Podejście do renegocjacji należy zacząć w pierwszej kolejności od oceny obecnej umowy najmu, w tym wysokości czynszu, jej długości, klauzul dotyczących przedłużenia oraz wszelkich dodatkowych kosztów (lease abstract). Renegocjacja umowy najmu biura to operacja, która wymaga przemyślanych działań, planowanych z odpowiednim przygotowania i planowania. Oto szczegółowy plan w podziale na najważniejsze etapy:
Badanie potrzeb
- Wysłuchanie potrzeb i przeanalizowanie obecnej sytuacji wewnątrz biura.
- Pokazać silne i słabe strony przeprowadzki względem renegocjacji.
- Nakreślenie strategii postępowania i potwierdzenie zasad współpracy.
Identyfikacja problemów
- Obnażenie niedogodności w funkcjonowaniu obecnego biura oraz niesatysfakcjonujących warunków w umowie najmu.
- Dalsza, wnikliwa analiza umowy najmu.
Analiza budynków konkurencyjnych
- Zebranie i przegląd ofert najmu z okolicznych budynków biurowych.
- Analiza aktualnych warunków na rynku nieruchomości komercyjnych, w tym popytu i podaży.
Doprecyzowanie założeń procesowych
- Zdefiniowanie celów (np. obniżenie czynszu, budżet na rearanżację, dłuższy okres najmu, zmniejszenie bądź zwiększenie powierzchni najmu, dodatkowe usługi).
- Ustalenie realistycznych celów negocjacji na podstawie analizy rynku.
Planowanie działań negocjacyjnych
- Wybór zespołu oraz pracowników odpowiedzialnych za proces po każdej ze stron.
- Zatrudnienie specjalistów, takich jak doradcy nieruchomości biurowych, koordynatorzy budowy czy prawnicy.
Rozpoczęcie negocjacji z wynajmującym
- Przedstawienie własnych propozycji i argumentów, które mają na celu poprawę warunków umowy.
- Organizowanie regularnych spotkań z właścicielem nieruchomości.
- Stworzenie argumentacji popierającej stanowisko najemcy w odniesieniu do danych rynkowych
- Wspólne dążenie do osiągnięcia kompromisu.
- Utrzymanie otwartej i profesjonalnej komunikacji z właścicielem nieruchomości, co nie zawsze jest łatwe.
Finalizacja
- Sporządzenie projektu zmienionej umowy najmu, uwzględniającej uzgodnione warunki.
- Weryfikacja prawna celem zapewnienia zgodności z przepisami i ochrony interesów firmy.
- Podpisanie nowej umowy najmu lub aneksu przez obie strony.
Wdrożenie nowych warunków oraz aktualizacja dokumentów
- Powiadomienie wewnętrznych działów najemcy o zmienionych warunkach, w szczególności finanse, administrację, kadry.
- Zaktualizowanie wszelkiej dokumentacji procesowej oraz odpowiednia jej archiwizacja.
- Dopilnowanie dostarczenia zaktualizowanych zabezpieczeń lub ubezpieczeń zawartych w umowie.
Bieżąca weryfikacja ustaleń
- Monitorowanie nowej umowy i regularna jej ocena w kontekście przestrzegalności nowych zapisów.
- Bycie przygotowanym na dalsze negocjacje, jeżeli zajdzie taka potrzeba w przyszłości.
Każdy z tych elementów odgrywa istotną rolę w zapewnieniu, iż proces renegocjacji przebiegnie gładko, z minimalnym zakłóceniem działalności firmy Dzięki szczegółowemu planowaniu i podzieleniu procesu na etapy, renegocjacja umowy najmu może przebiec sprawnie i bez większych problemów.
Masz problemy z organizacją całego procesu, brakuje Ci czasu w to dodatkowe zajęcie? Napisz do nas na [email protected] lub zadzwoń bezpośrednio. Chętnie pomożemy!
