Niezapłacone faktury kosztują więcej niż myślisz. Solventoir wyjaśnia dlaczego

10 godzin temu

Polskie firmy często spotyka taka sytuacja. Niezapłacona faktura na 30 tys. zł, a od terminu płatności minęły już dwa miesiące. Klient obiecuje, iż pieniądze będą w przyszłym tygodniu. Jednak co z tego, skoro firma musi wypłacić pensje, zapłacić dostawcom i uregulować podatki. Jak zauważają specjaliści z firmy windykacyjnej Solventoir, przedsiębiorcy często nie uwzględniają wszystkich kosztów, jakie ponoszą z powodu opóźnionych płatności. A te potrafią być całkiem spore.

Problem jest powszechny. Według badania wykonanego przez BIK w IV kwartale 2025 roku aż 84% polskich przedsiębiorców doświadcza opóźnień w płatnościach ze strony kontrahentów. Co trzecia firma czeka na zapłatę faktur ponad 60 dni1. Co to oznacza osób prowadzących własny biznes?

Ile naprawdę kosztuje firmę niezapłacona faktura?

Kwota, która znajduje się na fakturze stanowi konkretną sumę, której brak bardzo boli przedsiębiorcę. Jednak koszt niezapłaconej faktury (https://solventoir.pl/niezaplacona-faktura-co-zrobic-zeby-odzyskac-pieniadze/) nie ogranicza się tylko do jej nominalnej wartości. Czekanie na płatność od swojego klienta, wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów, nie zawsze łatwych do policzenia.

A należą do nich koszty finansowania bieżącej działalności, czas i pieniądze poświęcone na odzyskanie należności, utracone możliwości biznesowe, dodatkowe wydatki wynikające z opóźnień we własnych płatnościach oraz dosyć często także utrata korzystnych warunków współpracy z dostawcami.

Przyjmijmy, iż przedsiębiorca wystawił fakturę na 30 tys. zł, której kontrahent nie uregulował przez 60 dni. Aby utrzymać działalność, korzysta z kredytu obrotowego oprocentowanego na 12% rocznie. Sam koszt odsetek od pożyczonych 30 tys. zł wyniesie w tym czasie około 592 zł. Nie liczymy tu prowizji bankowych ani innych opłat.

Do tego dochodzi czas poświęcony na odzyskanie należności. Telefony, maile, ponaglenia, uzgadnianie kolejnych terminów. jeżeli właściciel firmy lub pracownik poświęci na to kilka godzin, również poniesie koszt. W końcu ten czas mógłby wykorzystać na pracę, która przynosi firmie zyski.

Pozostaje jeszcze kwestia utraconych możliwości. Brak 30 tys. zł na koncie może oznaczać rezygnację z zakupu towaru po korzystnej cenie, opóźnienie realizacji kolejnego zamówienia czy odłożenie inwestycji.

Nie każda firma poniesie wszystkie wymienione koszty. Jednak im dłużej klient zwleka z zapłatą, tym większe ryzyko, iż przynajmniej część z nich rzeczywiście się pojawi.

– Przedsiębiorcy często patrzą na niezapłaconą fakturę wyłącznie przez pryzmat jej wartości. Tymczasem trzeba jeszcze uwzględnić koszty finansowania działalności i czas poświęcony na odzyskanie pieniędzy – wyjaśnia Piotr Brzostowiecki, prezes firmy windykacyjnej Solventoir. – Przy większych należnościach i długich opóźnieniach mogą to być już całkiem poważne koszty. – dodaje Brzostowiecki z Solventoir.

Dlaczego firmy tak długo czekają na zapłatę?

Najczęściej dlatego, iż nie chcą stracić klienta, wierzą w jego zapewnienia lub zwyczajnie nie mają czasu w zajmowanie się zaległymi fakturami. jeżeli z jakimś klientem kooperacja układa nam się od wielu lat, tym trudniej jest zlecić windykację takiej firmy.

Z badania EU Payment Observatory wynika, iż 53% polskich przedsiębiorstw akceptuje niekorzystne dla siebie terminy płatności tylko po to, żeby nie pogarszać relacji z klientami2.

„Zapłacimy w przyszłym tygodniu”, „Czekamy na przelew od naszego klienta”, „Księgowość już przygotowała płatność”. Takie wyjaśnienia mogą być prawdziwe, ale jeżeli powtarzają się przez kilka tygodni, to jasny sygnał, iż czas zacząć działać.

Wielu przedsiębiorców obawia się również, iż przekazanie sprawy firmie windykacyjnej zakończy współpracę z kontrahentem. Tymczasem celem windykacji polubownej (https://solventoir.pl/na-czym-polega-windykacja-polubowna-i-czy-sie-oplaca/ )jest doprowadzenie do spłaty zadłużenia, często poprzez negocjacje i ustalenie akceptowalnych dla obu stron warunków płatności.

Kiedy czekanie na przelew przestaje mieć sens?

Jeśli klient nie dotrzymuje kolejnych terminów zapłaty, unika kontaktu lub nie przedstawia realnego planu spłaty zadłużenia, to dalsze zwlekanie z podjęciem windykacji nie ma sensu. Nie trzeba czekać kilku miesięcy, żeby rozpocząć odzyskiwanie należności. Formalnie można podjąć działania zaraz po upływie terminu płatności.

Znaczenie ma również wysokość zadłużenia. Inaczej wygląda sytuacja, kiedy klient spóźnia się kilka dni z niewielką fakturą, a inaczej, gdy zalega z zapłatą 50 tys. zł i od miesiąca nie odpowiada na wiadomości.

