Rynkowa narracja skupia się jak na razie na bieżących kosztach oraz administracyjnych i systemowych wyzwaniach wprowadzanej w Polsce rewolucji KSeF. Analiza Allianz Trade na podstawie doświadczeń w innych krajach wskazuje na gwałtownie odczuwalne korzyści – już w krótkiej perspektywie niższe koszty obsługi i przyspieszenie obiegu należności, wyrównanie szans (ograniczenie, jeżeli nie eliminacja oszustw). Przykład? Rekordowe zmniejszenie luki VAT we Włoszech. W dłuższej perspektywie oczekiwać należy po szybszej rotacji kapitału firm – poprawy ich płynności, zmniejszenia zależności od akcji kredytowej, a jeżeli już finansowanie zewnętrzne – to tańsze, bo bezpieczniejsze. Także dzięki sprawniejszemu wychwytywaniu anomalii i skuteczniejszej windykacji.
Same plusy? Jak na razie nie – wyzwań jest co najmniej tak dużo, jak wiele jest zróżnicowanych, krajowych systemów efaktur. To utrudnienie dla eksporterów na jednolitym europejskim rynku. Ujednolicenie wymiany danych od 2030 roku zwiększy konkurencyjność i siłę europejskiego rynku – na czym skorzystają też polscy eksporterzy.
W skrócie:
•Polski KSeF nie jest nowością w Europie: dołączamy do grona wielu gospodarek, nie tylko europejskich mających jednolity obieg e-faktur (wymieniając chociażby włoski FatturaPA XML, francuski system Chorus Pro/PDP, niemiecki XRechnung/ZUGFeRD itp.)
•Nie jest obowiązkowy na poziomie krajowym, ale – korzystny: system nie tylko oszczędza pieniądze podatników (uszczelnienie systemu podatkowego), ale i samych firm – przez niższe koszty obsługi fakturowania, jak i w postaci spodziewanego przyspieszenie obiegu ich należności, poprawy płynności i zmniejszenia kosztu finansowania zewnętrznego
•Dowolność wdrożenia w poszczególnych krajach krajami – fragmentacja systemów obiegu dokumentów utrudnieniem w eksporcie – UE dostrzegła utrudnienia w handlu wewnątrzwspólnotowym, wynikające z niekompatybilności krajowych systemów. Wprowadzono więc normę (EN16931) definiującą strukturę tych dokumentów., a od 1 lipca 2030 roku efaktury będą domyślnym i jedynym obowiązującym standardem w transgranicznych transakcjach na europejskim rynku B2B (pozostawiono dowolność na rynkach krajowych).
•Efaktury razem a analizą AI sprzyjają skutecznej windykacji – lepsze opracowywanie wzorów oraz identyfikowanie anomalii w rozliczeniach sprzyja skutecznym, bo indywidualnym strategiom zarządzania i odzyskiwania należności.
Elektroniczne fakturowanie („e-fakturowanie”) – cyfrowe tworzenie, wymiana i przechowywanie faktur w standardowym formacie – gwałtownie staje się normą w wielu krajach w wyniku różnych działań podejmowanych przez rządy w celu ograniczenia formalności, zwiększenia przejrzystości transakcji, ulepszenia poboru podatków i przyspieszenia cyfryzacji przedsiębiorstw. Doświadczenia Włoch są wymowne: po wprowadzeniu w 2019 r. obowiązku stosowania e-fakturowania pomiędzy firmami (B2B) we Włoszech odnotowano największy w UE spadek zaległości i nieprawidłowości w zakresie VAT– o 10,7% (12,7 mld EUR) w 2021 r. w porównaniu z 2020 r. – co wyraźnie sugeruje, iż raportowanie faktur w czasie rzeczywistym pomogło wyeliminować luki podatkowe i wykryć oszustwa.
Potencjalny pierwszy efekt – bieżąca poprawa płynności
W praktyce faktury elektroniczne umożliwiają bezpośrednie i natychmiastowe przetwarzanie faktur – dane przepływają wprost pomiędzy systemami kupującego i sprzedającego – co przyspiesza zatwierdzanie i płatności. Może to w wymierny sposób poprawić wskaźniki kapitału obrotowego, takie jak średni okres spłaty należności (DSO), jednocześnie obniżając koszty zarządzania należnościami. Szybsze ściąganie należności oznacza lepszą płynność finansową dla sprzedawców, zmniejszając zależność od kredytów i obniżając ryzyko kryzysów płynnościowych, które mogą prowadzić do niewypłacalności. McKinsey szacuje, iż powszechne stosowanie e-faktur mogłoby skrócić terminy płatności o około 20% i obniżyć koszty przetwarzania faktur o około 30%. Podobnie, analizy branżowe wskazują, iż przejście z fakturowania manualnego na automatyczne może znacznie zmniejszyć opóźnienia w płatnościach i koszty administracyjne.
