W swoim 55-stronicowy raportorgan nadzorujący wydatki sektora publicznego stwierdził, iż rząd może zaoszczędzić znaczne ilości czasu i pieniędzy, usprawniając współpracę z dużymi dostawcami technologii, którzy są – w niektórych przypadkach – „więksi niż same rządy”.
Będzie to wymagało od centrum rządowego wyciągnięcia wniosków z błędów popełnionych w przeszłości przy projektach transformacji cyfrowej na dużą skalę, w przypadku których „od dziesięcioleci występował słaby postęp i miliardy funtów wzrostu kosztów”.
Ogólnie rzecz biorąc, NAO wzywa do stworzenia „międzyrządowej strategii zaopatrzenia”, w ramach której funkcje handlowe, których zadaniem jest nadzorowanie zamówień, współpracują z organizacjami, które mają do odegrania rolę w ustalaniu kierunku rządowej strategii cyfrowej.
„Funkcja Handlowa Rządu [GCF] to międzyrządowa sieć zrzeszająca około 6000 urzędników służby cywilnej, którzy wspierają zamówienia towarów i usług dla instytucji rządowych… [and is] odpowiedzialny za ogólne wyniki komercyjne rządu oraz za strategiczne kierowanie, wytyczne i rozwój dostawców przez dostawców” – czytamy w raporcie.
„Centralne Biuro ds. Cyfryzacji i Danych (CDDO) jest rządowym centrum wiedzy specjalistycznej w zakresie technologii cyfrowych i danych, ale nie ponosi formalnej odpowiedzialności za zamówienia cyfrowe”.
W raporcie dodano, iż spośród 6000 osób pracujących w GCF 15 jest odpowiedzialnych za zarządzanie relacjami między rządem a największymi dostawcami technologii.
Więcej kierunku od centrum
Rząd Partii Pracy podjął coś w rodzaju cyfrowych przetasowań, postanowiwszy, iż Departament Nauki, Innowacji i Technologii powinien przejąć odpowiedzialność za prowadzenie Rządowej Służby Cyfrowej (GDS) i CDDO od dojścia do władzy w lipcu 2024 r.
Jak szczegółowo opisano w raporcie NAO, CDDO już wcześniej wskazywała zamówienia cyfrowe jako obszar wymagający usprawnień dla szerszego rządu, jednak organizacji brakowało wewnętrznej wiedzy specjalistycznej potrzebnej, aby „poczynić postępy w sprostaniu zasadniczym wyzwaniom” w tym obszarze.
Aby przyspieszyć postęp w tej dziedzinie, NAO stwierdził, iż centrum rządowe musi zostać poddane „reformie systemowej”, aby utorować drogę do przyjęcia bardziej „strategicznego podejścia do zamówień cyfrowych” w całym rządzie.
Rząd musi ponownie przemyśleć sposób, w jaki dokonuje zakupów cyfrowych, w tym sposób postępowania z „dużymi technologiami” i globalnymi dostawcami usług w chmurze, którzy są więksi niż same rządy
W raporcie faktycznie potwierdzono, iż CDDO i GCF współpracowały już wcześniej przy tworzeniu w marcu 2022 r. „cyfrowego poradnika”, który zapewniałby działom porady dotyczące zakupów i wsparcie w zakresie podejścia do zamówień technologicznych, ale prace nad jego treścią przez cały czas trwają. „Cyfrowy podręcznik zyskałby na większym wkładzie wydziałowym i zewnętrznym w bardziej złożone kwestie” – stwierdzono.
W raporcie wskazano również, iż departamenty mają trudności z realizacją swoich celów w zakresie transformacji cyfrowej, ponieważ problemy leżące w centrum działań rządu mają na nie wpływ.
„Centrum władzy wyznacza ogólny kierunek, kulturę i warunki, ale poszczególne departamenty przyznają kontrakty dostawcom, a następnie nimi zarządzają” – czytamy w raporcie. „[But] to właśnie na tym szczeblu wydziałów najprawdopodobniej ujawnią się problemy wynikające z ogólnego środowiska i procesów handlowych i wykonawczych.
Kontynuowano: „Nie ma jednego obszaru skupiającego się na podkreślaniu i omawianiu tego, w jaki sposób działy mogą poprawić wykorzystanie dostawców w projektach transformacji cyfrowej”.
Aby temu zaradzić, NAO stwierdził, iż departamenty muszą ściślej współpracować ze specjalistami ds. zamówień, aby mogli udoskonalić swoje wymagania dotyczące zamówień cyfrowych przed przystąpieniem do procesów przetargowych. „To by było [also] pomóc centrum rządowemu w zbudowaniu bardziej strategicznego podejścia do dostawców” – dodał.
Gareth Davies, szef NAO, powiedział, iż decyzja rządu o zmianie sposobu organizacji centralnych funkcji cyfrowych stwarza szansę na naprawienie problemów wskazanych w raporcie NAO.
„Brak potencjału cyfrowego i zamówień publicznych w rządzie doprowadził do marnowania wydatków i braku postępów w realizacji głównych programów transformacji cyfrowej” – powiedział Davies.
„Rząd musi ponownie przemyśleć sposób, w jaki dokonuje zakupów cyfrowych, w tym jak postępować z „dużymi technologiami” i globalnymi dostawcami usług w chmurze, którzy są więksi niż same rządy”.
Dodał: „Utworzenie nowego cyfrowego centrum władzy daje szansę na dokonanie potrzebnych zmian systemowych”.