Warto też sprawdzić, czy dłużnik przez cały czas prowadzi działalność, czy ma inne zaległości oraz czy nie rozpoczęto wobec niego postępowania restrukturyzacyjnego lub upadłościowego. Takie informacje mogą pomóc w ocenie szans na odzyskanie pieniędzy.

– Z naszego doświadczenia wynika, iż przedsiębiorcy często zgłaszają się do nas dopiero po kilku miesiącach samodzielnych prób odzyskania pieniędzy – opowiada Piotr Brzostowiecki z firmy windykacyjnej Solventoir. – Przez ten czas sytuacja finansowa firmy dłużnika może się znacznie pogorszyć, a wraz z nią maleją szanse na odzyskanie należności.

Czy odzyskanie pieniędzy musi oznaczać dodatkowe wydatki?

Nie zawsze. Zwykle pierwszym etapem windykacji jest próba ugodowego odzyskania zaległości od dłużnika. Opłata za windykację polubowną zwykle jest pobierana dopiero wtedy, kiedy firma windykacyjna odzyska pieniądze od dłużnika. A jeżeli działania nie przyniosą rezultatu, to wtedy nie jest pobierana żadna opłata.

Warto też wiedzieć, iż wierzyciel może dochodzić od dłużnika nie tylko kwoty niezapłaconej faktury. W transakcjach handlowych między przedsiębiorcami przysługują mu również, po spełnieniu ustawowych warunków, odsetki za opóźnienie oraz rekompensata kosztów odzyskiwania należności w wysokości 40, 70 lub 100 euro, zależnie od wartości świadczenia pieniężnego. W określonych przypadkach może też żądać zwrotu uzasadnionych kosztów windykacji (https://solventoir.pl/windykacja-naleznosci/) przewyższających tę rekompensatę.

Nie oznacza to oczywiście, iż każdą zaległość uda się odzyskać bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów. Wiele zależy od sytuacji dłużnika, dokumentacji oraz tego, czy konieczne będzie skierowanie sprawy do sądu.

Jak ograniczyć straty, jeżeli klient nie zapłacił za fakturę?

Pierwszy krok to ustalenia, dlaczego pieniądze nie wpłynęły na konto. Jeden telefon do klienta zwykle wystarczy, żeby wyjaśnić sprawę. jeżeli jednak po raz kolejny jest przesuwany termin zapłaty, to trudno już mówić o zwykłym przeoczeniu.

Nie chodzi o to, żeby po kilku dniach opóźnienia od razu kierować sprawę do sądu. Można przecież uzgodnić spłatę w ratach albo dać klientowi dodatkowy tydzień. Ważne, żeby ustalenia były konkretne. Zamiast kolejnego „zapłacimy, jak tylko będziemy mogli” lepiej uzyskać deklarację określonej kwoty i daty przelewu, najlepiej potwierdzoną e-mailem.

Przy okazji trzeba sprawdzić jakie posiadamy dokumenty dotyczącej tego zlecenia. Czy jest podpisana umowa? Czy odbiorca potwierdził dostawę? Czy mamy protokół odbioru wykonanych prac? Dopóki kooperacja układa się dobrze, mało kto zwraca uwagę na takie szczegóły. Problemy zaczynają się wtedy, gdy klient odmawia zapłaty i twierdzi, iż usługa została wykonana nieprawidłowo.

– Podczas windykacji najczęściej cofamy się na chwilę w czasie i wracamy do wydarzeń, które wydarzyły się kilka miesięcy wcześniej. Sprawdzamy, co strony ustaliły, czy towar został odebrany, czy klient zgłaszał zastrzeżenia. Im lepiej przedsiębiorca dokumentuje współpracę, tym mniej miejsca pozostaje później na spory o zapłatę – wyjaśnia Brzostowiecki z firmy windykacyjnej Solventoir.

Jeżeli jednak klient przez cały czas nie płaci, warto zastanowić się, ile jeszcze czasu firma może poświęcić na samodzielne odzyskiwanie pieniędzy. Właściciel niewielkiego przedsiębiorstwa ma przecież własną pracę do wykonania, klientów do obsłużenia i rachunki do opłacenia. Wielotygodniowe telefonowanie do dłużnika też ma swoją cenę.

Zlecenie windykacji nie oznacza automatycznie pozwu. Firma windykacyjna najczęściej rozpoczyna odzyskiwanie należności od działań polubownych, a wynagrodzenie na tym etapie jest uzależnione od skuteczności. Dla przedsiębiorcy to możliwość przekazania sprawy specjalistom bez konieczności ponoszenia prowizji za bezskuteczne działania.

Ile jeszcze kosztuje firmę czekanie na przelew?

Każdy przedsiębiorca wie, iż nie wszyscy klienci płacą w terminie. Kilkudniowe opóźnienie zwykle nie stanowi większego problemu. Gorzej, gdy mijają kolejne tygodnie, a pieniądze przez cały czas nie wpływają na konto. Wtedy niezapłacona faktura zaczyna kosztować firmę znacznie więcej niż wynosi kwota odsetek za opóźnienie.

Dlatego warto policzyć nie tylko to, ile ktoś jest nam winien, ale również, ile wydajemy, czekając na jego przelew. Koszt kredytu, utracony rabat u dostawcy czy zlecenie, którego nie mogliśmy przyjąć z braku pieniędzy, to straty, których dłużnik często choćby nie bierze pod uwagę.

Dlatego zamiast przez kolejne miesiące czekać na obiecany przelew, warto zastanowić się nad podjęciem konkretnych działań. Szczególnie kiedy klient nie dotrzymuje ustaleń, a brak pieniędzy zaczyna utrudniać prowadzenie firmy. W takich sytuacjach przedsiębiorcy mogą skorzystać z pomocy firmy windykacyjnej Solventoir, która zajmuje się odzyskiwaniem należności od firm, również na etapie polubownym.