Prywatne auto do celów służbowych

Jeszcze kilka-kilkanaście lat temu wykorzystywanie prywatnego samochodu podczas świadczenia pracy było całkiem popularne. Dzięki możliwości otrzymania rekompensaty za poniesione koszty, czyli tak zwanej kilometrówki, pracownicy dodatkowo zarabiali. Przez wiele lat stawka za przejechany prywatnym pojazdem kilometr nie uległa jednak zmianie. Koszty paliwa natomiast rosły, podobnie, jak inne wydatki związane z eksploatacją, czy samym zakupem auta. Na szczęście od kilku miesięcy możemy korzystać z prywatnego auta do celów służbowych na zdecydowanie lepszych zasadach – stawki kilometrówki zostały bowiem zwiększone.

Kilometrówka, czyli zwrot środków poniesionych w związku z użyciem własnego auta

Oczywiście, jeżdżenie w ramach świadczonej pracy własnym samochodem, byłoby po prostu nieopłacalne. Sporą część naszych zysków “zjadłyby” wydatki na paliwo, obowiązkowe ubezpieczenie, niezbędne wymiany, czy choćby mandaty. Intensywne wykorzystywanie samochodu oznacza w końcu, iż zużywa się zdecydowanie szybciej. Nasz pojazd w większym stopniu traci też wartość – ma coraz wyższy przebieg.

W polskich przepisach znajdziemy przepisy regulujące to, ile pracodawca musi zwrócić wtedy pracownikowi. Wykorzystanie prywatnego samochodu rozliczane jest za każdy przejechany kilometr. Stąd mamy zresztą nazwę takiej rekompensaty – to “kilometrówka”. Pracodawca może mieć również wewnętrzne zasady, regulujące wysokość zwrotu kosztów podróży służbowej prywatnym autem. Kilometrówka określa jedynie minimalną wartość. Mamy kilka stawek, w zależności od rodzaju pojazdu i pojemności silnika. Trzeba jednak wiedzieć, iż są pewne limity – nie możemy ich przekroczyć w danym okresie. Limit zwykle określa umowa z pracodawcą.

Warto podkreślić w tym miejscu, iż wykorzystanie prywatnego auta do celów służbowych w świetle prawa jest dość niecodzienne. Zwykle to w końcu pracodawca musi dostarczyć swojemu pracownikowi wszystkie narzędzia, sprzęt, czy oprogramowanie niezbędne do pracy.

Prywatne auto do celów służbowych – formalności

Zanim rozliczymy naszą podróż służbową prywatnym samochodem, musimy spełnić określone formalności. Dotyczą zarówno pracodawcy, jak i firmy, w której jest zatrudniony.

Najpierw należy podpisać dodatkową umowę z pracodawcą. Reguluje to, w jaki sposób i na jakich warunkach możemy wykorzystać prywatne auto do celów służbowych. Zwrot za przejechany własnym autem dystans będzie rozliczony według ustalonych w powyższej umowie stawek. W umowie mogą się zresztą zawierać różne stawki za każdy przejechany kilometr, na przykład po spełnieniu określonych warunków (wielkość auta, data i czas wykonywanego przejazdu i inne).

Kolejnym wymogiem, który stoi po stronie pracodawcy, jest wysłanie swojego pracownika na badania profilaktyczne lub wstępne (chyba, iż dana osoba już je ma). W związku z korzystaniem z prywatnego auta należy też wykonać ocenę ryzyka zawodowego. Badania potwierdzają, iż nie ma przeciwwskazań do prowadzenia pojazdu. Podobne wykonujemy zresztą, gdy mamy prowadzić samochód służbowy. Na koniec musi też oczywiście zwrócić koszt wykorzystania prywatnego auta do celów prywatnych (czyli wspomnianej już kilometrówki).

Jakie formalności musi wypełnić pracodawca, aby pracownik mógł korzystać z prywatnego auta w pracy:

• podpisać dodatkową umowę regulującą zasady takiej współpracy
• zadbać o badania lekarskie pracownika (nie są konieczne badania psychotechniczne dla kierowców, chyba iż adekwatne przepisy BHP mówią inaczej)
• prowadzić dokumentację
• rozliczyć kilometrówkę – wypłacić zwrot środków za wykorzystanie własnego auta do celów służbowych

Rozliczenie zwrotu środków za użycie własnego auta do celów służbowych może być rozliczane ryczałtem (podstawa prawna: Art. 34a Ust 1., Ustawa o transporcie drogowym z 6 września 2001 roku).

Co powinna zawierać umowa?

