Zwrot akcyzy w sierpniu. Jeden błąd może opóźnić wypłatę pieniędzy

Rolnicy mogą składać wnioski o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. Wielkopolska Izba Rolnicza przypomina jednak, iż do wniosku trzeba dołączyć adekwatne faktury VAT lub ich kopie. Samo potwierdzenie transakcji wydane na stacji paliw nie wystarczy.

Zwrot akcyzy w sierpniu. Jeden błąd może opóźnić wypłatę pieniędzy

W 2026 roku dodatkowe znaczenie mają zasady związane z Krajowym Systemem e-Faktur. Rolnik powinien dokładnie sprawdzić, jaki dokument otrzymał po zakupie paliwa i czy będzie on akceptowany przez urząd.

Kto może otrzymać zwrot akcyzy?

Zwrot podatku akcyzowego przysługuje producentowi rolnemu. Zgodnie z przepisami może nim być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która jest właścicielem gospodarstwa rolnego.

Za gospodarstwo rolne uznaje się grunty sklasyfikowane jako użytki rolne lub grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych, których łączna powierzchnia przekracza 1 hektar fizyczny lub 1 hektar przeliczeniowy.

Co istotne, właścicielem gospodarstwa nie musi być wyłącznie właściciel. O zwrot może ubiegać się również dzierżawca, użytkownik, właściciel samoistny lub zależny, o ile faktycznie posiada gospodarstwo i wykorzystuje olej napędowy do produkcji rolnej.

Gdzie należy złożyć wniosek?

Wniosek o zwrot akcyzy należy złożyć do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta adekwatnego ze względu na miejsce położenia gruntów będących w posiadaniu lub współposiadaniu rolnika.

Wnioski składane są dwa razy w roku – w lutym oraz w sierpniu.

W sierpniowym naborze 2026 roku dokumenty należy przekazać od 3 do 31 sierpnia.

Jakie faktury należy dołączyć?

Do sierpniowego wniosku rolnik powinien dołączyć faktury VAT lub ich kopie dokumentujące zakup oleju napędowego w okresie:

od 1 lutego do 31 lipca 2026 roku.

Faktury są podstawowym dowodem zakupu paliwa. Obowiązek ich dostarczenia spoczywa wyłącznie na wnioskodawcy.

Rolnik posiadający bydło, świnie, owce, kozy lub konie powinien również dołączyć dokument z ARiMR albo dane z komputerowej bazy danych dotyczące liczby zwierząt przeliczonych na duże jednostki przeliczeniowe.

Jeżeli informacja o DJP została już złożona wraz z wnioskiem w lutym 2026 roku, nie trzeba dołączać jej ponownie w sierpniu.

KSeF nie oznacza końca papierowych faktur

Krajowy System e-Faktur jest centralną platformą służącą do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych.

Wprowadzenie KSeF nie oznacza jednak, iż każdy rolnik otrzyma fakturę wyłącznie w systemie elektronicznym. Sposób przekazania dokumentu zależy między innymi od statusu podatkowego nabywcy.

Najważniejsze jest to, aby rolnik po zakupie oleju napędowego otrzymał fakturę VAT lub prawidłowo udostępnioną wizualizację faktury, którą będzie można przedłożyć w urzędzie.

Rolnik ryczałtowy bez NIP otrzyma fakturę poza KSeF

Rolnik ryczałtowy, który nie posiada numeru NIP, nie otrzyma faktury zakupowej bezpośrednio na swoim koncie w KSeF.

Sprzedawca powinien jednak udostępnić mu dokument w uzgodniony sposób, na przykład:

• jako papierowy wydruk,
• w formie pliku PDF przesłanego na adres e-mail.

Taki dokument powinien zawierać kod QR lub link prowadzący do KSeF, za pomocą którego będzie można sprawdzić autentyczność faktury bez konieczności logowania się do systemu.

Potwierdzenie transakcji to nie faktura VAT

Wielkopolska Izba Rolnicza zwraca szczególną uwagę na dokumenty określane jako „potwierdzenie transakcji”, które niektóre stacje paliw wydają zamiast faktury VAT.

Choć taki wydruk może zawierać dane podobne do informacji znajdujących się na fakturze, nie jest fakturą VAT i samodzielnie nie stanowi podstawy do uzyskania zwrotu akcyzy.

Jeżeli rolnik dołączy do wniosku jedynie potwierdzenie transakcji, urząd może wezwać go do uzupełnienia braków formalnych.

Na dostarczenie prawidłowych dokumentów będzie miał 7 dni od otrzymania wezwania. Brak reakcji może skutkować pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.

Jak pobrać prawidłową fakturę z KSeF?

Jeżeli otrzymane na stacji potwierdzenie transakcji zawiera kod QR, rolnik może uzyskać adekwatną wizualizację faktury.

W tym celu należy:

1. zeskanować kod QR, na przykład aparatem w telefonie;
2. przejść do strony KSeF;
3. podać numer faktury;
4. wpisać numer identyfikacyjny nabywcy – NIP lub PESEL;
5. podać całkowitą kwotę należności;
6. pobrać plik PDF z wizualizacją faktury;
7. wydrukować dokument i dołączyć go do wniosku.

Prawidłowa faktura powinna posiadać numer KSeF oraz kod QR. Numer KSeF składa się z 35 znaków i zwykle rozpoczyna się od numeru NIP sprzedawcy paliwa.

Paragon z NIP może zostać zaakceptowany

Do końca 2026 roku obowiązują przepisy przejściowe, dzięki którym część dokumentów pozostaje poza systemem KSeF, ale przez cały czas może być podstawą do ubiegania się o zwrot akcyzy.

Dotyczy to między innymi paragonów z NIP, czyli faktur uproszczonych, wystawianych przy zakupach do kwoty 450 zł lub 100 euro.

Warunek jest podstawowy: na paragonie musi znajdować się NIP nabywcy. Zwykły paragon bez numeru NIP rolnika nie będzie wystarczającym dokumentem.

Akceptowane są również papierowe faktury VAT wystawione przy użyciu kas fiskalnych. Do końca 2026 roku takie dokumenty nie muszą trafiać do KSeF.

Termin mija 31 sierpnia

Rolnik, który chce odzyskać część kosztów zakupu paliwa rolniczego, powinien złożyć wniosek najpóźniej 31 sierpnia 2026 roku.

Do dokumentów należy dołączyć:

• faktury VAT lub ich kopie za paliwo zakupione od 1 lutego do 31 lipca 2026 roku;
• informację o DJP zwierząt, o ile jest wymagana i nie została złożona w lutym.

To rolnik odpowiada za dostarczenie prawidłowych faktur. Potwierdzenie płatności kartą, wydruk z terminala lub zwykłe potwierdzenie transakcji nie zastępują faktury VAT.

Przed złożeniem dokumentów warto więc dokładnie sprawdzić wszystkie załączniki. Brak adekwatnej faktury może opóźnić rozpatrzenie sprawy, a w skrajnym przypadku doprowadzić do pozostawienia wniosku bez rozpoznania.