Przedsiębiorco, zostały ostatnie godziny. Od 1 października nowy obowiązek

Od 1 października 2026 r. kolejna duża grupa przedsiębiorców zostanie objęta obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń. Chodzi o firmy wpisane do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. Po tej dacie przedsiębiorcy będą musieli posiadać aktywny adres do doręczeń elektronicznych, wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych. Samo założenie konta nie wystarczy.

Przedsiębiorco, zostały ostatnie godziny. Od 1 października nowy obowiązek

Zmiana domyka kilkuletni proces wdrażania elektronicznego systemu korespondencji urzędowej. W praktyce oznacza to, iż od października obowiązek obejmie zasadniczo wszystkich przedsiębiorców działających w Polsce – zarówno tych wpisanych do KRS, jak i prowadzących działalność na podstawie wpisu do CEIDG.

Nie wystarczy konto. Adres musi być aktywny

Najważniejsza rzecz, o której trzeba pamiętać, to różnica między założeniem skrzynki a aktywacją adresu do e-Doręczeń.

Przedsiębiorca objęty obowiązkiem powinien utworzyć ADE, aktywować skrzynkę i doprowadzić do wpisania adresu do Bazy Adresów Elektronicznych. Dopiero wtedy urząd może skutecznie kierować korespondencję na ten adres.

W przypadku publicznego dostawcy adres po aktywacji jest wpisywany do BAE automatycznie. o ile przedsiębiorca wybierze niepublicznego kwalifikowanego dostawcę, potrzebny jest dodatkowy wniosek o wpis adresu do bazy.

Zmiana w CEIDG już wcześniej wymuszała e-Doręczenia

Dla części firm obowiązek w praktyce pojawił się już wcześniej.

Od 1 lipca 2025 r. przedsiębiorca wpisany do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., który dokonuje zmiany w swoim wpisie, musi podać dane potrzebne do utworzenia adresu do e-Doręczeń. Dotyczy to m.in. zmiany adresu firmy, danych kontaktowych, kodów PKD, a także zawieszenia lub wznowienia działalności.

Od 1 października 2026 r. obowiązek przestanie być jednak uzależniony od dokonywania zmian w CEIDG. ADE będą musieli posiadać również przedsiębiorcy, którzy od lat nie aktualizowali danych swojej firmy.

Elektroniczny odpowiednik listu poleconego

e-Doręczenia mają pełnić funkcję cyfrowego odpowiednika tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

System umożliwia ustalenie, kto wysłał wiadomość, komu została ona doręczona i kiedy nastąpiło nadanie oraz odbiór. Ma to znaczenie przede wszystkim przy korespondencji urzędowej, gdzie termin doręczenia może decydować np. o możliwości złożenia odwołania, uzupełnienia dokumentów czy wykonania określonego obowiązku.

Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia są już podstawowym sposobem elektronicznej komunikacji między podmiotami publicznymi a prywatnymi, o ile przepisy szczególne nie przewidują innej formy.

Urząd skarbowy, ZUS i administracja – coraz więcej korespondencji online

Aktywny adres do e-Doręczeń może być wykorzystywany w kontaktach z administracją publiczną, w tym m.in. z urzędami, organami samorządowymi czy instytucjami prowadzącymi postępowania administracyjne.

Dla przedsiębiorcy oznacza to przede wszystkim odejście od części papierowej korespondencji i możliwość odbierania urzędowych przesyłek w jednym elektronicznym kanale.

Co istotne, skrzynką nie musi zarządzać bezpośrednio właściciel firmy. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może wskazać administratora, który będzie obsługiwał korespondencję w jego imieniu.

PWPW oferuje własną usługę eDO Post

Jednym z kwalifikowanych dostawców usług e-Doręczeń jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych. Spółka oferuje przedsiębiorcom system eDO Post działający w ramach Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych.

Według PWPW rozwiązanie pozwala nie tylko wysyłać i odbierać korespondencję ze skutkiem prawnym adekwatnym dla e-Doręczeń, ale również integrować obsługę przesyłek z innymi systemami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie.

– eDO Post powstał z myślą o potrzebach nowoczesnych organizacji. Łączy zgodność z przepisami dotyczącymi e-Doręczeń z rozwiązaniami, które usprawniają codzienną pracę, takimi jak integracja z wykorzystywanymi systemami, automatyzacja procesów czy intuicyjna obsługa – wskazuje Anna Weber, dyrektor Pionu Produktów Cyfrowych PWPW.

Bezpieczeństwo staje się kluczowe

W przypadku korespondencji urzędowej szczególnego znaczenia nabiera ochrona dostępu do skrzynki.

PWPW wskazuje, iż eDO Post wykorzystuje m.in. szyfrowanie korespondencji, uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz możliwość nadawania różnych poziomów uprawnień użytkownikom. Rejestrowane są również działania wykonywane w systemie, co umożliwia późniejsze sprawdzenie historii operacji.

W procesie doręczeń wykorzystywane są także usługi zaufania, takie jak kwalifikowana pieczęć elektroniczna czy kwalifikowany znacznik czasu. Mają one potwierdzać m.in. integralność korespondencji oraz moment wykonania określonych czynności.

Usługa PWPW działa w modelu abonamentowym, przy czym – według informacji spółki – korespondencja z podmiotami publicznymi pozostaje nielimitowana i bezpłatna.

Przedsiębiorcy nie powinni czekać do ostatniego dnia

Termin 1 października 2026 r. oznacza, iż przedsiębiorcom pozostało bardzo kilka czasu w aktywację adresu.

Procedura w publicznym systemie jest bezpłatna i może zostać przeprowadzona online. Wniosek składa się przez Biznes.gov.pl, a następnie należy go podpisać profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo podpisem osobistym. Ostatnim etapem jest aktywacja skrzynki.

Najważniejsze jest więc nie samo rozpoczęcie procedury, ale doprowadzenie jej do końca.

Od 1 października aktywny adres do e-Doręczeń stanie się standardowym elementem prowadzenia działalności gospodarczej dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 2025 rokiem. Warto sprawdzić skrzynkę już teraz, zamiast odkładać aktywację na ostatnią chwilę.