Spotkanie „Wyzwania uczelni wyższych w realizacji projektów finansowanych z programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021–2027” odbyło się 19 października 2026 r. Jego celem było przedstawienie administracji problemów zgłaszanych przez uczelnie oraz rozpoczęcie roboczej dyskusji nad możliwymi rozwiązaniami. W rozmowie uczestniczyli przedstawiciele uczelni publicznych i niepublicznych realizujących projekty FERS, Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej, Rzecznika Funduszy Europejskich oraz Narodowego Centrum Badań i Rozwoju. Punktem wyjścia do dyskusji był przygotowany przez środowisko uczelni katalog 16 wyzwań związanych z realizacją i rozliczaniem projektów.
Formalności zaczynają przesłaniać cele projektów
Jednym z najważniejszych problemów wskazanych przez uczelnie jest nadmierna formalizacja procesu wprowadzania zmian do projektów. Projekty FERS są realizowane przez kilka lat, dlatego w ich trakcie zmieniają się ceny, dostępność wykonawców, harmonogramy oraz potrzeby odbiorców. Tymczasem choćby zmiany o charakterze operacyjnym mogą wymagać rozbudowanego uzasadnienia i aktualizacji wniosku o dofinansowanie.
Przedstawiciele uczelni zwracali uwagę, iż przygotowanie dokumentacji dotyczącej zmian w dużym projekcie może oznaczać wiele stron wyjaśnień i znaczące zaangażowanie zespołów projektowych. Obciążenie dotyczy jednocześnie beneficjentów i instytucji pośredniczącej. W efekcie osoby, które powinny skupiać się na merytorycznej realizacji projektu, są skupione na zabezpieczeniu jego strony formalnej.
Uczestnicy spotkania zaproponowali rozróżnienie trzech kategorii zmian:
- zmian istotnych, wymagających zgody instytucji pośredniczącej,
- zmian podlegających zgłoszeniu,
- zmian operacyjnych, pozostających w kompetencji beneficjenta i opisywanych w ramach bieżącego monitorowania projektu.
Postulat nawiązuje do rozwiązań wykorzystywanych w poprzedniej perspektywie finansowej. Zdaniem uczelni taki model pozwoliłby skoncentrować kontrolę na zmianach mających rzeczywisty wpływ na cele, rezultaty, grupę docelową lub zakres projektu.
Potrzebne są jednolite i przewidywalne interpretacje
Uczelnie wskazywały także na różnice w podejściu opiekunów projektów do podobnych zagadnień. Beneficjenci realizujący kilka projektów otrzymują niekiedy odmienne informacje dotyczące wymaganej dokumentacji, kwalifikowania wydatków lub sposobu raportowania.
W dyskusji pojawiła się propozycja, aby jeden opiekun zajmował się, w miarę możliwości, całym portfelem projektów danego beneficjenta. Narodowe Centrum Badań i Rozwoju poinformowało, iż takie podejście jest stopniowo wprowadzane, z uwzględnieniem skali projektów i obciążenia poszczególnych opiekunów. Ustalono również, iż uczelnie przedstawią przykłady rozbieżnych wymagań dokumentacyjnych. Mają one pomóc w dalszych pracach nad ujednoliceniem standardów obsługi projektów.
Rozważono także organizację roboczego spotkania z udziałem beneficjentów i opiekunów projektów. Jego celem byłoby porównanie stosowanych praktyk oraz określenie jednolitego, podstawowego katalogu dokumentów wymaganych przy rozliczaniu wydatków.
Udział personelu projektu w szkoleniach wymaga wyjaśnienia
Ważnym tematem spotkania była możliwość udziału personelu projektu w szkoleniach, wizytach studyjnych, stażach i innych formach wsparcia finansowanych z FERS.
Uczelnie podkreślały, iż rozwój kompetencji może należeć do obowiązków pracownika, a udział w szkoleniu często wynika z decyzji pracodawcy i jest bezpośrednio związany z wykonywaną pracą. Kwestionowanie kosztu takiej formy wsparcia może utrudniać osiąganie celów projektów dotyczących rozwoju kompetencji kadry dydaktycznej i administracyjnej.
Przedstawicielki instytucji zarządzającej zwracały natomiast uwagę na konieczność wyeliminowania ryzyka podwójnego finansowania, zwłaszcza gdy pracownik jest wynagradzany z projektu i w tym samym czasie uczestniczy w finansowanej z niego formie wsparcia.
Uczestnicy zgodzili się, iż problem wymaga dalszej analizy. Konfederacja Lewiatan opowiedziała się za wypracowaniem rozwiązania, które nie będzie uznawać takich sytuacji za podwójne finansowanie, szczególnie jeżeli rozwój kompetencji jest związany z zakresem obowiązków pracownika.