W dalszej perspektywie – nowe opcje finansowania
Z czasem powszechne stosowanie e-faktur może choćby ułatwić dostęp do nowych opcji finansowania: dzięki zweryfikowanym fakturom cyfrowym przedsiębiorstwa mogą łatwiej korzystać z faktoringu lub finansowania faktur, aby uzyskać wcześniejsze płatności. W Ameryce Łacińskiej obowiązkowe dane dotyczące e-faktur umożliwiły świadczenie usług finansowych, które ograniczają opóźnienia w płatnościach. W Europie, wraz z upowszechnieniem się danych dotyczących e-faktur, ubezpieczyciele należności handlowych i kredytodawcy mogą również korzystać z dostępu w czasie rzeczywistym do informacji o przychodach i wzorcach płatniczych firm, co poprawia ocenę ryzyka kredytowego. Ogólnie rzecz biorąc, faktury elektroniczne powinny przynieść korzyści wszystkim: większą wydajność i terminowe płatności dla zdrowych przedsiębiorstw oraz lepszy nadzór dla organów władzy – szybciej ujawniając firmy borykające się z problemami i utrudniając nieuczciwym podmiotom ukrywanie problemów.
Docelowo – niższe koszty obsługi w porównaniu do systemu manualnego. Szybszy spływ należności
Przejście z faktur papierowych na elektroniczne znacznie obniża również koszty przetwarzania. W Stanach Zjednoczonych obsługa faktury papierowej kosztuje około 18–26 USD (w tym robocizna, drukowanie, opłaty pocztowe), podczas gdy automatyczna faktura elektroniczna kosztuje tylko około 2,50–4 USD, co stanowi redukcję kosztów o 85–90%. Najlepiej działające zespoły ds. zobowiązań przetwarzają faktury za jedyne 3 USD każda (w porównaniu z ponad 20 USD w przypadku obsługi manualnej), co podkreśla potencjał oszczędności. Na innych rynkach koszty mogą być inne, ale skala oszczędności wydaje się podobna.
Poprawa wydajności oznacza również szybsze zatwierdzanie i opłacanie faktur. W Australii przedsiębiorstwa zgłaszają, iż płatności docierają o 2,5 dnia wcześniej, ponieważ faktury elektroniczne mogą skrócić czas przetwarzania faktur o około 70–80%.
Korzyści w skali europejskiej – od 2030. Obecne zróżnicowanie systemów rodzi wyzwania dla eksporterów
Jednak wdrożenie i przyjęcie tego rozwiązania jest przez cały czas fragmentaryczne. Pomimo oczywistych korzyści, faktury elektroniczne są wdrażane w Europie w sposób nierównomierny, co powoduje powstanie mozaiki krajowych systemów i harmonogramów. To rozdrobnienie oznacza, iż przedsiębiorstwa prowadzące działalność transgraniczną stoją w najbliższej perspektywie przed złożonym wyzwaniem zapewnienia zgodności z przepisami. Każdy kraj ma własne formaty (włoski FatturaPA XML, francuski system Chorus Pro/PDP, niemiecki XRechnung/ZUGFeRD itp.) i różne daty wprowadzenia. Jednak ulga jest już w zasięgu wzroku: na początku 2024 r. europejscy prawodawcy osiągnęli porozumienie w sprawie reform „VAT w erze cyfrowej” (ViDA), które w najbliższych latach zharmonizują fakturowanie elektroniczne w całej UE .
