RPA w praktyce: jak robotyzacja redukuje koszty i zwiększa efektywność

Współczesny krajobraz biznesowy charakteryzuje się dynamicznymi zmianami, gdzie cyfrowa transformacja staje się imperatywem dla utrzymania konkurencyjności i innowacyjności. Firmy, które nie inwestują w nowoczesne technologie, ryzykują utratę pozycji rynkowej. Globalne wydatki na transformację cyfrową osiągnęły 6,8 biliona USD w 2023 roku, z czego 70% organizacji ma już strategię transformacji cyfrowej lub jest w trakcie jej tworzenia. To pokazuje, iż cyfryzacja jest globalnym priorytetem, a jej wpływ rozciąga się na wszystkie sektory gospodarki.

Automatyzacja procesów robotycznych (RPA) – optymalizacja operacji i ewolucja ról w biznesie i IT

Robotic Process Automation (RPA) to technologia, która automatyzuje powtarzalne, oparte na regułach zadania, które wcześniej wymagały interwencji człowieka. Wykorzystuje “boty” programowe do interakcji z systemami cyfrowymi, ekstrakcji i modyfikacji danych, naśladując ludzkie zachowania w celu szybkiego i precyzyjnego wykonywania zadań. Ewolucja RPA jest ściśle związana z postępem w technologiach takich jak sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe (ML), a także z rozwiązaniami chmurowymi. Integracja AI, ML i przetwarzania języka naturalnego (NLP) rozszerza możliwości RPA poza podstawową automatyzację, umożliwiając botom obsługę danych niestrukturalnych, podejmowanie decyzji predykcyjnych i wykonywanie złożonych zadań. Co więcej, platformy no-code/low-code również napędzają wzrost RPA, oferując intuicyjne interfejsy dla użytkowników do projektowania i automatyzacji przepływów pracy, co demokratyzuje automatyzację i umożliwia nietechnicznym użytkownikom tworzenie botów bez rozległej wiedzy programistycznej.

Globalny rynek RPA rośnie dynamicznie, napędzany zapotrzebowaniem na efektywność operacyjną, redukcję kosztów i minimalizację błędów. W 2024 roku globalny rynek RPA był wyceniany na około 28,31 miliarda USD i prognozuje się, iż osiągnie około 211,06 miliarda USD do 2034 roku, ze złożoną roczną stopą wzrostu (CAGR) na poziomie 25,01% w latach 2025-2034. Inne analizy wskazują na wzrost do 29,53 miliarda USD w 2032 roku, 24 miliardy USD w 2034 roku, lub 47,3 miliarda USD do 2033 roku. Niezależnie od drobnych różnic w prognozach, wszystkie raporty wskazują na bardzo silny i trwały trend wzrostowy, co podkreśla strategiczne znaczenie RPA dla przedsiębiorstw na całym świecie. Europa doświadcza szybkiego wzrostu adopcji RPA, z CAGR przekraczającym 41% w latach 2025-2030. Wydatki na RPA w Europie Zachodniej wyniosły około 1,2 miliarda USD w 2020 roku, z prognozą wzrostu o 45% CAGR do 2024 roku. Kluczowi gracze na rynku globalnym to m.in. Microsoft Corporation, IBM Corporation, SAP SE, UiPath Inc., Automation Anywhere, Nice Systems Ltd. i Pegasystems Inc. UiPath jest często wymieniany jako lider rynku, co potwierdzają wdrożenia w Polsce.

Adopcja RPA w Polsce: sektory i korzyści

RPA w Polsce zyskuje na popularności, zwłaszcza po pandemii COVID-19, która przyspieszyła potrzebę rozwiązań do pracy zdalnej i zwiększyła nacisk na odporność biznesową.

