Rolnicy muszą się przygotować na KSeF. Jak to zrobić?

Kiedy rolnicy będą musieli korzystać z KSeF do wystawiania faktur? Jakie będą różnice dla rolników VAT-owców a rolników ryczałtowych? Czy KSeF niesie za sobą jakiekolwiek korzyści oraz co w przypadku braku internetu i możliwości wystawienia faktury w systemie? O najważniejszych kwestiach związanych z KSeF opowiada Maksymilian Mruk, księgowy w zespole doradców Agraves.

Maksymilian Mruk, księgowy w zespole doradców Agraves

Od początku lutego Krajowy System e-Faktur wchodzi w życie. Czy rolnicy powinni się obawiać?

Nie ma powodów do obaw przed Krajowym Systemem e-Faktur, ale na pewno trzeba się na niego przygotować, by uniknąć później niepotrzebnego stresu i pośpiechu. A to już jest dosłownie ostatni moment, by zdążyć przed 1 lutego, kiedy KSeF zacznie obowiązywać.

1 lutego jest datą kluczową – co zmieni się tego dnia z punktu widzenia rolników?

Dla rolników największą zmianą będzie obowiązek odbierania faktur od dużych podatników np. za energię elektryczną lub środki do produkcji przez system KSeF. Pamiętajmy, iż od 1 lutego faktury w KSeF będą musiały wystawiać jedynie duże podmioty, których obrót z VAT wyniósł co najmniej 200 mln zł brutto w 2024 roku. W praktyce wystawianie faktur nie będzie na razie dotyczyło rolników, ale ich odbiór już tak.

W takim razie kiedy rolnicy będą musieli wystawiać faktury w KSeF?

Rolnicy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, muszą być przygotowani na wystawianie faktur w KSeF od 1 kwietnia.

A co z rolnikami ryczałtowymi? Czy ich też dosięgnie Krajowy System e-Faktur?

Jak najbardziej, choć rolnicy ryczałtowi nie będą musieli korzystać z KSeF w takim samym stopniu jak rolnicy VAT. Przede wszystkim, trzeba wiedzieć, iż od 1 lutego rolnicy ryczałtowi posługujący się NIP, będą również musieli odbierać faktury przez KSEF. Fakultatywna dla rolników ryczałtowych z NIP będzie za to opcja faktur VAT RR. Aby umożliwić wystawianie faktur VAT RR w KSeF, rolnik ryczałtowy musi mieć numer NIP oraz musi udzielić uprawnienia swojemu nabywcy. o ile rolnik tego nie zrobi, to faktura VAT RR zostanie wystawiona poza KSEF.

Co w przypadku rolników ryczałtowych, którzy nie posiadają NIP?

W przypadku rolników ryczałtowych nieposiadających numeru NIP, faktury zakupowe nie będą dla nich widoczne bezpośrednio w systemie KSeF. Sprzedawca jest zobowiązany dostarczyć taki dokument w formie uzgodnionej np. papierowej lub elektronicznej. Na życzenie nabywcy, sprzedawca może udostępnić kod QR lub odnośnik, który pozwoli na pobranie faktury z KSeF w trybie anonimowym. Poza KSeF dla rolników ryczałtowych bez NIP będą także wystawiane faktury VAT RR.

A co z tzw. samofakturowaniem? Czy taka opcja będzie możliwa?

Tak, samofakturowanie w KSeF jest przewidziane. jeżeli rolnik umówi się z odbiorcą, iż to nabywca wystawia faktury, rolnik musi najpierw nadać takiemu kontrahentowi odpowiednie uprawnienia w systemie KSeF. Wtedy dokument od razu trafia do systemu jako faktura ustrukturyzowana. Rolnik musi jednak pamiętać, iż to on ostatecznie odpowiada za poprawność danych, mimo iż technicznie dokument przygotował ktoś inny.

Czy KSeF będzie dawał rolnikom jakiekolwiek korzyści?

