Łączymy systemy, optymalizujemy procesy

Zdjęcie: Mirosław Wnuk, dyrektor rozwoju obszaru windykacji w firmie VSoft.

O wyzwaniach i korzyściach związanych z integracją systemów informatycznych w kontekście efektywnego zarządzania wierzytelnościami opowiada Mirosław Wnuk, dyrektor rozwoju obszaru windykacji w firmie VSoft.

Zacznijmy od tego, jak przebiega proces integracji różnych systemów IT w zarządzaniu wierzytelnościami?

Każdy nasz klient ma swoją specyfikę, co wymaga elastyczności od wdrażanego systemu windykacyjnego. Inaczej działają wierzyciele pierwotni, którzy obsługują własne wierzytelności, inaczej firmy serwisowe obsługujące wierzytelności zewnętrzne, a jeszcze inaczej firmy windykacyjne kupujące całe portfele wierzytelności. Dodatkowo specyfika banków różni się np. od firm leasingowych, co wymaga dostosowania działania systemu do wewnętrznych procesów. Dochodzi do tego unikalne know-how każdej firmy w zakresie dochodzenia należności, które musimy uwzględnić, aby dostarczyć optymalne rozwiązania.

Z jakimi wyzwaniami trzeba się mierzyć podczas takiego procesu?

Przede wszystkim, aby wdrożyć efektywne wsparcie dla procesów windykacyjnych, musimy połączyć dane pochodzące z różnych systemów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. W przypadku dużych instytucji finansowych integracja często oznacza konieczność pracy z kilkunastoma, a choćby kilkudziesięcioma różnymi systemami. Chodzi o to, aby dane były pobierane na bieżąco, aktualizowane i udostępniane w czasie rzeczywistym. Obejmuje to zarówno informacje o kliencie, jak i o stanie jego należności. Nie można zapominać także o kwestiach bezpieczeństwa danych, szczególnie gdy mamy do czynienia z danymi bankowymi czy osobowymi.

Jakie konkretnie problemy mogą się pojawić?

Jednym z głównych problemów podczas integracji jest to, iż systemy te często są rozwijane niezależnie od siebie, przez co należy dbać o spójność wymienianych danych i udostępnianych usług. Każdy system ma własne formaty danych, co utrudnia ich przetwarzanie. Dodatkowo proces windykacyjny bardzo mocno związany jest z komunikacją z klientem, co oznacza, iż integracja musi uwzględniać również systemy sprzedażowe, CRM czy te, które zarządzają umowami z klientem. Ważnym aspektem jest także integracja z systemami zewnętrznymi, takimi jak Biuro Informacji Kredytowej czy aplikacje dla kancelarii komorniczych, a także systemami sądowymi, tj. Portal Informacyjny Sądów Powszechnych oraz EPU. W przypadku outsourcingu obsługi należności oraz sprzedaży wierzytelności dane muszą być również przekazywane firmom windykacyjnym, co wymaga kolejnych integracji zewnętrznych.

Jak integracja systemów wpływa na efektywność procesu windykacyjnego?

Skuteczna integracja to przede wszystkim dostęp do kompletnych, aktualnych danych w jednym miejscu. W systemie windykacyjnym powinny być dostępne wszystkie informacje niezbędne do obsługi danej sprawy, bez potrzeby przechodzenia między różnymi systemami. Pracownik ma dostęp do pełnych danych, takich jak historia kontaktów z klientem, status umowy czy należne płatności. Odpowiednio zintegrowany system może także automatycznie przekazywać informacje do innych systemów, takich jak CRM czy systemy kredytowe. Dzięki temu cała organizacja ma spójny obraz sytuacji klienta, co usprawnia komunikację i pozwala
na automatyzację procesów.

Czy mógłby Pan podać przykład, jak taka integracja działa w praktyce?

Oczywiście. Pracownik loguje się do systemu windykacyjnego, gdzie automatycznie wyświetlają się zadania, które są najbardziej pilne, oraz aktualne dane dotyczące zadłużenia. Dzięki temu, iż wszystkie informacje o kliencie są aktualne i dostępne w jednym miejscu, pracownik może skuteczniej monitorować postępy w spłatach i podejmować odpowiednie działania, takie jak wysyłanie wezwań do zapłaty czy inicjowanie procesu sądowego. Ciekawym rozwiązaniem, usprawniającym pracę windykatorów terenowych, jest aplikacja Mobile Workforce. Dzięki pełnej integracji rozwiązań wszelkie informacje są wymieniane pomiędzy systemami w czasie rzeczywistym, co upraszcza cały proces zarządzania zadaniami w terenie. Aplikacja pozwala także na natychmiastowe raportowanie wyników pracy do systemu zlecającego. Co ważne, jej funkcjonalność nie ogranicza się wyłącznie do windykacji – może być również używana przez innych pracowników, takich jak rzeczoznawcy majątkowi czy analitycy kredytowi.

Czy istnieją „dobre praktyki”, które stosują Państwo przy przeprowadzanych wdrożeniach systemów?

Bardzo ważnym elementem każdego wdrożenia jest dokładna analiza potrzeb klienta, aby zrozumieć, jakie procesy są najważniejsze dla danej firmy i jak możemy je wspierać. Niezwykle istotne jest ustalenie wspólnego słownika pojęć biznesowych, co ułatwia komunikację i minimalizuje ryzyko nieporozumień. Rekomendujemy podejście iteracyjne, w którym wdrożenia przeprowadzane są w krótkich sprintach, dzięki czemu na bieżąco można weryfikować postępy i wprowadzać ewentualne korekty. Takie podejście minimalizuje ryzyko większych błędów w końcowym etapie wdrożenia i pozwala na lepsze dostosowanie rozwiązania do specyficznych potrzeb klienta.

Na koniec, jakie trendy technologiczne kształtują przyszłość zarządzania wierzytelnościami?

Z pewnością coraz większą rolę będzie odgrywać sztuczna inteligencja (AI). Już teraz AI jest wykorzystywana do automatyzacji procesów, np. do zbierania deklaracji spłat czy analizy dokumentów. W przyszłości AI będzie coraz bardziej angażowana w analizę danych, podejmowanie decyzji i automatyzację bardziej złożonych procesów, takich jak windykacja sądowa czy egzekucja komornicza. Natomiast wzrost popularności rozwiązań low-code pozwala na szybkie dostosowanie systemów do potrzeb klientów bez angażowania programistów. Widzę również przyszłość w dalszej automatyzacji procesów prawnych, szczególnie w zakresie spraw sądowych, co znacznie przyspieszy proces odzyskiwania należności.

Chciałbym podkreślić, iż integracja to nie jednorazowy projekt, ale ciągły proces. Wraz z ewolucją technologii i zmieniającymi się regulacjami systemy muszą być stale aktualizowane i dostosowywane. Dlatego tak ważne jest, aby wybierać rozwiązania elastyczne i skalowalne, które mogą rosnąć wraz z potrzebami organizacji. Tylko takie podejście zapewni długoterminową efektywność i konkurencyjność w dynamicznym świecie zarządzania wierzytelnościami.

ZOBACZ TEŻ: