KSeF zmienia freelancing. Formalności zaczynają wygrywać z talentem

1 godzina temu

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) wpływa na rynek freelancingu. Z danych Freelancehunt wynika, iż tylko 37,9 proc. freelancerów prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Jednocześnie współpracują z firmami, które oczekują jasnych zasad rozliczeń i szybkiego wystawienia faktury. Brak gotowego modelu rozliczeń może zacząć decydować o utracie zleceń dla wolnych strzelców.

KSeF zmienia oczekiwania klientów

Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął kolejną grupę przedsiębiorców. Dla firm oznacza to dalszą cyfryzację księgowości, ale dla części freelancerów może stać się nowym problemem organizacyjnym.

Nie chodzi o konieczność samodzielnej obsługi systemu przez każdego wykonawcę. Coraz częściej to klienci działający w firmowym obiegu dokumentów oczekują jednak od freelancera jasnej informacji dotyczącej sposobu rozliczenia współpracy.

Z raportu Freelancehunt wynika, iż najczęściej klientami freelancerów są małe i średnie firmy – wskazało je 45 proc. respondentów. Mikroprzedsiębiorstwa odpowiadają za 35 proc. zleceń, a duże firmy za 25,7 proc.

Faktura staje się częścią oferty

Przy większych projektach sposób rozliczenia zaczyna wpływać na decyzję klienta. 39,3 proc. projektów realizowanych przez freelancerów przekracza wartość 5 tys. zł.

– Najłatwiej stracić zlecenie nie przez brak kompetencji, ale przez brak odpowiedzi na proste pytanie klienta: jak to rozliczymy? KSeF przyspiesza moment, w którym freelancer musi mieć tę odpowiedź. Firmy będą coraz mniej cierpliwe wobec niejasnych rozliczeń, bo same funkcjonują w coraz bardziej kontrolowanym obiegu dokumentów – mówi Valentyn Ziuzin, prezes zarządu Freelancehunt.

Przy dużych projektach faktura przestaje być formalnością załatwianą po zakończeniu współpracy. Jest już raczej elementem decyzji zakupowej jeszcze przed rozpoczęciem projektu.

– Rynek freelance przez lata sprzedawał szybkość i elastyczność. KSeF dopisuje do tego trzeci warunek: przewidywalność. Klient biznesowy nie chce ryzykować, iż projekt zostanie wykonany, ale płatność utknie na etapie dokumentów. Dla freelancera rozliczenie staje się częścią oferty – komentuje Oleg Topchiy, założyciel Freelancehunt.

Freelancerzy nie znają alternatywnych form rozliczeń

Część wykonawców przez cały czas działa poza klasycznym modelem B2B. Jednocześnie aż 42,9 proc. freelancerów deklaruje, iż nie zna alternatywnych sposobów legalnego rozliczania pracy bez zakładania działalności gospodarczej.

Problem pojawia się często dopiero na końcowym etapie współpracy – kiedy projekt jest już wyceniony, a klient oczekuje faktury. To może opóźniać płatności albo wręcz oznaczać utratę zlecenia na rzecz wykonawcy, który ma prostszy model rozliczeń.

– W praktyce freelancer może przegrać nie dlatego, iż jest słabszy merytorycznie, ale dlatego, iż klient szybciej rozliczy projekt z kimś innym. Przy współpracy z firmami formalności zaczynają być częścią konkurencyjności – dodaje Valentyn Ziuzin.

Polski rynek freelancingu już mniej przypomina dorywczą pracę wykonywaną po godzinach, bo coraz większą część rynku stanowią doświadczeni specjaliści realizujący projekty dla biznesu. Jednocześnie formalne modele współpracy nie zawsze nadążają za zmianami rynku.

Raport „Portret Freelancera 2025” został opracowany na podstawie badania przeprowadzonego w grudniu 2025 roku na próbie 1100 freelancerów z Polski i regionu Europy Środkowo-Wschodniej.