę przeprowadzenia audytu systemu i przepisów.
– Zdiagnozowaliśmy błędy, które uniemożliwiają wprowadzenie obligatoryjnego KSeF w zakładanym terminie. Dlatego podjąłem decyzję o przeprowadzeniu zewnętrznego audytu informatycznego i przesunięciu terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF. System nie wejdzie w życie w 2024 r. Wyniki audytu będą podstawą do wskazania nowego terminu – poinformował Andrzej Domański, minister finansów.
Zapowiedź przeprowadzenia zewnętrznego audytu oznacza przesunięcie terminu wejścia obowiązkowego systemu KSeF w bliżej nieokreśloną przyszłość. Na chwilę obecną nikt nie jest w stanie przewidzieć, jak długo potrwa audyt oraz modyfikacja przepisów i środowiska informatycznego.
Czy warto już myśleć o KSeF?
Warto i to zdecydowanie. Należy przemyśleć wewnętrzny obieg dokumentów i zasady wymiany dokumentów z kontrahentami. Pomimo wstrzymania wdrożenia KSeF, zapewnienia MF są jednoznaczne. Dany system będzie obowiązywał, prędzej czy później. Dlatego nie jest dobrym pomysłem odwlekanie układania procesów w firmie.
Jednym z podmiotów, który od lat współpracuje z liderami firm produkującymi oprogramowanie finansowo-księgowe, jest marka EXCO. Programy tych firm wzorowo odrobiły lekcje z KSeF i błyskawicznie udostępniły swoim klientom wersje programów zintegrowanych z KSeF. Tego typu programy umożliwiają nie tylko wysyłanie i pobieranie faktur z KSeF, ale również cały proces workflow, czyli obiegu dokumentu elektronicznego pomiędzy zdefiniowanymi użytkownikami. Proces ten umożliwia kompletowanie dokumentacji pod fakturę, opisywanie zdarzeń gospodarczych, przypisanie MPK, akceptacje kosztu czy choćby generowanie paczek przelewów i weryfikacje kontrahenta na tzw. Białej Liście MF.
EXCO jest przygotowane na KSeF i posiada narzędzia, które mogą pomóc również twoim klientom. jeżeli masz pytania, zachęcamy do kontaktu https://exco.pl/kontakt/
Partnerem publikacji jest EXCO A2A
