Jak prezentować dane w organizacji społecznej? 11 praktycznych wskazówek

sektor3-0.pl 2 miesięcy temu

Spotkania, konferencje, raporty, media społecznościowe – to miejsca, w których często prezentujemy dane organizacji lub statystyki z branży. Jak sprawić, aby wykresy, które pokazujemy, były czytelne i skuteczne? Poznaj dobre praktyki wizualizacji danych i dowiedz się jak unikać najczęstszych błędów.

Niezależnie od tego, jaką rolę pełnisz w organizacji, z pewnością zdarza Ci się komunikować dane – być może chwalisz się osiągnięciami, diagnozujesz palące problemy społeczne lub optymalizujesz działania organizacji. O możliwych powodach pracy z danymi w NGO pisałam w artykule: Dlaczego dane są ważne w organizacji społecznej? Case studies z fundacji Katalyst Education.

W tym artykule chcę Ci pokazać (na przykładach), jak tworzyć poprawne, angażujące i przyjazne dla odbiorców wykresy.

Ponieważ uważam, iż wizualizacja danych to dziedzina, w której wyjątkowo dobrze działa nauka na przykładach (a dużo gorzej nauka suchej teorii), na potrzeby artykułu poproszę Cię, czytelniku/czytelniczko, o wcielenie się w rolę pracownika/pracowniczki fikcyjnej organizacji pozarządowej, stojącego przed wyzwaniem zaprezentowania danych o wpływach finansowych fundacji z lat 2010-2023:

Jak zaprezentować powyższe dane, jeżeli potrzebujemy bardziej obrazowego przekazu niż tabela? Decyzje typu: Jaki typ wykresu wybrać? Czy pokazać wszystkie dane, czy tylko część? Jak dobrać kolory? Jaki nadać tytuł? mogą wydawać się podstawowe, jednak w rzeczywistości są drugorzędne i wypływają z odpowiedzi na najważniejsze pytanie, czyli: Po co?

Zatem, zanim stworzysz jakikolwiek wykres, musisz wiedzieć:

Komu i w jakim celu prezentujesz dane?

Na podstawie powyższej tabeli można stworzyć wiele różnych wykresów. Który sposób prezentacji powinniśmy zatem wybrać? Taki, który będzie poprawny i rzetelny, a jednocześnie da nam największą szansę osiągnięcia celu.

Sposób prezentacji zależy od efektu, który chcesz wywołać. Na potrzeby artykułu załóżmy, iż dane z tabeli posłużą nam do przygotowania rekomendacji dla zarządu fundacji, aby zrezygnować z pozyskiwania darczyńców na rzecz intensywniejszej działalności odpłatnej i gospodarczej, która w ostatnich latach stanowiła największą i najbardziej stabilną część wpływów (60-80%).

To będzie nasza myśl przewodnia przy tworzeniu dopasowanej prezentacji danych.

Znamy już cel – jakie kroki przed nami?

Krok 1: Zastanów się, czy na pewno potrzebujesz wykresu

Posiadanie tabeli z danymi nie oznacza jeszcze, iż potrzebujesz wykresu. W przypadku celu, który sobie założyliśmy, wykres jest prawdopodobnie najbardziej efektywnym rozwiązaniem, jednak czy potrzebowalibyśmy wykresu do rozmowy z zespołem o zasadności kampanii 1,5%? Być może w tym przypadku wystarczyłoby zdanie: „W latach 2019-2023 koszt prowadzenia kampanii 1,5% wyniósł 45 tys. PLN, a wpływy jedynie 21 tys. PLN. Rekomendujemy rezygnację z aktywnej kampanii i przerzucenie sił fundacji na inne działania”.

Celem prezentacji danych nie jest zrobienie wykresu. Celem jest poinformowanie o stanie faktycznym, przekazanie komunikatu, otwarcie dyskusji itd. Osiągnięcie celu nie zawsze wymaga tworzenia wykresu – warto o tym pamiętać.

Wróćmy jednak do celu, który określiliśmy wcześniej i przyjmijmy, iż decydujemy się na wykres. Co dalej?

Krok 2: Dobierz odpowiedni typ wykresu

Sprawdźmy, jakie propozycje wizualizacji danych z tabeli ma dla nas Excel.

Wykres liniowy:

Wykres kolumnowy grupowany:

Skumulowany wykres kolumnowy:

Każdy z powyższych typów wizualizacji ma swoje zalety:

wykres liniowy wyraźnie pokazuje trendy, a więc to, jak poszczególne źródła finansowania zmieniały się w czasie,
wykres kolumnowy grupowany umożliwia precyzyjne porównanie poszczególnych kategorii w wybranych latach,
skumulowany wykres kolumnowy pokazuje z kolei sumaryczne wpływy finansowe fundacji oraz ich główne składowe.