• Sektor bankowy i finansowy (BFSI) jest liderem w adopcji RPA ze względu na dużą liczbę powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie danych, kontrole zgodności i wykrywanie oszustw. Ponad 56% instytucji finansowych wdrożyło RPA, a wiele z nich zgłasza roczne oszczędności przekraczające 100 000 USD. Adopcja RPA w bankowości ma wzrosnąć 2.5-krotnie do 2025 roku. Przykładem jest Volkswagen Financial Services Poland, który wdrożył ponad 10 robotów UiPath, przyspieszając wybrane procesy biznesowe 10-krotnie, w tym natychmiastowe przelewy bankowe i procesy księgowe. Podobnie, eurobank w Polsce wdrożył RPA, co pozwoliło robotom obsługiwać 20% codziennej pracy w jednym dziale i zaoszczędzić ponad 20 pełnych etatów miesięcznie.
• W produkcji prognozuje się, iż adopcja RPA wzrośnie o 63% do 2025 roku, napędzana potrzebą automatyzacji harmonogramowania produkcji i zarządzania zapasami. Do 87% rutynowych zadań w fabrykach może być zautomatyzowanych przy użyciu RPA.
• W opiece zdrowotnej adopcja RPA ma wzrosnąć o 35% do 2025 roku. RPA przekształca zarządzanie danymi i procesy administracyjne, takie jak planowanie, rozliczenia i zarządzanie dokumentacją medyczną.
• Administracja publiczna również aktywnie wdraża RPA. Ministerstwo Finansów w Polsce wdrożyło 22 roboty programowe, które wspierają pracę w obszarach takich jak zasoby ludzkie, płace, analiza podatkowa i księgowość. Roboty zautomatyzowały 100% procesu zbierania danych do ogłoszeń o średniej cenie minerałów (zadanie zajmujące 3 minuty dziennie zamiast kilku dni), przyspieszyły weryfikację list płac dla 3000 pracowników w kilka minut i zautomatyzowały procesy porównywania danych księgowych z fakturami podróżnymi, skracając czas z 2-3 dni do 5 minut.
• W firmach księgowych badanie z końca 2023 roku w Polsce wykazało, iż około połowa firm (19 z 24 badanych) korzysta z RPA/OCR. Głównym powodem wdrożenia było skrócenie czasu pracy o 5% do 60%. W jednym przypadku, zastosowanie RPA skróciło czas przetwarzania 150 dokumentów z 70 godzin do zaledwie 6 godzin i 38 minut, co stanowi redukcję o ponad 90%.

Konkretne korzyści z wdrożenia RPA są wielowymiarowe:

• Redukcja kosztów: RPA może obniżyć koszty operacyjne choćby o 80%. KPMG wskazuje, iż RPA może zredukować koszty operacyjne o 75% głównie poprzez zmniejszenie kosztów pracy. W sektorze finansowym, 52% organizacji zaoszczędziło co najmniej 100 000 USD rocznie dzięki automatyzacji.
• Zwiększenie efektywności i produktywności: Roboty RPA pracują 24/7, wykonując zadania szybciej niż ludzie, co znacząco skraca czasy cykli. Ernst & Young podaje, iż RPA może skrócić czas procesu choćby o 60%. Wdrożenie automatyzacji w łańcuchu dostaw zwiększa produktywność o 40%.
• Redukcja błędów: RPA eliminuje błędy ludzkie, ściśle przestrzegając predefiniowanych reguł, co zapewnia stałą dokładność. W Ministerstwie Finansów, roboty zredukowały ryzyko błędów o 100% w procesie zbierania danych.
• Skalowalność: RPA zapewnia skalowalność, umożliwiając organizacjom rozszerzanie działań automatyzacyjnych bez znaczących inwestycji w infrastrukturę, efektywnie obsługując zmienne obciążenia i duże wolumeny. Rozwiązania chmurowe dodatkowo ułatwiają skalowanie i obniżają koszty początkowe.
• Zgodność z regulacjami: W branżach regulowanych, RPA zapewnia zgodność ze standardami branżowymi poprzez automatyzację procesów zgodnie z predefiniowanymi zasadami i generowanie szczegółowych dzienników audytu. W bankowości, RPA poprawia zgodność i zmniejsza ryzyka operacyjne.

