Od 25 września 2024 roku w stosunku do wszystkich pracodawców z sektora przemysłowego zaczęła obowiązywać Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Ma ona na celu wdrożenie regulacji dotyczących ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, które implementują europejską Dyrektywę 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.
Z artykułu dowiesz się:
- w jaki sposób powinien wyglądać system ochrony sygnalistów;
- jakie kary grożą za niestosowanie się do ustawy;
- co ma na celu wprowadzenie ochrony.
Przepisy unijne obligują kraje członkowskie do wprowadzenia odpowiednich, ujednoliconych rozwiązań prawnych, dążących do zbudowania systemu zgłaszania nieprawidłowości związanych ze środowiskiem pracy w sposób transparentny, skuteczny i bezpieczny. Zgłoszenia takie można dokonywać „na zewnątrz” firmy ‒ do Rzecznika Praw Obywatelskich i odpowiednich organów publicznych lub „wewnętrznie” ‒ do odpowiednich jednostek wyodrębnionych w strukturach organizacyjnych pracodawcy. Jak powinien przebiegać system sygnalizacyjny?
Sektory, w których można zgłaszać naruszenia, są ograniczone
Warto mieć na względzie, iż naruszenia prawa, które objęte są systemem sygnalizacyjnym oraz uruchamiają środki ochronne wobec sygnalisty, mają ograniczony zakres. Dotyczą wartości i dóbr o charakterze publicznym, a nie tych związanych bezpośrednio z ochroną jednostki czy też pracodawcy. Są to m.in. naruszenia w sektorach dotyczących: korupcji, zamówień publicznych, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony danych osobowych i inne (ustawa o ochronie sygnalistów w art. 3 ust. 1 wymienia w 17 podpunktach sektory naruszeń prawa). Pracodawcy mają jednak możliwość rozszerzenia wewnętrznego systemu sygnalizowania o dodatkowe sektory naruszeń, które są dla nich ważne, a wynikają z wprowadzonych kodeksów i standardów etycznych. Ustanawiana procedura może odwoływać się do czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności firmy, które sprzyjają możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności ze stosowaniem branżowych obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa.
Wprowadzenie wewnętrznego systemu sygnalizacyjnego ‒ podstawowe elementy
Ustawa o ochronie sygnalistów dotyczy wszystkich pracodawców. Bez względu na ich wielkość i rodzaj prowadzonej działalności, choć w przypadku mniejszych firm, tj. zatrudniających poniżej 50 osób, nie aktualizuje się wymóg stworzenia wewnętrznego systemu sygnalizowania i zakres obowiązków pracodawcy ogranicza się do zakazu podejmowania wobec sygnalistów działań odwetowych. Ograniczenie obowiązku wprowadzania wewnętrznego sytemu sygnalizowania nie wyłącza możliwości jego wdrożenia ‒ decyzja pozostaje tu w rękach osób zarządzających daną firmą.
Pracodawcom zatrudniającym co najmniej 50 osób nie pozostawiono wyboru i zobowiązują się oni do wprowadzenia nowej procedury z zakresu compilance ‒ wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Co ważne, przez pojęcie pracowników, których liczba uruchamia ww. obowiązek, należy rozumieć nie tylko osoby zatrudnione w oparciu o Kodeks pracy, a także: osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, pracowników tymczasowych, stażystów, wolontariuszy i inne. Liczbę szeroko rozumianych pracowników należy przeliczać na pełne etaty i weryfikować ich stan na dzień 1 stycznia i 1 lipca każdego roku.
System ochrony
Zbudowanie systemu sygnalizacyjnego wymaga w pierwszej kolejności powołania osoby lub organu kolegialnego, który będzie adekwatny do przyjmowania zgłoszeń od sygnalisty za pośrednictwem zaprojektowanych kanałów, np. w formie pisemnej, mailowej, ustnej za pośrednictwem linii telefonicznej lub w trakcie bezpośredniego spotkania. Funkcję tę można wydelegować na zewnątrz firmy i powierzyć podmiotom świadczącym usługi outsourcingowe w tym zakresie ‒ na mocy umowy powierzenia określonych czynności.
Kolejnym niezbędnym elementem jest ustanowienie wewnętrznej komórki, która będzie obsługiwała zgłoszenie na dalszym etapie. Komórka ta ma za zadanie zweryfikować zgłoszenie poprzez zbadanie prawdziwości uzyskanych informacji, a następnie podjąć odpowiednie działania następcze. Co ważne ‒ może to być ta sama osoba lub jednostka, która zajmuje się przyjmowaniem zgłoszeń wewnątrz struktury firmy.
Każda z tych funkcji, tj. zarówno przyjmowanie, jak i podejmowanie działań następczych, wymaga odrębnego, pisemnego upoważnienia pracodawcy. Na osobach zajmujących się obsługą zgłoszeń ciążą obowiązki mające na celu zapewnienie transparentności działań podejmowanych w związku ze zgłoszeniem, takie jak: konieczność poinformowania sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia oraz przekazania mu informacji zwrotnej o działaniach podjętych w związku ze zgłoszonym naruszeniem ‒ na dokonanie tych czynności komórki mają limitowany ustawowo termin.