Żaden z tych typów wykresów nie jest lepszy lub gorszy. Każdy z nich pasuje do danych. Nie każdy z nich jednak przybliży nas równie dobrze do realizacji celu, czyli otwarcia dyskusji z zarządem na temat zintensyfikowania działalności gospodarczej i odpłatnej, która stanowi ok. 80% wszystkich wpływów finansowych.

Mając na uwadze cel, wybiorę skumulowany wykres kolumnowy, ponieważ pokazuje on w każdym roku zarówno sumaryczny budżet, jak i jego składowe.

Mimo iż nasza praca z wizualizacją danych mogłaby się skończyć na tym kroku (wystarczy skopiować powyższy wykres i np. wkleić na slajd), zachęcam Cię, aby nie poprzestawać na domyślnych ustawieniach programu do wizualizacji danych i wdrożyć wskazówki, które przedstawię Ci w krokach 3-11. Szczególnie gdy okazja, podczas której prezentujesz dane – pisemnie czy ustnie – jest ważna i zależy Ci na dotarciu do odbiorców z precyzyjnym komunikatem.

Krok 3: Przekaż główną wiadomość w tytule wykresu

Ktoś kiedyś powiedział, iż tytuł wykresu musi być nudny i rzeczowy, czyli w naszym przypadku „Wpływy finansowe fundacji w latach 2010-2023 (PLN)”.

Wróć, nikt tak nigdy nie powiedział, a prawie wszyscy tak robią. Dlaczego? To konwencja, do której się przyzwyczailiśmy, jednak zachęcam Cię do jej łamania. Nie zrozum mnie źle – nad wykresem zdecydowanie musimy umieścić tę „nudną i rzeczową” informację o tym, co jest pokazane na wykresie – jednak możemy do tego wykorzystać podtytuł. Tytuł to miejsce, które przyciąga uwagę i warto go strategicznie wykorzystać na przekazanie najważniejszej informacji, rekomendacji, hipotezy. Mówiąc wprost: zapisz w tytule najważniejszy komunikat wypływający z Twoich analiz. Możesz również zadać w tytule pytanie otwierające dialog. To przestrzeń dla Ciebie.

W naszym przykładzie:

Dzięki tej zmianie odbiorcy nie muszą się zastanawiać, co chcesz im przekazać, a jednocześnie wciąż mają dostęp do innych informacji (np. widzą, w których latach organizacja korzystała z grantów i jak to wpływało na jej budżet).

Uwaga: jeżeli przygotowujesz wykres, który nie ma na celu przekazania niczego konkretnego (np. jest elementem dashboardu czy comiesięcznego, standardowego raportu), wystarczy nadanie standardowego tytułu. Powyższa wskazówka odnosi się do sytuacji, w której prezentujesz dane z wyraźnym przekazem.

Krok 4: Wykorzystaj kolor strategicznie

Aby ułatwić odbiorcom powiązanie głównego przekazu z danymi, zastosuj kolor bezpośrednio w tytule, aby nawiązać do danych widocznych na wykresie.

Oczywiście można odczytać z legendy, który kolor odnosi się do kategorii „Działalność odpłatna i gospodarcza” (zielony). Zobacz jednak, o ile łatwiej jest odczytać dane, gdy umieścisz kolor w tytule:

Krok 5: Uprość legendę

Możemy pójść jeszcze krok dalej i całkowicie pozbyć się legendy, podpisując bezpośrednio wszystkie serie danych. Bliskość podpisów w odpowiednich kolorach zdejmie z Twoich odbiorców konieczność uciążliwego przeskakiwania pomiędzy legendą a słupkami:

Krok 6: Określ pierwszy i drugi plan

Tytuły, podpisy, osie to bez wątpienia niezbędne elementy wykresu. Nie muszą jednak wybijać się na pierwszy plan, a tak się dzieje, gdy są… czarne. Czerń to wbrew pozorom intensywny i przyciągający uwagę kolor.

Jeśli chcemy, aby osie, etykiety i tytuły nie zdominowały obrazka (ale pozostały widoczne), warto pokolorować je na szaro.

Zmiana czerni na szarość jest subtelną zmianą, dzięki której bazowe elementy wykresu odsuną się w cień, robiąc miejsce dla prawdziwej gwiazdy Twojego wykresu – danych:

Krok 7: Pozbądź się niepotrzebnych elementów wykresu

Czy jest coś, co niepotrzebnie odciąga uwagę od głównego przekazu lub negatywnie wpływa na estetykę? Czy jakiś element sprawia, iż analiza wykresu zajmuje więcej czasu, niż powinna?

Na naszym wykresie można moim zdaniem usunąć dwa elementy:

nadmiarowe linie siatki i etykiety osi pionowej,
obramowanie.