Poniższa tabela syntetyzuje wskaźniki adopcji i korzyści RPA w kluczowych sektorach w Polsce, prezentując je w czytelny i porównywalny sposób, co pozwala menedżerom gwałtownie zidentyfikować, gdzie RPA jest najbardziej efektywne i jakie konkretne rezultaty można osiągnąć w ich sektorze.

RPA a rynek pracy: zmiany w strukturze zatrudnienia

Wpływ RPA na rynek pracy jest złożony i wielowymiarowy. Z jednej strony, technologia ta automatyzuje rutynowe i powtarzalne zadania, co może prowadzić do zmniejszenia zapotrzebowania na pracowników wykonujących takie czynności. Forrester szacuje, iż RPA wyeliminuje potrzebę 20% pełnoetatowych pracowników w usługach współdzielonych do 2021 roku. Jednakże, zamiast masowych zwolnień, często obserwuje się przesunięcie pracowników do zadań o wyższej wartości, wymagających kreatywności, rozwiązywania problemów i strategicznego myślenia. Przykładowo, Volkswagen Financial Services Poland, wdrażając RPA, przekierował pracowników do bardziej kreatywnych zadań. Deloitte wskazuje, iż organizacje wdrażające RPA zaoszczędziły średnio 20% zdolności ekwiwalentu pełnego etatu (FTE), co oznacza, iż zasoby ludzkie są optymalizowane, a niekoniecznie redukowane.

Automatyzacja tworzy również nowe, bardziej wykwalifikowane i lepiej płatne miejsca pracy, potrzebne do zarządzania dojrzałymi technologiami. Obejmuje to role takie jak programiści RPA, analitycy procesów, specjaliści ds. zarządzania automatyzacją czy inżynierowie AI. Początkowe obawy o masową utratę miejsc pracy, zwłaszcza w przypadku zadań powtarzalnych, są często zastępowane przez rzeczywistość, w której RPA jest narzędziem do optymalizacji procesów i zwiększania produktywności istniejącej siły roboczej, a nie jej zastępowania. W firmach księgowych w Polsce, wdrożenie RPA nie skutkowało redukcją zatrudnienia w większości przypadków; zamiast tego, pozwoliło na skrócenie czasu pracy i zwiększenie efektywności. Oznacza to, iż RPA nie tyle eliminuje miejsca pracy, co zmienia ich charakter, wymagając od pracowników nowych kompetencji i umożliwiając im skupienie się na strategicznych, kreatywnych aspektach pracy.

Mimo tych korzyści, wzrost RPA wiąże się z wyzwaniem niedoboru wykwalifikowanych specjalistów. W Polsce, w 2023 roku, tylko około 5759 specjalistów posiadało umiejętności związane z RPA, choć grupa ta wzrosła o 36% w ciągu ostatnich 12 miesięcy. To pokazuje, iż rynek pracy gwałtownie się dostosowuje, ale luka kompetencyjna przez cały czas istnieje. Polskie uczelnie techniczne oferują ogólne kierunki informatyczne i analitykę biznesową, ale brakuje programów bezpośrednio ukierunkowanych na RPA. To oznacza, iż firmy muszą inwestować w wewnętrzne szkolenia i rozwój kompetencji. Przykłady takie jak tworzenie “Automation Competence Excellence Center” w Volkswagen Financial Services Poland pokazują, iż firmy aktywnie reagują na ten trend, budując własne zdolności. Sukces wdrożeń RPA w dużej mierze zależy od zdolności organizacji do rozwijania i utrzymywania wewnętrznych talentów, a nie tylko od zakupu oprogramowania. To również wskazuje na rosnące znaczenie partnerstw z firmami konsultingowymi, które oferują transfer wiedzy. Wyzwania wdrożeniowe to również wysokie koszty początkowe i złożoność integracji z istniejącymi systemami, co może stanowić barierę dla mniejszych przedsiębiorstw.

