2 tygodni temu
Krajowy System e-Faktur (KSeF) nadchodzi, a firmy wciąż nie są nań przygotowane.
Z badania Edisonda przeprowadzonego na zlecenie firmy SaldeoSMART wynika, iż tylko 34% przedsiębiorstw z sektora MŚP w Polsce wie o nowych obowiązkach, jakie będą nałożone na biznes. Wiele firm może wychodzić z założenia, iż wdrożeniem systemu zajmą się ich biura rachunkowe. Tymczasem księgowi mówią jasno: za zgodność faktur z KSeF odpowiadać będą przedsiębiorcy, nie ich doradcy.
Ta e-platforma ma całkowicie zmienić sposób wystawiania i odbierania faktur
Na temat Krajowego Systemu e-Faktur wiadomo wiele, ale nic na pewno. Ta zarządzana przez Ministerstwo Finansów platforma elektroniczna ma całkowicie zmienić sposób wystawiania i odbierania faktur. Wewnętrzne systemy obiegu dokumentów pozostaną potrzebne, ale przedsiębiorstwa będą zobowiązane do korzystania z ustrukturyzowanego formatu i przesyłania faktur wyłącznie za pośrednictwem systemu centralnego.
Ostatni dzwonek, by zacząć
Według aktualnych wytycznych obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie w dwóch etapach: od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Mikrofirmy zostaną objęte nowymi regulacjami dopiero od 1 października 2026 r. Jednak, jak wskazuje Kamila Cieszkowska, księgowa i ekspertka SaldeoSMART, intuicyjnej platformy do fakturowania, choćby w tym ostatnim przypadku czasu w przygotowanie się do nowych wytycznych pozostało niewiele.
– O KSeF nie da się myśleć inaczej, niż jak o prawdziwej rewolucji w polskiej księgowości, która zmieni sposób postrzegania terminów, dokumentów i ich obiegu w firmie – przekonuje Kamila Cieszkowska. – Dla wielu przedsiębiorców będzie to pierwszy kontakt z cyfryzacją procesów finansowych na taką skalę. Im szybciej zainteresują się tym tematem, tym większa szansa, iż przejdą przez wdrożenie spokojnie i bez kosztownych potknięć. Został nam mniej niż rok. To naprawdę ostatni moment, by zacząć działać – dodaje.
Plany swoje, rzeczywistość swoje
Choć harmonogram wdrożenia KSeF jest znany, wiele małych i średnich firm wciąż traktuje go jako odległe wyzwanie. Tylko 11% podmiotów MŚP deklaruje, iż już korzysta z udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji testowej, pozwalającej m.in. na wystawianie i odbieranie faktur z KSeF, a także podgląd dokumentów. Z badania SaldeoSMART wynika również, iż wiele małych i średnich firm w Polsce planuje rozpocząć przygotowania do wdrażania nowych obowiązków dopiero w drugim kwartale 2025 r., a część z nich zainicjuje ten proces w 2026 r.
Odpowiedzialność po stronie przedsiębiorców
Na to, iż przygotowania do KSeF idą opornie, wpływ może mieć kilka równoległych czynników. Cisza informacyjna wokół systemu, brak ogólnopolskiej akcji edukacyjnej i niepewność co do utrzymania, już wielokrotnie zmienianych, terminów uruchomienia platformy – utrudniają podejmowanie decyzji i planowanie działań z wyprzedzeniem. Dodatkowo wiele firm może liczyć na to, iż dostosowaniem ich biznesu do KSeF zajmą się obsługujące je biura rachunkowe. Tymczasem eksperci podkreślają, iż taka strategia może okazać się zgubna.
– W rolę księgowych zawsze wpisane jest wsparcie oraz doradztwo, i biura rachunkowe naturalnie będą je oferować swoim klientom także w kontekście KSeF. Należy jednak pamiętać, iż to nie zwolni przedsiębiorcy z odpowiedzialności za spełnianie zgodności z nowymi wymaganiami. Biura rachunkowe mogą dokumenty pobierać i analizować, ale to po stronie podatnika będzie leżała weryfikacja ich poprawności oraz zatwierdzanie każdej faktury w systemie – tłumaczy Kamila Cieszkowska.