Jednym z wymagań prawnych jest sporządzenie przez pracodawcę umowy. Opisuje sposób i warunki wykorzystania pojazdu prywatnego do celów prywatnych. Taka umowa musi zawierać następujące informacje:

• deklarację pracownika o chęci wykorzystania swojego prywatnego auta do celów służbowych
• informację od pracodawcy – deklarację dotyczącą wysokości zwrotu kosztów
• dane pojazdu, który chcemy wykorzystać, w tym jego pojemność skokową silnika
• sposób rozliczenia kilometrówki (np. miesięczny ryczałt)
• limit przejazdów ze zwrotem środków
• sposób rozwiązania takiej umowy
• podpis, datę sporządzenia, miejscowość

Czy warto wykorzystać prywatne auto do celów służbowych?

Pracownik nie ma obowiązku użyczać swojego samochodu prywatnego do celów zawodowych. Oczywiście, niekiedy taka konieczność jest wymagana przez pracodawcę, aby w ogóle otrzymać daną pracę. Dotyczy to m.in. kurierów, dostawców jedzenia, handlowców, ale także osób wykonujących inne zawody.

Dla firmy niekiedy rozwiązanie jest bardzo korzystne. Nie musi w końcu kupować samochodu, myśleć o jego utrzymaniu, czy serwisowaniu. Pracownik często również korzysta na takiej umowie z pracodawcą. Jeżdżenie własnym autem może być bardzo wygodne, jest też sposobem na oszczędność czasu.

Kilometrówka a podatek dochodowy

Część osób zastanawia się, czy od otrzymanego zwrotu środków za wykorzystanie prywatnego auta w celach służbowych trzeba płacić podatek. Na szczęście, nie ma takiej konieczności. Kilometrówkę możemy jednak rozliczyć tylko do określonego w przepisach limitu. Po jego przekroczeniu należy zapłacić podatek PIT.

Badania lekarskie – czy trzeba je zrobić?

Przede wszystkim, jeśli sporadycznie wykorzystujesz samochód prywatny do celów służbowych – nie ma takiego obowiązku. Konieczność wykonania badań lekarskich (wstępnych lub profilaktycznych) pojawi się natomiast, o ile codziennie wykorzystujesz swój pojazd w pracy. Nie ma tu natomiast znaczenia rodzaj pojazdu. Lekarz może jednak zlecić wykonanie dodatkowych badań, np. okulistycznych, czy – w szczególnych przypadkach – testów psychotechnicznych.

Czy dostanę zwrot środków za wykorzystanie prywatnego auta do celów służbowych?

Jak najbardziej, w świetle polskich przepisów otrzymasz taką refundację. Wszelkie warunki zawiera umowa, którą musisz wcześniej podpisać z pracodawcą.

Zwrot możemy otrzymywać w ramach kilometrówki, czyli na podstawie liczby przejechanych kilometrów. Inny sposób rozliczenia to ryczałt – stała kwota przeznaczona na ten cel.

Auto prywatne, czy służbowe? Co się bardziej opłaca?

Odpowiedź na takie pytanie nie jest prosta. Wszystko zależy od indywidualnych preferencji, czy sposobu wykorzystania samochodu. jeżeli pracodawca proponuje Ci samochód służbowy dobrej klasy (mówiąc wprost: lepszy, niż Twój), jazda nim może być wygodniejsza. Wtedy nie musisz martwić się też o koszty utrzymania, zużycie, czy naprawy swojego auta. Wszystko bierze na siebie Twoja firma. Z drugiej strony, wykorzystanie swojego pojazdu do celów służbowych może przynieść spore zyski w związku z otrzymaniem zwrotu środków. Każdy musi więc sam wziąć pod uwagę te argumenty (ale także np. spalanie swojego auta, czy jego niezawodność) i podjąć decyzję. Niekiedy nie mamy natomiast opcji wyboru.

Czy pracodawca zwraca za dojazd własnym autem do pracy?

Pracodawca nie ma takiego obowiązku. Niektóre firmy decydują się jednak i na taki rodzaj benefitu dla pracownika. Wszelkie warunki zwrotu za dojazdy do pracy własnym autem ustalane są indywidualnie. Informacje powinny znaleźć się w umowie między pracodawcą a pracownikiem.

Ile dostanę zwrotu środków za wykorzystanie prywatnego auta do celów służbowych?

Są dwa sposoby rozliczenia zwrotu środków za użycie swojego samochodu w celu służbowym:

• kilometrówka – liczba przejechanych w danym okresie kilometrów x stawka za 1 km
• ryczałt – stawka za 1 km x miesięczny limit

Wszelkie warunki co do sposobu rozliczenia są ustalane w umowie między pracownikiem a pracodawcą. Stawki kilometrówki są ustalane przez Ministerstwo Infrastruktury. Pracodawca może natomiast zaproponować wyższą stawkę.

