Prawo Parkinsona: uważaj na nie podczas inwestowania

Prawo Parkinsona to jedna z najbardziej znanych i powszechnie obserwowanych zasad w dziedzinie zarządzania czasem. Warto je znać, ponieważ może zoptymalizować poświęcony czas zarówno na rozwiązywanie problemów w pracy, biznesie czy podczas inwestowania. Samo “prawo” zostało sformułowany w 1955 roku przez brytyjskiego historyka marynarki wojennej Cyrila Northcote’a Parkinsona. jeżeli chcesz wiedzieć, jak oszczędzić czas podczas analiz, podejmowania decyzji inwestycyjnych i życiowych to ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.

Na samym początku przyjrzyjmy się osobie, która opracowała wspomniane prawo. Jak już wspomniałem był nim C.N. Parkinson, którego życie przypadło na dwie wojny światowe oraz okres zimnej wojny. W wieku 46 lat po raz pierwszy przedstawił swoją “teorię” w satyrycznym eseju, który był opublikowany w 1955 roku w The Economist. Wspomniany esej jest napisany bardzo lekko, dlatego zachęcamy do jego przeczytania. Jednak można go podsumować w jednym prostym zdaniu:

“Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.”

Czyż nie brzmi to znajomo? Ile razy spotkałeś się w życiu z sytuacją gdy projekty, które można było ukończyć w miarę sprawnie były finalizowane dosyć późno, tuż przed deadlinem, albo choćby chwilę po?

Cóż, napewno nie raz byłeś świadkiem takiej sytuacji, czy to z projektem w pracy, rozwiązaniem problemu we własnym biznesie…. czy rozliczeniem podatku od zysków kapitałowych. Wspomniane “prawo” powstało na skutek obserwacji przez autora doświadczeń pracy w brytyjskiej służbie cywilnej. Po raz pierwszy natknął się na to kiedy liczba urzędników w Admiralicji i Ministerstwie Kolonii stale rosła, mimo iż liczba okrętów i kolonii systematycznie spadała. To skłoniło go do głębszego zastanowienia się w jaki sposób działa ludzka biurokracja i w jaki sposób ludzie podejmują decyzje.

Dwa znaczenia prawa Parkinsona

Pierwszym znaczenie jest rozszerzanie się pracy w czasie. Dotyczy zatem indywidualnego zarządzania czasem. Parkinson zilustrował to przykładem seniorki, której jedynym zadaniem na dany dzień było wysłanie do siostrzenicy pocztówki. Czynność nie wydaje się skomplikowana i czasochłonna. Dla osoby zapracowanej będzie wynosić od kilku do maksymalnie kilkunastu minut (znalezienie pocztówki, napisanie pozdrowień, naklejenie znaczka i wysłanie pocztówki przez kuriera czy pocztę. Natomiast starsza Pani ma czas, ponieważ jest na emeryturze i nie ma istotnych rzeczy do zrobienia. W efekcie decyzje podejmuje powoli, poświęca godzinę na szukaniu odpowiedniej pocztówki, która wyrazi w odpowiedni sposób miłość do siostrzenicy, następnie będzie spędzała godziny nad sformułowaniem pozdrowień, aby nie były trywialne, ale też niezbyt pompatyczne. Następnie kiedy wszystko jest gotowe trzeba zdecydować się kiedy najlepiej pójść na pocztę aby uniknąć niepotrzebnych kolejek. No i kolejna kwestia, w co się ubrać…. jak widać prosta czynność, którą można zrobić w błyskawicznym tempie może zostać rozwleczona do całego dnia.

I tak to też u nas wygląda. Im więcej mamy czasu w wykonanie danego zadania, tym nieuchronnie go marnujemy. Jeszcze gorzej sprawa wygląda w firmach, gdzie często pracownicy niemiłosiernie przeciągają zadania które mają do wykonania. Więc w pracy, czy domowych sprawach często widać, iż im ma się więcej czasu w wykonanie zadania, tym więcej czasu marnujemy.

Jednak nie jest to tylko przypadłość “korposzczurów”, ale przykłady prawa Parkinsona widzieliśmy także w historii. Świetnym przykładem jest I Rzeczpospolita gdzie królowała pańszczyzna. Chłopi pracowali niby od świtu do nocy, ale tak naprawdę rozciągali pracę w czasie, aby oszczędzić siły, jednocześnie pozorując pracę, aby uniknąć kar cielesnych. W efekcie spadała efektywność rolnictwa. Nie pomagały także takie “innowacje” jak pańszczyzna terminowa (czyli wykonanie zadań do konkretnego terminu). Chłopi starali się zrealizować termin (można powiedzieć do “deadline”), ale cierpiała na tym jakość pracy, ponieważ często zostawiali wykonanie obowiązku na ostatnią chwilę. Sytuację odmieniłoby wprowadzenie czynszów, ale na to szlachta nie wpadła poza wyjątkami (np. w dobrach królewskich).

