Relokacja firmy – od czego zacząć?

biuronamiare.pl 1 miesiąc temu
Zdjęcie: Relokacja firmy – od czego zacząć?


Przygotowanie do relokacji biura zaczyna się od zrozumienia jej celów i potrzeb. To nie tylko zmiana adresu – to okazja do poprawy funkcjonalności przestrzeni pracy, zwiększenia efektywności pracowników i odświeżenia wizerunku firmy. To dobry moment do wdrożenia zmian na poziomie kultury organizacji i jej funkcjonowania. Sama przeprowadzka biura to złożony proces, który wymaga starannego przygotowania i organizacji. Podzielenie procesu zmiany biura na etapy pozwala na lepszą organizację i minimalizuje ryzyko problemów, zapewniając płynne przejście do nowej lokalizacji. Oto szczegółowy plan:

Przygotowanie / analiza potrzeb

  • Określenie celów relokacji (np. większa przestrzeń, lepsza lokalizacja).
  • Zidentyfikowanie wymagań technicznych i funkcjonalnych nowego biura.
  • Ustalenie budżetu na relokację (o ile możliwe na tym etapie).
  • Potwierdzenie warunków i zasad współpracy.

Wybór zespołu projektowego

  • Wyznaczenie wewnętrznego zespołu odpowiedzialnego za relokację.
  • Wybór zewnętrznych specjalistów (Doradca ds. najmu z BNM – Real Estate Advisory, architekt, firma budowlana czy przeprowadzkowa).

Planowanie logistyczne / harmonogram

  • Opracowanie szczegółowego harmonogramu relokacji.
  • Wyznaczenie kluczowych terminów i kamieni milowych.
  • Zwrócenie uwagi na potencjalne zagrożenia w procesie.

Szukiwanie nowej lokalizacji

  • Badanie rynku.
  • Przegląd dostępnych nieruchomości spełniających wymagania.
  • Wizyty i ocena potencjalnych lokalizacji.
  • Zawężenie poszukiwań do krótkiej listy budynków.
  • Skorzystać z wiedzy architekta BNM, celem lepszego dopasowania pow. biurowej.
  • Szczegółowe dopracowanie planów aranżacji nowego biura oraz zorganizowanie wstępnych wycen prac budowlanych.

Negocjacje umowy

  • Negocjowanie warunków komercyjnych.
  • Pamiętaj o poszukiwaniu alternatyw w otwartej dyskusji ze stronami procesu!
  • Sporządzenie indywidualnych zapisów i podpisanie umowy najmu.

Komunikacja wewnętrzna

  • Bieżące informowanie pracowników o postępach relokacji.
  • Ustalanie planu komunikacji ze stronami procesu oraz zaangażowanymi kontrahentami.

Przygotowanie nowego biura / prace adaptacyjne

  • Przeprowadzenie niezbędnych prac wykończeniowo-wyposażeniowych (zawsze jakieś się pojawią).
  • Bieżąca koordynacja postępów budowy (Rada: nie rób tego sam, chyba, iż masz odpowiednią kierunkową wiedzę i/lub doświadczenie).
  • Realizacja zamówień w obszarach: meble, infrastruktura IT/AV, branding, zieleń.

Przeprowadzka

  • Pakowanie sprzętu biurowego, dokumentów i innych przedmiotów.
  • Koordynacja przeprowadzki (najlepiej ze wsparciem BNM).
  • Organizacja transportu i przeniesienie rzeczy do nowego biura.

Montaż i ustawienie

  • Rozpakowanie i ustawienie sprzętu w nowym biurze na podstawie szczegółowego harmonogramu przeprowadzki.
  • Podłączenie i konfiguracja urządzeń IT/AV.

Uruchomienie działalności w nowym biurze / okres testowy

  • Odbiory techniczne i odbiór powierzchni po pracach aranżacyjnych.
  • Upewnienie się, iż wszystko działa poprawnie, a sam lokal nie posiada wad.
  • Sprawdzenie działania wszystkich systemów i urządzeń.
  • Przeprowadzenie niezbędnych szkoleń z zakresu meblowego oraz użytkowania nowinek technologicznych z pracownikami.
  • Sesja fotograficzna zorganizowana przez BNM dla celów marketingowych stron procesu.

Powrót do normalnej działalności

  • Oficjalne otwarcie nowego biura.
  • Poinformowanie klientów i dostawców o nowej lokalizacji.

Ocena procesu zmiany biura

  • Analiza przebiegu relokacji.
  • Wyciągnięcie wniosków na przyszłość.
  • Wystawienie referencji stronom.
  • Zbieranie opinii pracowników na temat nowego biura i procesu relokacji.

Każdy z tych elementów odgrywa istotną rolę w zapewnieniu, iż proces relokacji przebiegnie gładko, z minimalnym zakłóceniem działalności firmy i maksymalnym pozytywnym wpływem na jej przyszły rozwój. Dzięki szczegółowemu planowaniu i podzieleniu procesu na etapy, relokacja biura może przebiec sprawnie i bez większych problemów.

Masz problemy z organizacją całego procesu, brakuje Ci czasu w to dodatkowe zajęcie? Napisz do nas na [email protected] lub zadzwoń bezpośrednio. Chętnie pomożemy!

Idź do oryginalnego materiału