21 godzin temu
Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych przedsiębiorstw w Polsce. Reforma, przedstawiana przez Ministerstwo Finansów jako ogromny krok w uszczelnianiu VAT i cyfryzacji administracji, wywołuje jednak poważne pytania o stabilność infrastruktury państwowej oraz zakres dostępu fiskusa do wrażliwych danych gospodarczych.
Zgodnie z harmonogramem od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie firmy, których roczny obrót przekroczył 200 mln zł. Od 1 kwietnia system obejmie pozostałych przedsiębiorców. Resort finansów zapowiada, iż cały 2026 rok będzie okresem przejściowym, w którym administracja skarbowa nie będzie nakładać kar za błędy związane z obsługą nowego systemu.
Decyzja ta ma ograniczyć presję i dać firmom czas na wdrożenie systemów księgowych z platformą państwową. Z perspektywy rynku najważniejsze jest jednak to, iż od lutego możliwość wystawienia faktury sprzedażowej będzie technicznie uzależniona od dostępu do centralnego systemu państwowego.
KSeF jako element infrastruktury krytycznej
Dotychczas awaria systemu księgowego była problemem konkretnej firmy. W modelu KSeF potencjalne błędy techniczne platformy państwowej, mogą przełożyć się na zakłócenia w całej gospodarce kraju.
W sytuacji przeciążenia lub awarii, firmy mogą mieć ograniczoną możliwość legalnego dokumentowania sprzedaży. Szczególnie wrażliwe są sektory działające w trybie ciągłym, m.in. logistyka, handel paliwami, dystrybucja czy handel wielkopowierzchniowy. W ich przypadku choćby krótkotrwała niedostępność systemu może oznaczać znaczące straty finansowe, a choćby – jak oceniają eksperci -zakłócenia w łańcuchach dostaw.
Dane transakcyjne a tajemnica handlowa
Kontrowersje budzi również zakres danych, które będą trafiać do administracji skarbowej. Każda ustrukturyzowana faktura zawiera szczegółowe informacje o cenach, rabatach, terminach płatności i strukturze sprzedaży.
Zdaniem części przedsiębiorców i ekspertów prawnych długoterminowe gromadzenie takich danych pozwala na odtworzenie modelu biznesowego firmy, jej polityki cenowej, marż czy relacji z kontrahentami. Wątpliwości dotyczą nie tylko bezpieczeństwa teleinformatycznego systemu, ale także granic ingerencji państwa w sferę tajemnicy handlowej.
Ostrożność największych przedsiębiorstw
Nawet największe firmy podchodzą do zmian ostrożnie. PKN Orlen, mimo wcześniejszych zapowiedzi pełnego przejścia na KSeF, utrzyma możliwość uzyskania papierowych wydruków faktur na stacjach paliw co najmniej do początku kwietnia. Spółka tłumaczy to potrzebą zapewnienia klientom i partnerom czasu w dostosowanie systemów.
Przykład ten pokazuje skalę wyzwań operacyjnych. Dla mniejszych firm, dysponujących ograniczonym zapleczem technologicznym i kadrowym, wdrożenie może być jeszcze trudniejsze.
Problemy zgłaszane przez użytkowników
Na branżowych forach księgowi i dostawcy systemu sygnalizują pierwsze trudności. Wśród najczęściej wskazywanych problemów są kłopoty z uwierzytelnianiem, nadawaniem uprawnień oraz integracją KSeF z wewnętrznymi systemami obiegu dokumentów.
Zmienia się też organizacja pracy. Odbieranie faktur przestaje opierać się na mailach czy dokumentach papierowych i wymaga stałego monitorowania systemu centralnego. Pojawiają się pytania o odpowiedzialność za nieodebrane faktury oraz procedury postępowania w razie błędów po stronie platformy państwowej.
Ministerstwo widzi tylko korzyści
Ministerstwo Finansów podkreśla, iż KSeF ma ograniczyć wyłudzenia VAT i ujednolicić obieg dokumentów. Centralizacja danych ma przyspieszyć analizę transakcji i zwiększyć skuteczność wykrywania nadużyć.
Resort wskazuje też na potencjalne korzyści dla firm: standaryzację faktur, automatyzację księgowania oraz w przyszłości szybsze zwroty podatku. W tym ujęciu KSeF ma być narzędziem modernizacji relacji między przedsiębiorcami a administracją, a nie wyłącznie instrumentem kontroli.
Zapowiedziany brak sankcji w pierwszym roku obowiązywania systemu ma ograniczyć ryzyko w fazie wdrożeniowej. Skala zmian sprawia jednak, iż KSeF staje się jednym z najważniejszych projektów cyfrowych wpływających bezpośrednio na bieżące funkcjonowanie przedsiębiorstw.