Zgodnie z tym planem od 2030 r. ustrukturyzowane faktury elektroniczne staną się domyślnym rozwiązaniem dla wszystkich transgranicznych transakcji B2B w UE, a państwa członkowskie zyskają swobodę (bez konieczności uzyskania specjalnego zezwolenia) w zakresie wprowadzania obowiązku stosowania faktur elektronicznych na rynku krajowym. Można oczekiwać, iż do 2030 r. krajowe systemy fakturowania elektronicznego zostać powinny ujednolicone zgodnie ze wspólnymi standardami, co zapewni interoperacyjność i położy kres obecnej fragmentacji. W rzeczywistości od 2028 r. dostępna będzie jedna rejestracja VAT w UE (One-Stop-Shop), a organy podatkowe zaczną wymieniać dane dotyczące faktur za pośrednictwem ujednoliconej sieci w celu monitorowania handlu wewnątrz UE w czasie rzeczywistym. Krótko mówiąc, obecna mozaika rozwiązań przekształci się do końca dekady w ujednoliconą przestrzeń faktur cyfrowych – ale do tego czasu przedsiębiorstwa muszą przejść przez okres przejściowy, w którym obowiązki w zakresie fakturowania elektronicznego różnią się znacznie w zależności od kraju.
Elektroniczne fakturowanie – pozytywny efekt także w odzyskiwaniu należności
W miarę jak fakturowanie elektroniczne stanie się standardem, spodziewamy się, iż jego wpływ netto na ściągalność należności będzie pozytywny. Dzięki cyfryzacji i standaryzacji fakturowania firmy będą mogły sprawniej kierować obiegiem swoich należności, ponieważ gdy faktury są opłacane szybciej, dostawcy muszą udzielać kupującym mniejszego kredytu. To z kolei może w dłuższej perspektywie zmniejszyć ryzyko niewypłacalności i liczbę upadłości spowodowanych brakiem płynności finansowej. Rzeczywiście, solidne przedsiębiorstwa skorzystają na systemie, który ułatwia terminowe płatności i rzuca światło na klientów, którzy uporczywie spóźniają się z płatnościami lub manipulują procesami fakturowania. Większa przejrzystość może również umożliwić wcześniejsze identyfikowanie firm znajdujących się w trudnej sytuacji (np. jeżeli liczba wystawionych przez firmę faktur nagle spadnie lub opóźnienia w płatnościach wydłużą się, dane te mogą sygnalizować trudności), co pozwoli wierzycielom lub ubezpieczycielom na podjęcie szybszych działań.
Efaktury – krok do upowszechnienia AI w windykacji
A co z AI? Wraz z upowszechnianiem się e-fakturowania i gromadzeniem danych dotyczących faktur cyfrowych, sztuczna inteligencja (AI) będzie w coraz większym stopniu kształtować przyszłość windykacji należności. Narzędzia oparte na AI mogą analizować zachowania klientów w zakresie płatności, profile ryzyka i wzorce transakcji w celu przewidywania opóźnień w płatnościach, optymalizacji strategii upomnień i rekomendowania najskuteczniejszych ścieżek windykacji. Umożliwia to firmom dostosowanie działań windykacyjnych w czasie rzeczywistym – automatyzując proste działania następcze, jednocześnie nadając priorytet interwencji człowieka w przypadkach wysokiego ryzyka lub wysokiej wartości. Sztuczna inteligencja może również prognozować przepływy pieniężne z większą precyzją i sygnalizować anomalie (np. nieoczekiwane opóźnienia lub oszustwa) na podstawie danych historycznych. Dzięki bezpośredniej integracji z platformami e-fakturowania modele sztucznej inteligencji mogą weryfikować faktury, wykrywać błędy lub niespójności i ograniczać spory, przyspieszając czas płatności. W rezultacie sztuczna inteligencja zwiększa wydajność, zmniejsza koszty windykacji i poprawia prawdopodobieństwo terminowych płatności. Z czasem może to zasadniczo zmienić sposób, w jaki przedsiębiorstwa zarządzają ryzykiem kredytowym i windykacją, zwłaszcza w miarę dojrzewania infrastruktury regulacyjnej i cyfrowej w całej Europie.
E-fakturowanie niesie obietnicę szybszych płatności, niższych kosztów i lepszego nadzoru nad całym procesem, choćby jeżeli nie jest samodzielnym lekarstwem na opóźnienia w płatnościach. W połączeniu ze sztuczną inteligencją i bardziej zdyscyplinowaną kulturą płatności, e-fakturowanie może znacznie poprawić płynność finansową, zmniejszyć niestabilność finansową i zwiększyć przejrzystość w europejskim środowisku biznesowym. W miarę jak UE zmierza w kierunku pełnej harmonizacji do 2030 r., przedsiębiorstwa, które podejmą działania wcześniej, będą miały najlepszą pozycję, aby czerpać z tego korzyści.
