Przygotowanie do relokacji biura zaczyna się od zrozumienia jej celów i potrzeb. To nie tylko zmiana adresu – to okazja do poprawy funkcjonalności przestrzeni pracy, zwiększenia efektywności pracowników i odświeżenia wizerunku firmy. To dobry moment do wdrożenia zmian na poziomie kultury organizacji i jej funkcjonowania. Sama przeprowadzka biura to złożony proces, który wymaga starannego przygotowania i organizacji. Podzielenie procesu zmiany biura na etapy pozwala na lepszą organizację i minimalizuje ryzyko problemów, zapewniając płynne przejście do nowej lokalizacji. Oto szczegółowy plan:
Przygotowanie / analiza potrzeb
- Określenie celów relokacji (np. większa przestrzeń, lepsza lokalizacja).
- Zidentyfikowanie wymagań technicznych i funkcjonalnych nowego biura.
- Ustalenie budżetu na relokację (o ile możliwe na tym etapie).
- Potwierdzenie warunków i zasad współpracy.
Wybór zespołu projektowego
- Wyznaczenie wewnętrznego zespołu odpowiedzialnego za relokację.
- Wybór zewnętrznych specjalistów (Doradca ds. najmu z BNM – Real Estate Advisory, architekt, firma budowlana czy przeprowadzkowa).
Planowanie logistyczne / harmonogram
- Opracowanie szczegółowego harmonogramu relokacji.
- Wyznaczenie kluczowych terminów i kamieni milowych.
- Zwrócenie uwagi na potencjalne zagrożenia w procesie.
Szukiwanie nowej lokalizacji
- Badanie rynku.
- Przegląd dostępnych nieruchomości spełniających wymagania.
- Wizyty i ocena potencjalnych lokalizacji.
- Zawężenie poszukiwań do krótkiej listy budynków.
- Skorzystać z wiedzy architekta BNM, celem lepszego dopasowania pow. biurowej.
- Szczegółowe dopracowanie planów aranżacji nowego biura oraz zorganizowanie wstępnych wycen prac budowlanych.
Negocjacje umowy
- Negocjowanie warunków komercyjnych.
- Pamiętaj o poszukiwaniu alternatyw w otwartej dyskusji ze stronami procesu!
- Sporządzenie indywidualnych zapisów i podpisanie umowy najmu.
Komunikacja wewnętrzna
- Bieżące informowanie pracowników o postępach relokacji.
- Ustalanie planu komunikacji ze stronami procesu oraz zaangażowanymi kontrahentami.
Przygotowanie nowego biura / prace adaptacyjne
- Przeprowadzenie niezbędnych prac wykończeniowo-wyposażeniowych (zawsze jakieś się pojawią).
- Bieżąca koordynacja postępów budowy (Rada: nie rób tego sam, chyba, iż masz odpowiednią kierunkową wiedzę i/lub doświadczenie).
- Realizacja zamówień w obszarach: meble, infrastruktura IT/AV, branding, zieleń.
Przeprowadzka
- Pakowanie sprzętu biurowego, dokumentów i innych przedmiotów.
- Koordynacja przeprowadzki (najlepiej ze wsparciem BNM).
- Organizacja transportu i przeniesienie rzeczy do nowego biura.
Montaż i ustawienie
- Rozpakowanie i ustawienie sprzętu w nowym biurze na podstawie szczegółowego harmonogramu przeprowadzki.
- Podłączenie i konfiguracja urządzeń IT/AV.
Uruchomienie działalności w nowym biurze / okres testowy
- Odbiory techniczne i odbiór powierzchni po pracach aranżacyjnych.
- Upewnienie się, iż wszystko działa poprawnie, a sam lokal nie posiada wad.
- Sprawdzenie działania wszystkich systemów i urządzeń.
- Przeprowadzenie niezbędnych szkoleń z zakresu meblowego oraz użytkowania nowinek technologicznych z pracownikami.
- Sesja fotograficzna zorganizowana przez BNM dla celów marketingowych stron procesu.
Powrót do normalnej działalności
- Oficjalne otwarcie nowego biura.
- Poinformowanie klientów i dostawców o nowej lokalizacji.
Ocena procesu zmiany biura
- Analiza przebiegu relokacji.
- Wyciągnięcie wniosków na przyszłość.
- Wystawienie referencji stronom.
- Zbieranie opinii pracowników na temat nowego biura i procesu relokacji.
Każdy z tych elementów odgrywa istotną rolę w zapewnieniu, iż proces relokacji przebiegnie gładko, z minimalnym zakłóceniem działalności firmy i maksymalnym pozytywnym wpływem na jej przyszły rozwój. Dzięki szczegółowemu planowaniu i podzieleniu procesu na etapy, relokacja biura może przebiec sprawnie i bez większych problemów.
Masz problemy z organizacją całego procesu, brakuje Ci czasu w to dodatkowe zajęcie? Napisz do nas na [email protected] lub zadzwoń bezpośrednio. Chętnie pomożemy!