Efekt:

Krok 8: Zrezygnuj z niepotrzebnych danych

Być może z punktu widzenia naszego celu (przypomnę, iż jest nim pokazanie, iż wpływy z działalności odpłatnej i gospodarczej są najważniejszym i najstabilniejszym źródłem finansowania) niepotrzebnymi danymi są… kategorie wpływów.

Często jest tak, iż pokazujemy na wykresie wszystkie dane, mimo iż wcale ich nie potrzebujemy („przecież były w tabeli i szkoda, żeby się zmarnowały”).

Jeśli uznamy, iż wszystkie kategorie wpływów z wyjątkiem działalności odpłatnej i gospodarczej można połączyć w jedną, nasz wykres może wyglądać tak:

Uwaga: Warto dobrze poznać dane na etapie analizy, aby być przygotowanym na ewentualne pytania, a także mieć w zanadrzu oryginalną tabelę i bardziej szczegółowe wykresy.

Krok 9: Uprość format liczb

Wiele osób gubi się w liczbach i unika skomplikowanych tabel (chociaż nie zawsze się do tego przyznają). Wśród Twoich odbiorców z pewnością znajdą się antyfani wykresów, warto więc zadbać o jak największą przystępność i czytelność przedstawianych danych.

Gdy pokazujesz liczby (na wykresie lub w innej sytuacji):

unikaj liczb po przecinku (chyba iż precyzja jest konieczna dla osiągnięcia celu),
stosuj separatory tysięczne,
pokazuj jednostki obok liczb (np. znaki walut czy znak procentu),
powiększ font etykiet osi / etykiet danych.

Krok 10: Zadbaj o estetykę

Ludzie lubią patrzeć na ładne rzeczy. Dotyczy to również wykresów.

Zadbaj o wyrównanie elementów (najlepiej do lewej strony) oraz białą przestrzeń dookoła wykresu:

Wypełnione po brzegi i przeciążone wizualnie wykresy przytłaczają i zniechęcają do interakcji.

Krok 11: Opisz źródło i metodologię

Gdy prezentujesz dane, koniecznie opisz źródło (musi być wiarygodne!) i metodologię pozyskiwania/przetwarzania danych.

Wpisz również przyjęte założenia. Jestem zdania, iż lepiej podać więcej informacji niż mniej. W naszym przypadku konieczne jest zaznaczenie, co kryje się pod kategorią „inne wpływy”.

W stopce wykresu warto również wpisać autora – na wypadek, gdyby ktoś chciał się z nim/nią skontaktować.

Na tym etapie warto się również ponownie upewnić, iż prezentowane dane są poprawne.

Last, but not least: Sprawdź, czy nie wprowadzasz odbiorców w błąd

Na twórców wykresów czyha kilka pułapek. Jak ich uniknąć?

w artykule Jak nie dać się zmanipulować wykresom (i nie zmanipulować innych)? Poznaj 6 najczęstszych pułapek zebrałam najczęstsze problemy, które obserwuję na wykresach oraz dzielę się wskazówkami, jak sobie z nimi radzić.
w Galerii wykresów, które mogą wprowadzać w błąd zgromadziłam ku przestrodze blisko 30 wykresowych anty-przykładów z mediów i raportów – warto zajrzeć, aby wiedzieć, czego unikać.

Jeśli wolisz oglądać niż czytać, obejrzyj 4-minutowe wideo z serii TED-Ed o tym, jak można manipulować danymi.

Podsumowanie: 11 kroków do skutecznego wykresu

Zanim sięgniesz po wykres, odpowiedz na pytanie: Komu i w jakim celu prezentujesz dane?

Następnie:

Zastanów się, czy na pewno potrzebujesz wykresu.
Dobierz odpowiedni typ wykresu (z punktu widzenia celu).
Wykorzystaj tytuł do przekazania głównej wiadomości.
Wykorzystaj kolor strategicznie.
Uprość legendę.
Określ pierwszy i drugi plan wykresu.
Pozbądź się niepotrzebnych elementów wykresu.
Zrezygnuj z niepotrzebnych danych.
Uprość format liczb.
Zadbaj o estetykę.
Opisz źródło i metodologię.

Jeśli chcesz utrwalić informacje zawarte w artykule, zapraszam Cię do zapisu na mój 5-dniowy, bezpłatny kurs mailowy „Jak NIE robić wykresów?”. Każdego dnia o 8:00 rano otrzymasz na skrzynkę mailową praktyczną lekcję pełną przykładów i antyprzykładów pochodzących z mediów, raportów i mediów społecznościowych. Pokażę Ci, na co uważać i jakich błędów unikać w codziennej pracy.

W artykule przedstawiłam 11 wskazówek na przykładzie jednej tabeli i arkusza kalkulacyjnego, jednak moje podpowiedzi są uniwersalne. Przydadzą Ci się podczas pracy w innych narzędziach i z innymi zbiorami danych.

Dodatkowe zasoby