Stawki kilometrówki w 2024 roku

Przejdźmy zatem do ustawowych stawek. Od 17 stycznia 2023 roku są one ustalone w podwyższonej wysokości. w tej chwili stawka za każdy przejechany kilometr to:

• 0,89 złotych – jeżeli podróż służbowa odbywa się samochodem o pojemności do 900 ccm
• 1,15 złotych – jeżeli podróż odbywa się pojazdem prywatnym o pojemności ponad 900 ccm

Maksymalne stawki ryczałtu miesięcznego wynoszą natomiast:

• 267 zł (pojemność do 900 ccm) – 300 kilometrów, w gminie lub mieście do 100 tysięcy mieszkańców
• 445 zł (pojemność do 900 ccm) – 500 kilometrów, w gminie lub mieście do 500 tysięcy mieszkańców
• 623 zł (pojemność do 900 ccm) – 700 kilometrów, w gminie lub mieście z ponad 500 tysiącami mieszkańców
• 345 zł (pojemność ponad 900 ccm) – 300 kilometrów, w gminie lub mieście do 100 tysięcy mieszkańców
• 575 zł (pojemność ponad 900 ccm) – 500 kilometrów, w gminie lub mieście do 500 tysięcy mieszkańców
• 805 zł (pojemność ponad 900 ccm) – 700 kilometrów, w gminie lub mieście z ponad 500 tysiącami mieszkańców

Ekonomiczny samochód wykorzystywany do pracy – to podstawa

Osoby chcące dodatkowo zarabiać na jeździe prywatnym autem w celach służbowych, powinny wziąć pod uwagę kilka kwestii. Przede wszystkim porównaj koszt zwrotu za 1 kilometr z tym, ile realnie kosztuje utrzymanie Twojego auta. Weź pod uwagę nie tylko zużycie paliwa, ale także koszt ubezpieczenia, czy napraw. jeżeli i tak masz swoje auto, część kosztów tak czy siak ponosisz w każdym roku (np. ubezpieczenie, wymiany tulei). Samochód “do pracy” powinien być przede wszystkim oszczędny, a przy tym dość wygodny. W przeciwnym wypadku codzienna jazda może zamienić się w prawdziwą udrękę.

Jak wykupić samochód z leasingu?

Osoby, które regularnie korzystają z prywatnego auta do celów służbowych mogą też rozważyć zakup nowego (lub nowszego) samochodu. jeżeli będzie mniej awaryjny, a przy tym zużyje mało paliwa, cała operacja moze przynieść zauważalne oszczędności. Niektóre marki, jak choćby Dacia, Renault, KIA, czy Hyundai, pozwalają też na kupno auta wyposażonego w fabryczną instalację LPG. Jazda jest więc jeszcze tańsza. Wśród sposobów finansowania zakupu samochodu znajdziemy natomiast nie tylko gotówkę, ale również leasing, czy kredyt na samochód. Oszczędności wynoszące kilkaset złotych są możliwe, jeżeli przejeżdżasz wiele kilometrów miesięcznie. Może to pokryć ratę kredytu na zupełnie nowe, wygodne i bezpieczne auto.

Kredyt na samochód - aktualny ranking

Podsumowanie artykułu

Prywatne auto do celów służbowych – taka sytuacja jest spotykana niezmiernie często. Przy odpowiednio ustalonych warunkach i zwrocie środków w ramach tzw. “kilometrówki”, rozwiązanie jest korzystne i dla pracownika i jego pracodawcy. Możemy odbywać podróże służbowe choćby nie mając dostępu do firmowego samochodu, a jazda własnym samochodem zwykle jest wygodniejsza i szybsza, niż korzystanie z środków transportu publicznego. Niekiedy, choćby ze względu na konieczność transportu różnych przedmiotów, byłoby to wręcz niewykonalne. jeżeli wykorzystywany do podróży służbowych prywatny samochód jest ekonomiczny i bezawaryjny, wykorzystując go w firmie możesz dodatkowo zarabiać. Rozliczenie zwrotu kosztów może się odbywać na dwa sposoby – kilometrówka lub miesięczny ryczałt.

Najczęściej zadawane pytania

Źródło:

1. https://hrappka.pl/blog/samochod-prywatny-do-celow-sluzbowych-jak-rozliczyc
2. https://www.money.pl/firma/wiadomosci/podatek-za-prywatne-wykorzystywanie-samochodow-sluzbowych-6270430905403009a.html
3. https://www.money.pl/firma/wiadomosci/kilometrowka-co-to-jest-i-jak-ja-rozliczyc-6334179921614465a.html
4. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-kilometrowka-dla-wszystkich