Opóźnienie w łańcuchu dostaw. Jak uniknąć kar umownych?

Z artykułu dowiesz się:

• na jakie problemy narażasz się, jeżeli nie wykonasz zamówienia dla klienta na czas;
• jak uniknąć kary wynikającej z umowy, jeżeli opóźnienie nie jest Twoją winą;
• jak przejść proces reklamacji, nie tracąc jednocześnie własnych klientów.

Gdy rozpatrywanie reklamacji od dostawcy przeciąga się, zagrożenie, iż nie zdążysz przygotować produktu dla Twojego klienta, jest bardzo realne. Jak możesz zabezpieczyć się przed karami za opóźnienia wynikającymi z umowy, które nie są Twoją winą?

Czy zdarzyło Wam się kiedyś otrzymać wadliwy produkt od dostawcy części? Jak pewnie wiecie, o ile nabyty produkt ma wady, przysługuje Wam prawo złożenia reklamacji do sprzedawcy. Ale co jeżeli wskutek opóźnienia w rozpatrzeniu Waszej reklamacji nie zdążycie wykonać finalnego produktu dla Waszego kontrahenta na czas? Czy jest jakieś rozwiązanie w tej sytuacji, które pomoże Wam uniknąć naliczenia kar wynikających z umowy za opóźnienie?

Czytaj też >> Przedsiębiorco, policz swój ślad węglowy!

Umowy: rozpatrywanie reklamacji a opóźnienia w łańcuchach dostaw

Opóźnienia w rozpatrzeniu reklamacji przez sprzedawców lub producentów są powszechnym zjawiskiem. Nieterminowość w realizacji umowy przez dostawcę części może jednak prowadzić do poważnych zakłóceń w procesie produkcyjnym. Stanie się tak zwłaszcza jeżeli towar będący przedmiotem reklamacji jest najważniejszy dla dalszych etapów produkcji. Co prawda na sprzedawcy ciąży prawny obowiązek udzielenia odpowiedzi na złożoną reklamację w terminie 14 dni. Jednak nie oznacza to, iż po ich upływie otrzymacie produkt wolny od wad. Dla zachowania powyższego terminu wystarczy bowiem, iż sprzedawca ustosunkuje się do reklamacji. Nie mamy bowiem określonego przepisami prawa czasu w samą realizację wybranego obowiązku, który mógłby mieć naglący wpływ na sprzedawcę.

Nawet więc w sytuacji pozytywnego rozpatrzenia reklamacji nie możemy przewidzieć, ile czasu sprzedawcy zajmie zrealizowanie jego ustawowych obowiązków. Może się więc zdarzyć, iż pomimo iż reklamacja zostanie rozpatrzona pozytywnie, sam proces naprawy lub wymiany towaru potrwa tygodnie czy choćby miesiące. Może być również tak, iż wskutek negatywnego rozpatrzenia reklamacji wdamy się w czasochłonny spór ze sprzedawcą.

Gdy opóźnienie staje się powodem kolejnych opóźnień… Co mówią umowy?

Istotny problem pojawia się natomiast w chwili, gdy w trakcie procesu reklamacyjnego upływa Wam termin na wykonanie i dostarczenie finalnego produktu do Waszego kontrahenta, a zrealizowanie tego jest niemożliwe bez części, która w tym przypadku stanowi przedmiot reklamacji. Czy możecie zatem zakupić brakującą część u innego sprzedawcy pomimo trwania procesu reklamacyjnego?

Fot. iStock

W przedstawionej sytuacji z pomocą przychodzi tzw. wykonanie zastępcze. Wykonanie zastępcze jest narzędziem umożliwiającym wierzycielowi zlecenie podmiotowi trzeciemu, np. innej firmie, realizację czynności na koszt dłużnika, o ile dłużnik opóźnia się w jej wykonaniu. Jest to szczególnie istotne rozwiązanie w sytuacjach, gdy dłużnik nie jest w stanie lub nie chce dobrowolnie spełnić swojego zobowiązania. Zostało ono jednak poddane pewnym warunkom, ograniczającym wierzycielom nieuzasadnione i dowolne korzystanie z tego rozwiązania. Prawo umożliwia sięgnięcie po instytucję wykonania zastępczego po uprzednim uzyskaniu upoważnienia sądu.

W razie braku wspomnianego upoważnienia wykonanie zastępcze odbywa się na ryzyko wierzyciela. Brak spełnienia przez wierzyciela powyższego warunku naraża go bowiem na odpowiedzialność odszkodowawczą względem dłużnika. Upoważnienie sądu jest uzyskiwane w trybie procesowym. W tym celu wierzyciel składa do odpowiedniego sądu pozew i oczekuje na rozpatrzenie sprawy oraz wydanie wyroku. Mając jednak na względzie czas oczekiwania na wyznaczenie rozprawy oraz możliwość odwołania się od wyroku przez dłużnika, może się okazać, iż również ten sposób nie pozwoli Wam uniknąć opóźnienia względem kontrahenta.