Cyfryzacja coraz silniej wkracza do branży zarządzania nieruchomościami, redefiniując sposób pracy zarządców, księgowych i administratorów. Wspólnoty mieszkaniowe, TBS-y czy spółdzielnie coraz częściej sięgają po nowoczesne narzędzia, które pozwalają nie tylko szybciej i dokładniej rozliczać koszty, ale także efektywnie kontrolować finanse, archiwizować dokumenty i usprawniać komunikację z mieszkańcami.
Zmiany te nie są już futurystyczną wizją, stają się codziennością wielu biur księgowych i administratorów, którzy każdego dnia mierzą się z rosnącą ilością danych, skomplikowanymi rozliczeniami i potrzebą transparentności wobec właścicieli lokali. Nowoczesne systemy cyfrowe pozwalają usprawnić procesy, eliminując rutynowe czynności, redukując ryzyko błędów oraz umożliwiając zarządcom i księgowym skoncentrowanie się na decyzjach strategicznych i obsłudze mieszkańców. Jak zauważają eksperci – Agnieszka Gędłek, zarządca nieruchomości i prowadząca podcast Strefa Zarządcy, oraz Łukasz Kuczek, dyrektor ds. strategii i rozwoju w firmie Weles – cyfrowa modernizacja nie jest już dodatkiem, ale warunkiem sprawnego zarządzania nieruchomościami w 2025 roku.
Automatyzacja i integracje, które oszczędzają czas
Nowoczesne oprogramowanie wprowadza do zarządzania nieruchomościami zupełnie nowy poziom efektywności. Możliwość importu danych bankowych, odczytów liczników czy faktur bezpośrednio z plików Excela pozwala skrócić czas pracy choćby o kilkadziesiąt procent.
„To realne usprawnienie dla zarządców i księgowych. Dzięki automatyzacji większość rutynowych czynności wykonuje system, a my możemy skupić się na tym, co naprawdę ważne – obsłudze właścicieli i planowaniu rozwoju nieruchomości. Zintegrowane funkcje, takie jak import wyciągów elektronicznych z banku, obsługa rachunków wirtualnych, płatności masowych, integracja z dyskiem Google, sprawiają, iż dokumenty można księgować, archiwizować i wysyłać bez zbędnych czynności manualnych” – podkreśla Agnieszka Gędłek.
Optymalizacja procesów i elastyczność – fundament efektywnego zarządzania
„W firmie Weles optymalizujemy procesy zarządzania nieruchomościami od podstaw, od księgowości i naliczeń, przez komunikację, po automatyzację rozliczeń. Każdy zarządca ma inne potrzeby, dlatego nasze rozwiązania są w pełni elastyczne i możliwe do dopasowania do specyfiki danej nieruchomości. Budując Weles3, skupiamy się na trzech filarach: optymalizacji pracy, elastyczności parametrów systemu i maksymalnej prostocie obsługi. Chcemy, by nasi klienci mogli skupić się na rozwoju biznesu, a nie na żmudnych czynnościach administracyjnych” – mówi Łukasz Kuczek, dyrektor ds. strategii i rozwoju w firmie Weles.
Bezpieczeństwo danych i transparentność wobec mieszkańców
Przyszłość branży to cyfryzacja – firmy coraz częściej odchodzą od rozwiązań serwerowych na rzecz pracy w chmurze. To nie tylko oszczędność czasu i zasobów, ale też większa transparentność wobec mieszkańców.
Cyfrowe rozwiązania, takie jak Weles3, są łatwe w implementacji i nie generują dodatkowych kosztów związanych z utrzymaniem infrastruktury informatycznej. Co więcej, pozwalają mieszkańcom szybciej uzyskiwać dostęp do informacji o rozliczeniach czy płatnościach, zwiększając zaufanie do zarządcy.
System umożliwia generowanie zestawień i wydruków, które można w prosty sposób przesłać właścicielom bez konieczności drukowania dokumentów czy manualnego ich adresowania. Dane przechowywane są w chmurze na wielu serwerach, co zapewnia zgodność z wymogami RODO i gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa.
Technologia, która realnie zmienia branżę
„Cyfryzacja w zarządzaniu nieruchomościami nie jest już przyszłością – to teraźniejszość. Rozwiązania chmurowe, automatyzacja rozliczeń, integracja z bankami i zdalny obieg dokumentów stają się nowym standardem pracy zarządców i księgowych. Dzięki nim zarządzanie nieruchomościami jest bardziej efektywne, transparentne i bezpieczne, a to przekłada się bezpośrednio na lepszą obsługę mieszkańców oraz stabilność finansową wspólnot i spółdzielni” – podsumowuje Łukasz Kuczek.
Firmy, które inwestują w technologię, zyskują przewagę nie tylko operacyjną, ale i wizerunkową. Stają się bardziej wiarygodne i przyjazne dla mieszkańców. Rozwiązania takie jak Weles3 pokazują, iż cyfryzacja nie musi być rewolucją, może być naturalnym etapem rozwoju, który pozwala zarządcom i księgowym wejść na wyższy poziom organizacji pracy, bezpieczeństwa danych i obsługi klienta.
Patrycja Kruszewska