Zmiany zasad nie powinny zaskakiwać beneficjentów
Dużo miejsca poświęcono relacji między wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków a aktualizowanymi Zasadami Finansowania programu FERS.
Uczelnie sygnalizowały problemy związane ze sposobem kwalifikowania dokumentacji technicznej, projektowej i budowlanej w ramach cross-financingu. Zmiana podejścia może prowadzić do konieczności ponownego zakwalifikowania wydatków, które zostały już ujęte we wnioskach, a niekiedy także rozliczone. Może to skutkować przekroczeniem limitów przewidzianych w projektach.
Dyskusja pokazała, iż problem ma szerszy charakter. Beneficjenci potrzebują jasnej informacji:
- od kiedy należy stosować zmienioną interpretację,
- czy dotyczy ona także wcześniej poniesionych i zatwierdzonych wydatków,
- jakie znaczenie dla realizowanych projektów mają aktualizacje zasad finansowania,
- w jaki sposób beneficjent ma postępować, jeżeli wcześniejsze podejście zostało zaakceptowane przez instytucję.
Nie wypracowano podczas spotkania ostatecznej odpowiedzi. Przedstawiciele Instytucji Zarządzającej FERS zapowiedzieli dalszą analizę zagadnienia wspólnie z NCBR.
Walidacja powinna być proporcjonalna do formy wsparcia
Przedstawiciele uczelni zwrócili również uwagę na rozbudowane wymagania dotyczące walidacji efektów uczenia się. Szczególne wątpliwości dotyczą krótkich form wsparcia, takich jak wizyty studyjne, krótkie staże czy zajęcia realizowane w otoczeniu społeczno-gospodarczym.
Zdaniem uczelni sposób potwierdzania efektów powinien być proporcjonalny do zakresu i kosztu usługi. W niektórych przypadkach przygotowanie i przeprowadzenie walidacji może być bardziej pracochłonne i kosztowne niż sama forma wsparcia. Jednocześnie uczelnie podkreślały, iż nie kwestionują potrzeby rzetelnej walidacji w przypadku rozbudowanych szkoleń i programów prowadzących do uzyskania kwalifikacji.
Przedstawiciele administracji poinformowali o trwającej analizie materiałów, które mogłyby ułatwić beneficjentom organizowanie procesu walidacji. Uczelnie zadeklarowały przekazanie przykładów stosowanych procedur, aby pokazać ich rzeczywisty zakres oraz obciążenia związane z ich wdrażaniem.
Rosnące koszty i harmonogramy płatności
W projektach wieloletnich istotnym problemem jest wzrost cen usług, produktów i innych wydatków. Dotyczy to w szczególności projektów związanych z dostępnością, w przypadku których od przygotowania wniosku do realizacji poszczególnych działań może upłynąć długi czas.
Przedstawiciele administracji wskazali, iż wyższe koszty powinny być w pierwszej kolejności finansowane z oszczędności w projekcie. o ile nie jest to możliwe, beneficjent powinien omówić sytuację z instytucją pośredniczącą. Rozważane mogą być m.in. zmiany zakresu projektu albo, jeżeli instytucja dysponuje odpowiednimi środkami, zwiększenie jego wartości.
Uczelnie postulowały również większą elastyczność harmonogramów płatności. Administracja zwróciła uwagę, iż możliwość przesuwania wydatków jest ograniczona zobowiązaniem Polski do rozliczenia określonych środków z Komisją Europejską. Dyskusja pokazała jednak potrzebę lepszego przygotowania harmonogramów oraz traktowania ich jako ważnego elementu planowania projektu
Dialog będzie kontynuowany
Spotkanie nie zakończyło dyskusji nad wszystkimi zgłoszonymi problemami. Zdecydowano o kontynuowaniu rozmów w bardziej roboczej formule, także w mniejszych grupach poświęconych poszczególnym zagadnieniom.
Uczelnie mają przekazać konkretne przykłady rozbieżnych interpretacji, wymagań dokumentacyjnych i procedur walidacyjnych. Konfederacja Lewiatan będzie zbierać te materiały i przekazywać je przedstawicielom MFiPR, Rzecznika Funduszy Europejskich oraz NCBR.
Celem dalszych prac będzie wypracowanie rozwiązań, które zapewnią bezpieczeństwo wydatkowania środków publicznych, a jednocześnie pozwolą uczelniom koncentrować się na merytorycznych celach projektów i potrzebach ich odbiorców.