Wniosek jest prosty – nie dawaj sobie zbyt dużo czasu w zrobienie danej rzeczy, bo najprawdopodobniej zmarnujesz mnóstwo czasu w zastanawianie się nad zbyt mało istotnymi problemami.

Przejdźmy teraz do drugiego znaczenia prawa Parkinsona. Mówi ona o rozroście aparatu administracyjnego niezależnie od ilości rzeczywistej pracy do wykonania. Przykłady, jakie podawał na to nie tylko kwestia zatrudnienia urzędników w Admiralicji i Ministerstwie ds Kolonii. O nie, lista jest o wiele dłuższa, wśród nich można wymienić np.:

• W 1257 roku powołano przy królu organ „Lordowie Rady Królewskiej”, który na początku liczył kilku członków. W toku lat organ rozrósł się do 172 członków, po czym stał się na tyle niedołężny iż przestano go zwoływać, bo spotkania nic nie wnosiły.
• Z kolei “Tajna Rada” doświadczyła wzrostu liczby członków z 8 do 49 w ciągu kilku dekad. Nie wpłynęło to na jej skuteczność, ponieważ w końcu została zastąpiona przez Radę Gabinetową.
• Rada gabinetowa w Anglii powstała w 1715 roku i liczyła 10 członków, po 10 latach jej liczba wzrosła do 20 członków, mimo iż obszar działań praktycznie się nie zmienił.

Parkinson zaczął zastanawiać się nad przyczynami “tradycyjnego” rozrostu biurokracji na przestrzeni historii Anglii. Uznał, iż są dwa silniki odpowiedzialne za jej wzrost:

1. Urzędnicy chcą mieć podwładnych: stają się wtedy bardziej istotni w strukturach organizacji. Jednocześnie urzędnicy nie chcą rywalizacji, więc nie zależy im na odchudzaniu liczby urzędników i łączenia kompetencji. Lepiej zatrudnić “posłusznych przeciętniaków”.
2. Urzędnicy tworzą pracę dla siebie nawzajem: im więcej pracowników ma dany organ administracyjny tym generują oni coraz więcej dokumentów, raportów (które kurzą się potem w archiwum i są częściej czytane przez historyków niż przez osoby, dla których przygotowywano te dokumenty. Oprócz tego rośnie liczba procedur, które mają zapanować nad chaosem. Jednocześnie urzędnicy pamiętają o pierwszej zasadzie Parkinsona: “Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Tak więc im więcej powstaje procedur, tym potrzeba więcej urzędników, aby ogarnąć więcej dodatkowej pracy. Kółko się zamyka.

Tak więc nie ma co wierzyć politykom, którzy mówią o zwolnieniach urzędników, czy zmniejszeniu biurokracji. Organizacje administracyjne mają fantastyczną zdolność do absorpcji dodatkowych urzędników bez poprawy efektywności swojego działania. Nie jest to tylko polski przypadek. Widać to zarówno w Anglii, Niemczech czy Stanach Zjednoczonych. I co zaskoczymy niektórych czytelników, uważamy, iż także w Chinach również następuje podobne zjawisko.

Matematyczna formuła Parkinsona

Parkinson przedstawił swoje obserwacje w postaci matematycznej formuły opisującej tempo wzrostu biurokracji:

x = (2k^m + P)/n

gdzie:

• x = liczba nowych pracowników zatrudnianych rocznie
• k = liczba pracowników chcących awansu poprzez zatrudnienie podwładnych
• m = liczba godzin roboczych na osobę poświęconych na przygotowywanie wewnętrznych memorandów
• P = różnica między wiekiem zatrudnienia a wiekiem emerytury
• n = liczba faktycznie ukończonych spraw administracyjnych

Oczywiście wzór to tylko żartobliwe nadanie obserwacjom “matematycznego sznytu”.

Prawo trywialności Parkinsona

Parkinson sformułował także tak zwane prawo trywialności, zwane także jako efekt szopy na rowery. Oznacza ono, iż podczas omawiania danej sprawy na komitetach czas poświęcony na analizę danej sprawy jest odwrotnie proporcjonalny do jej istotności. Z pewnością widziałeś to nie raz u siebie w pracy lub firmie. Nad poważnymi tematami na spotkaniach głos zabiera naprawdę kilka osób (np. duża inwestycja). Ludzie nie czują się na siłach sprzeczać się z przełożonymi, więc projekty są gwałtownie “przyklepywane”. Natomiast prostsze sprawy (jak wspomniana szopa na rowery) angażuje już znacznie więcej słuchaczy, ponieważ nie jest to decyzja ani skomplikowana ani ryzyko popełnienia błędu nie niesie za sobą istotnych konsekwencji.