Pandemia COVID-19 przyspieszyła adopcję technologii cyfrowych, w tym automatyzacji, o 3-4 lata, podkreślając znaczenie zwinności i odporności w operacjach biznesowych. RPA odegrało kluczową rolę w zapewnieniu ciągłości biznesowej w tym okresie, ułatwiając pracę zdalną i odciążając pracowników. RPA wspiera hybrydowe środowiska pracy poprzez automatyzację zadań, które nie były wspierane przez systemy IT, co pozwala na efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi i płacami, niezależnie od lokalizacji pracowników.

W Polsce obserwuje się wiele udanych wdrożeń RPA w różnych sektorach, co potwierdza rosnące znaczenie tej technologii:

• Ministerstwo Finansów wdrożyło 22 roboty programowe w obszarach HR, płac, analizy podatkowej i księgowości. najważniejsze korzyści to 100% automatyzacja procesów zbierania danych i redukcja błędów, skrócenie czasu weryfikacji list płac z godzin do minut, oraz przyspieszenie procesów księgowych z dni do 5 minut. Implementacja oparta na technologii UiPath.
• Volkswagen Financial Services Poland wdrożył ponad 10 robotów UiPath, które 10-krotnie przyspieszyły wybrane procesy biznesowe, w tym natychmiastowe przelewy bankowe i procesy księgowe. Firma stworzyła wewnętrzne Centrum Doskonałości Automatyzacji (Automation Competence Excellence Center), co umożliwiło jej budowanie własnych kompetencji w zakresie RPA i zmniejszenie zależności od zewnętrznych dostawców.
• Polskie firmy księgowe również czerpią korzyści z RPA. Badanie wykazało, iż około 70% dokumentów było otrzymywanych elektronicznie, a prawie 80% papierowych wymagało skanowania OCR. RPA jest używane przez około połowę firm, a ponad połowa dokumentów dostarczanych do firm stosujących RPA jest automatycznie rozpoznawana i przetwarzana przez RPA. W jednym studium przypadku, zastosowanie RPA skróciło czas przetwarzania 150 dokumentów z 70 godzin do 6 godzin i 38 minut, co stanowi redukcję o ponad 90%.
• Sii Poland, jako dostawca usług RPA, zrealizowało projekty, które zoptymalizowały przetwarzanie faktur w ponad 90 krajach dla globalnego lidera w budownictwie, znacząco redukując ręczną pracę, koszty i błędy. Firma również przyspieszyła automatyzację finansów i migrację SAP dla globalnego dostawcy z branży motoryzacyjnej, automatyzując zatwierdzenia WBS (Work Breakdown Structure), redukując opóźnienia i poprawiając dokładność danych finansowych. Sii podkreśla swoje strategiczne partnerstwa z UiPath i Microsoft Power Automate, a także ekspertyzę w integracji RPA z AI i ML.

Cyfrowa transformacja staje się kluczowym czynnikiem konkurencyjności firm, a technologia RPA (Robotic Process Automation) odgrywa w niej coraz większą rolę. Globalny rynek RPA dynamicznie rośnie, a Polska gwałtownie nadrabia zaległości, szczególnie w sektorach finansów, produkcji, administracji i ochrony zdrowia. Przykłady takich firm jak Volkswagen Financial Services czy Ministerstwo Finansów pokazują wymierne korzyści – od 10-krotnego przyspieszenia procesów po redukcję błędów o 100%. Automatyzacja nie tylko zwiększa efektywność i obniża koszty, ale też zmienia charakter pracy, przesuwając pracowników do zadań wymagających kreatywności i analityki. Wyzwania, takie jak niedobór specjalistów i koszty wdrożenia, pozostają, jednak inwestycje w rozwój kompetencji i partnerstwa technologiczne są kluczem do pełnego wykorzystania potencjału RPA.