Optymalizacja budżetów IT w 2025 roku – jak firmy odzyskują kontrolę nad kosztami

Zdjęcie: optymalizacja, wydatki na IT, pieniądze

Rosnące koszty technologii stają się jednym z największych wyzwań dla działów IT w 2025 roku. Organizacje – niezależnie od branży – muszą mierzyć się z presją efektywności, jednocześnie utrzymując dostępność i jakość usług. Coraz więcej menedżerów dochodzi do wniosku, iż optymalizacja nie polega wyłącznie na cięciach, ale na mądrym zarządzaniu zasobami. W obszarze systemu oznacza to konieczność dokładniejszego przyjrzenia się, z czego faktycznie korzystają pracownicy, a co stanowi zbędne obciążenie dla budżetu.

Trendy w optymalizacji kosztów IT

W 2025 roku na pierwszy plan wysuwają się trzy podejścia do kontroli wydatków technologicznych.

Po pierwsze, firmy stawiają na konsolidację narzędzi i usług IT. W praktyce oznacza to odchodzenie od nadmiarowych aplikacji i wybór rozwiązań, które łączą w sobie wiele funkcji. Dobrze zaplanowana konsolidacja ogranicza liczbę umów licencyjnych, ułatwia zarządzanie, a także obniża koszty szkoleń czy integracji.

Po drugie, coraz popularniejsze stają się renegocjacje umów z dostawcami. Organizacje weryfikują realne potrzeby wobec usług i produktów, które często były kupowane w nadmiarze lub na zapas. To szczególnie ważne przy długoterminowych kontraktach, gdzie koszty „ukryte” mogą narastać latami.

Trzecim trendem jest automatyzacja procesów – od obsługi użytkowników po zarządzanie infrastrukturą. Narzędzia wspierane sztuczną inteligencją pomagają działom IT szybciej diagnozować problemy, ograniczają czasochłonne czynności administracyjne i pozwalają lepiej prognozować zapotrzebowanie na zasoby.

Na tle tych działań coraz wyraźniej widać również znaczenie zarządzania cyklem życia systemu i licencjami. To obszar, w którym firmy mogą znaleźć ukryte rezerwy finansowe bez utraty jakości czy funkcjonalności.

Najczęstsze błędy organizacji

Choć wiele przedsiębiorstw deklaruje, iż posiada procedury kontrolne, w praktyce zarządzanie licencjami bywa fragmentaryczne. Najczęstsze błędy to:

• niewykorzystane licencje, które pozostają w budżecie, choć pracownicy z nich nie korzystają,
• nakładanie się subskrypcji, gdy różne działy kupują podobne rozwiązania w kilku wariantach,
• brak audytów, które pozwoliłyby ujawnić nadmiarowe koszty i zweryfikować legalność posiadanych produktów.

W efekcie rośnie skala tzw. marnotrawstwa software’owego, które – jak szacują analitycy – może sięgać od kilkunastu do choćby kilkudziesięciu procent budżetu IT w średnich i dużych organizacjach.

Eksperci podkreślają, iż odpowiedzialne podejście do licencji pozwala odzyskać znaczną część wydatków. Jakub Sulak, CEO Forscope – największego brokera systemu w Europie Środkowo-Wschodniej – zwraca uwagę, iż problem niewykorzystanych zasobów jest powszechny.

„Wiele firm wciąż nie dostrzega, jak dużym obciążeniem dla budżetu są niewykorzystane lub źle zarządzane licencje. Tymczasem wystarczy przeprowadzić audyt, odpowiednio rozdysponować posiadane zasoby, skonsolidować subskrypcje, aby odblokować ukryte oszczędności i przeznaczyć środki na rozwój. Przy wsparciu doświadczonego partnera koszty można obniżyć choćby o 70%, bez utraty funkcjonalności czy jakości usług.” – mówi Jakub Sulak, CEO Forscope

To podejście pozwala firmom nie tylko zmniejszyć bieżące wydatki, ale także przygotować się na kolejne lata, w których technologie będą generować coraz większe potrzeby finansowe.

Zgodność z przepisami jako fundament

Drugim, równie ważnym aspektem jest zgodność z prawem. Wiele organizacji – szczególnie w warunkach presji kosztowej – może ulegać pokusie szybkich, ale ryzykownych rozwiązań. Jak zauważa Jakub Sulak:

„Pozornie szybkie rozwiązania, takie jak korzystanie z nielegalnego oprogramowania, często prowadzą do kosztownych problemów i przestojów. Tylko zweryfikowane licencje, poparte kompletną dokumentacją, dają gwarancję bezpieczeństwa i wiarygodności, a osiągnięte oszczędności są dzięki nim realne i trwałe w długiej perspektywie.”

Ryzyko korzystania z nielegalnego lub źle udokumentowanego systemu może przełożyć się nie tylko na sankcje finansowe, ale także na utratę reputacji i zaufania klientów. W dobie gospodarki cyfrowej, gdzie dane i bezpieczeństwo stanowią kluczową wartość, zgodność z przepisami staje się jednym z filarów długofalowej strategii IT.

Perspektywa rynkowa

Zjawisko racjonalizacji kosztów IT nie dotyczy wyłącznie Polski. W całej Europie obserwujemy trend poszukiwania oszczędności poprzez lepsze zarządzanie licencjami i cyklem życia oprogramowania. Dane branżowe pokazują, iż przedsiębiorstwa, które wprowadziły regularne audyty i strategie optymalizacji licencji, redukują swoje wydatki średnio o kilkadziesiąt procent.

Co więcej, w coraz większej liczbie organizacji kluczową rolę odgrywają partnerzy doradczy i brokerzy oprogramowania, którzy pomagają weryfikować legalność, przeprowadzać analizy kosztowe oraz proponować alternatywne modele pozyskiwania software’u.

Optymalizacja budżetów IT w 2025 roku to nie tyle redukcja kosztów, ile odzyskanie kontroli nad zasobami. W obszarze systemu największe rezerwy kryją się w odpowiedzialnym zarządzaniu licencjami, systematycznych audytach oraz konsolidacji subskrypcji.

Jak pokazuje praktyka, firmy mogą dzięki temu obniżyć wydatki choćby o 70% – bez rezygnacji z jakości usług czy bezpieczeństwa. najważniejsze pozostają dwa filary: efektywność ekonomiczna oraz zgodność z przepisami prawa, które w połączeniu zapewniają trwałe i przewidywalne oszczędności.