To się dzieje np. także przy inwestowaniu. Decyzja o zakupie akcji danej spółki może być podjęta szybciej niż np. zakup nowego telewizora czy kosiarki.

Współczesne przykłady

Prawo Parkinsona powinno być analizowane przy zarządzaniu projektami, ponieważ najczęściej:

• projekty z luźnym terminem oddania ma tendencję do “rozciągania”,
• pracownicy “zużyją” czas do deadline niezależnie czy jest “ludzki” czy “niemożliwy do wykonania”,
• im damy więcej czasu w realizację projektu, tym większa szansa, iż czas zostanie poświęcony na “pozłacanie” produktu czy usługi, czyli “bajery”, które nie dostarczą klientowi wartości dodanej.

Prawo Parkinsona w finansach osobistych

Prawo Parkinsona, w swojej oryginalnej wersji, mówi, iż „praca rozszerza się tak, aby wypełnić cały dostępny na jej ukończenie czas”. Jednak w zarządzaniu domowym budżetem można powiedzieć, iż „wydatki rosną tak, by pochłonąć cały dostępny dochód”. Dodając do tego “naturalną” prokrastynację można powiedzieć, iż najczęstsze widoczne zjawiska, które można podciągnąć pod prawo Parkinsona to:

• Brak oszczędności mimo wzrostu dochodów: jeżeli nie kontrolujesz swoich finansów, wraz ze wzrostem zarobków automatycznie podnosisz standard życia, a nadwyżki nie są inwestowane, ale wydawane. W efekcie nie budujesz kapitału i nie inwestujesz regularnie na giełdzie, bo każda podwyżka „znika” w bieżących wydatkach, zamiast trafiać na inwestycje.
• Pułapka „zaczynam inwestować, gdy będę zarabiać więcej”: W praktyce, jeżeli nie nauczysz się odkładać (i inwestować) drobnych kwot już dziś, to choćby wyższe dochody nie sprawią, iż zaczniesz inwestować, to “finansowe” prawo Parkinsona pochłonie wszystko na bieżące wydatki.
• Zachowania emocjonalne na giełdzie: Prawo Parkinsona działa również na poziomie emocji. Podjęcie decyzji o zainwestowaniu pieniędzy może się skończyć źle i to z dwóch powodów. Po pierwsze można odwlekać zakup spółki przez zbyt długą analizę, po drugie można zbyt gwałtownie dokonać transakcji aby gwałtownie “mieć z głowy” trudną decyzję.

Psychologiczne podstawy zjawiska

Współczesna psychologia wyjaśnia prawo Parkinsona poprzez kilka mechanizmów:

• Błąd planowania: Ludzie nie doszacowują czasu potrzebnego na wykonanie zadań, jednocześnie marnując dostępny czas gdy go mają w nadmiarze.
• Bias optymizmu: jest to tendencja do nadmiernego optymizmu co do własnych możliwości czasowych, co prowadzi do złego planowania zadań.
• Koszty przełączania zadań: im więcej różnych zadań do zrobienia tym większe ryzyko zmarnowania czasu.

Jak neutralizować prawo Parkinsona?

1. Ustal realistyczne terminy: wyznacz terminy, które są ambitne, ale możliwe do osiągnięcia. Ważna jest tutaj równowaga: zbyt luźny termin to gwarancja zmarnowania czasu, zbyt napięte terminy, to możliwość dużego stresu lub obniżenia jakości.
2. Przetestuj timeboxing. Jest to stworzenie bloków czasowych, który każdy jest przeznaczony na realizację poszczególnego zadania. Jest to szczególnie praktycznie w przypadku skomplikowanych lub złożonych produktów.
3. Eliminuj rozpraszacze: platformy społecznościowe, telewizja, książki to prosta droga do prokrastynacji i niezrealizowania projektów.

Prawo Parkinsona mimo, iż pojawiło się w ramach żartu, dobrze tłumaczy zachowania wielu instytucji rządowych czy ryzyka jakie czyhają przy realizacji projektów w pracy czy np. przy podejmowaniu decyzji inwestycyjnych. Pamiętaj czas to pieniądz, dlatego nie trać czasu w zbyt długi czas na realizacje zadań.