3 dni temu
Obowiązkowy KSeF to dla wielu restauratorów i hotelarzy temat, który jeszcze niedawno budził więcej pytań niż odpowiedzi. Nowa wersja Gastro 2026.1 pokazuje jednak, iż e-fakturowanie nie musi oznaczać chaosu w codziennej pracy lokalu. Wręcz przeciwnie – odpowiednio wdrożone rozwiązania mogą działać w tle, bez angażowania obsługi i menedżerów.
Aktualizacja oprogramowania gastronomicznego od LSI Software skupia się przede wszystkim na pełnej, dojrzałej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. To zmiany, które nie tylko spełniają wymagania prawne, ale też odpowiadają na realne scenariusze z życia branży HoReCa.
Certyfikaty KSeF – fundament bezpiecznej komunikacji z systemem MF
W najnowszej wersji systemu Gastro 2026.1 obsługa certyfikatów KSeF została oparta o Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), czyli oficjalne rozwiązanie Ministerstwa Finansów. Dzięki temu proces generowania, przechowywania i używania certyfikatów jest w pełni zgodny z aktualnymi wytycznymi.
W praktyce oznacza to, iż administrator systemu może raz poprawnie skonfigurować certyfikaty – zarówno dla trybu online, jak i offline – a system sam zadba o ich wykorzystanie podczas wysyłki faktur. Pomaga to w przypadku, gdy sieć restauracji działająca w kilku miastach korzysta z jednego centralnego certyfikatu. Po jego poprawnym podpięciu w Gastro 2026.1 nie ma potrzeby ingerowania w ustawienia na każdym stanowisku kasowym – faktury są wysyłane do KSeF automatycznie, niezależnie od lokalizacji.
Konfiguracja KSeF dopasowana do rytmu lokalu
Aktualnie dajemy użytkownikowi pełną kontrolę nad tym, kiedy i w jaki sposób faktury trafiają do KSeF. Można wskazać środowisko (testowe lub produkcyjne), aktywować integrację w wybranym momencie oraz ustawić konkretną datę rozpoczęcia wysyłki e-faktur.
Dodatkowo Gastro pozwala określić częstotliwość wysyłki oraz ewentualne opóźnienie po wystawieniu dokumentu, co ma ogromne znaczenie w godzinach szczytu. Dzięki temu restauracja hotelowa, która wystawia dziesiątki faktur między 7:00 a 10:00 podczas śniadań konferencyjnych może opóźnić wysyłkę do KSeF. Taki proces nie obciąża łącza w kluczowym momencie, a wszystkie faktury trafiają do KSeF automatycznie np. co 10 minut.
Wysyłka faktur do KSeF – automatycznie albo jednym kliknięciem
Gastro 2026.1 umożliwia zarówno w pełni automatyczną wysyłkę faktur zgodnie z ustalonym harmonogramem, jak i manualne wysłanie wybranego dokumentu bezpośrednio z rejestru faktur lub z poziomu wystawiania faktury.
Co istotne, użytkownik ma pełny podgląd statusów – widzi numer KSeF, datę wysyłki, informację o pobraniu UPO oraz ewentualne błędy.
Pomoże to w przypadku, kiedy manager sali otrzymuje pilną prośbę od klienta biznesowego o natychmiastowe potwierdzenie wysłania faktury do KSeF. Wystarczy zaznaczyć dokument w rejestrze i wysłać go manualnie – numer KSeF pojawia się w systemie niemal od razu.
Potwierdzenie dla Klienta, choćby gdy faktura jeszcze „czeka”
System przewiduje również sytuacje, w których faktura została wystawiona, ale jeszcze nie trafiła do KSeF. W takim przypadku Gastro 2026.1 umożliwia wydruk potwierdzenia dla Klienta, zawierającego komplet informacji o dokumencie.
To rozwiązanie szczególnie ważne w gastronomii, gdzie klient oczekuje dokumentu „tu i teraz”, np. gdy gość hotelowy wymeldowuje się wcześnie rano i potrzebuje faktury do rozliczenia delegacji. choćby jeżeli KSeF jest chwilowo niedostępny, recepcja może przekazać wydruk potwierdzenia bez wstrzymywania obsługi.
Fot.: Materiały prasowe LSI SoftwarePobieranie faktur z KSeF – krok w stronę pełnej automatyzacji
Dla użytkowników z aktualną licencją dostępny jest moduł pobierania faktur bezpośrednio z KSeF. Po poprawnym zmapowaniu produktów dostawców z kartotekami w Gastro możliwe jest sprawne wprowadzanie dokumentów zakupowych do systemu.
Dla przykładu – hotel regularnie otrzymuje faktury od dostawców cateringu i napojów. Dzięki importowi z KSeF dział księgowości oszczędza czas, eliminując manualne wprowadzanie dokumentów.
Gotowi na KSeF? Gastro 2026.1 robi to za Ciebie
Najnowsza wersja systemu do zarządzania gastronomią Gastro pokazuje, iż KSeF nie musi być rewolucją, która dezorganizuje pracę lokalu. Dzięki przemyślanym funkcjom, automatyzacji i elastycznej konfiguracji system przejmuje na siebie obowiązki techniczne, a personel może skupić się na obsłudze Gości.
To aktualizacja, która nie tylko spełnia wymogi prawne, ale przede wszystkim rozumie realia branży horeca!
