Stały model wysyłek w firmie? Najpierw sprawdź te sygnały

Temat abonamentu zwykle wraca wtedy, gdy paczek zaczyna być po prostu więcej. To jednak za mało, by podjąć dobrą decyzję. Ważniejsze jest to, czy wysyłki zaczynają wpływać na organizację pracy, koszty i obsługę zamówień. Właśnie wtedy warto sprawdzić, czy firmie przez cały czas wystarczają doraźne rozwiązania. Sprawdź szczegóły!

Pierwszy sygnał nie dotyczy liczby paczek, tylko powtarzalności

Firmy często myślą o abonamencie zbyt wcześnie albo zbyt późno. Jedne czekają, aż wysyłki zaczną wyraźnie utrudniać codzienną pracę. Inne chcą porządkować ten obszar już po pierwszym mocniejszym miesiącu. Tymczasem najwięcej mówi nie pojedynczy wynik, ale to, czy określony poziom nadań wraca regularnie.

Kiedy umowa współpracy z InPost pomaga uporządkować codzienne nadania?

W takiej sytuacji liczy się nie tylko koszt pojedynczej przesyłki, ale też sposób działania całego modelu. Umowa współpracy z InPost w ramach Abonamentów dla firm może być zawarta na 12 albo 24 miesiące i obejmuje jedną umowę dla Usługi Kurier oraz Paczkomat®. Rozliczenie następuje po zakończonym miesiącu, więc nie ma opłaty z góry. jeżeli kooperacja zaczyna się w trakcie miesiąca, firma rozlicza faktycznie zrealizowane nadania, a pełna kwota abonamentu obowiązuje od kolejnego miesiąca.

Wybrany poziom abonamentu można zwiększyć wraz z rozwojem działalności, a umowę można zawiesić z odpowiednim wyprzedzeniem. W ramach współpracy firma otrzymuje:

• stałe ceny przez cały okres trwania umowy — co pozwala planować koszty bez ryzyka niespodziewanych zmian stawek,
• darmowe podjazdy kuriera po odbiór paczek,
• panel wysyłkowy do generowania listów przewozowych i śledzenia przesyłek,
• powiadomienia mailowe oraz dedykowaną opiekę posprzedażową,
• usługę Szybkich Zwrotów — obsługiwaną w ramach tej samej umowy,
• możliwość przekierowania przesyłki kurierskiej do odbioru przez Paczkomat w przypadku nieobecności odbiorcy.

Gdy w procesie przybywa wyjątków, to zwykle znak, iż czas coś uporządkować

Decyzja o stałym modelu wysyłek często zapada nie wtedy, gdy paczek jest bardzo dużo, ale wtedy, gdy w procesie zaczyna przybywać wyjątków. Trzeba coś dopinać manualnie, osobno ustalać odbiór, wracać do tych samych czynności albo kolejny raz sprawdzać dokumenty.

Wysyłki wtedy przestają być prostym etapem realizacji zamówienia i zaczynają spowalniać cały proces. Zespół nie traci czasu w samo nadanie, tylko na drobne działania, które stale się powtarzają. Im częściej taki schemat wraca, tym większe znaczenie mają stałe zasady, przewidywalne rozliczenia i jeden uporządkowany model pracy.

Trzy pytania, które warto sobie zadać przed wyborem abonamentu

Dobra decyzja zwykle nie wynika z jednego wyniku w tabeli. Lepszą podstawą są trzy proste pytania:

1. Czy wysyłki wracają regularnie i da się je wpisać w stały rytm tygodnia lub miesiąca?
2. Czy zespół korzysta z więcej niż jednego sposobu nadawania i potrzebuje prostszego schematu pracy?
3. Czy koszty wysyłek są już na tyle stałym elementem działalności, iż firma chce je planować w bardziej przewidywalny sposób?

Jeżeli na większość tych pytań odpowiedź brzmi „tak”, stały model współpracy przestaje być jedynie opcją do rozważenia. Staje się sposobem na uporządkowanie nadań, rozliczeń i codziennej pracy zespołu.

Spokojny miesiąc mówi więcej niż najlepszy wynik

Przy ocenie stałego modelu współpracy łatwo przecenić najlepsze okresy. To one przyciągają uwagę, bo wtedy najmocniej widać skalę wysyłek. Dużo więcej mówi jednak spokojniejszy miesiąc. To on pokazuje, czy firma rzeczywiście ma już stały poziom nadań, czy działa jeszcze w rytmie pojedynczych wzrostów.

Warto spojrzeć na dane z dłuższego okresu i sprawdzić kilka prostych elementów:

• jaki poziom nadań wraca regularnie,
• jak często pojawiają się mocniejsze okresy,
• czy wzrosty są przewidywalne,
• jak wygląda organizacja wysyłek poza szczytem,
• czy zespół pracuje według powtarzalnego schematu.

Nie liczba paczek, ale rytm pracy firmy pokazuje, kiedy warto uporządkować wysyłki

Przy wyborze abonamentu warto patrzeć szerzej niż na samą liczbę paczek. Większe znaczenie mają powtarzalność, organizacja procesu i to, czy wysyłki stały się już stałym elementem działania firmy. Dopiero na tym tle widać, czy taki model rzeczywiście będzie wsparciem, czy na ten krok pozostało za wcześnie.

Dlatego decyzję najlepiej oprzeć na danych z własnej działalności i dopiero potem zestawić je z warunkami oferty. jeżeli firma działa już w regularnym rytmie nadań, korzysta z więcej niż jednego sposobu wysyłki i chce uporządkować ten obszar na co dzień, umowa współpracy z InPost może być naturalnym krokiem w porządkowaniu firmowych wysyłek.

***

Artykuł powstał przy współpracy z firmą InPost.