Główną korzyścią jest szybszy zwrot podatku VAT – termin skraca się z 60 do 40 dni. Dodatkowo, dzięki KSeF, rolnicy będą mieli pewność, iż ich faktury nie zginą. Będą przechowywane przez 10 lat na serwerach państwowych, więc odpada problem archiwizacji dokumentów w segregatorach.

Oprócz cyfrowego obiegu faktur, wejście w życie w KSeF oznacza także inne zmiany. O czym w takim razie powinni jeszcze pamiętać rolnicy?

Bardzo istotną kwestią jest fakt, iż za datę otrzymania faktury ustrukturyzowanej uznawana będzie data jej udostępnienia w KSeF, niezależnie od terminu jej pobrania. Ponadto, w przypadku ewentualnego błędu na fakturze nie będzie już możliwe anulowanie czy edytowanie faktury albo wystawienie noty korygującej. W KSeF, w przypadku pomyłki, niezbędne będzie wystawienie faktury korygującej.

Czy rolnik będzie musiał osobiście „klikać” każdą fakturę w KSeF, czy może kogoś do tego upoważnić?

KSeF opiera się na systemie uprawnień. Rolnik, jako właściciel gospodarstwa, jest „właścicielem” konta w KSeF, ale może nadać uprawnienia innym osobom:, pracownikowi biurowemu lub biuru rachunkowemu. Uprawnienia mogą być różne: od pełnego wystawiania i odbierania faktur, po tylko „wgląd” do dokumentów. To pozwala na elastyczność, ale wymaga zaufania, bo osoba uprawniona widzi pełną strukturę naszych kosztów i przychodów.

A jeżeli nie będzie internetu i rolnik nie da rady wstawić faktury do KSeF? Czy czekają go kary?

Ministerstwo zapowiedziało okres ochronny – do końca 2026 roku nie będzie kar pieniężnych. Jednak procedury trzeba znać. jeżeli rolnik nie ma internetu, wystawia fakturę w trybie offline24 w swojej aplikacji (nadal musi to być adekwatny plik elektroniczny) i przesyła ją do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym. W przypadku trybu offline – Niedostępność KSeF (zaplanowana przerwa techniczna) fakturę również należy przesłać do końca następnego dnia roboczego. W przypadku oficjalnej awarii KSeF, czas na dosłanie faktur wynosi 7 dni roboczych. Dopiero w sytuacji skrajnej, tzw. awarii całkowitej (np. zagrożenie bezpieczeństwa państwa), można wrócić do faktur papierowych, których nie trzeba potem wprowadzać do systemu.

Jak w praktyce będzie wyglądał Krajowy System e-Faktur w przypadku rolników? Czy to biura rachunkowe wezmą na siebie obowiązki związane z KSeF?

Większość biur rachunkowych zastanawia się dziś, jak ich klienci poradzą sobie technicznie z połączeniem się z KSeF. Jednak mało kto zadaje pytanie: kto weźmie odpowiedzialność za faktury, które biura będą pobierać automatycznie w imieniu klienta? Tymczasem trzeba zdawać sobie sprawę, iż bezpośrednie pobieranie dokumentów z KSeF bez „filtra” ze strony rolnika to dla biura rachunkowego, ale także dla rolnika, ogromne ryzyko. Pamiętajmy, iż automatyczne księgowanie „jak leci” np. paliwa do prywatnego auta to prosta droga do błędów w deklaracjach VAT. Z kolei w razie kontroli skarbowej, to klient powinien udowodnić, iż zweryfikował zakup merytorycznie. Pobierając faktury za niego, biura rachunkowe odbierają rolnikowi ten obowiązek i przejmują ryzyko na siebie. Ponadto, akceptowanie wszystkich faktur bez weryfikacji, to także ryzyko niezamierzonego uznania w imieniu rolnika kosztów zawyżonych czy bezpodstawnych. Dlatego rolnicy nie mogą nie interesować się KSeF i zrzucić wszystkiego na barki biur rachunkowych lub księgowych. Oni muszą również być na bieżąco ze wszystkimi fakturami.