Wieloletnie, hurtowe rabaty rządowe dotyczą takich firm jak Microsoft i Amazon Web Services (AWS) są pod kontrolą Krajowego Urzędu Kontroli (NAO), która twierdzi, iż w ustaleniach nie wykorzystuje się w pełni zbiorowej siły nabywczej sektora publicznego.
Organ odpowiedzialny za nadzór nad wydatkami wyraził swoje wątpliwości co do ustaleń, które zwykle oferują nabywcom IT z sektora publicznego zniżki na towary i usługi od wybranej grupy dostawców, w 55-stronicowym raporcie na temat podejścia rządu Wielkiej Brytanii do zakupów technologii.
Porozumienia te są nadzorowane przez rządowy dział ds. zamówień, Crown Commercial Service (CCS), a w tej chwili na jego stronie internetowej znajduje się 11 protokołów ustaleń dotyczących technologii.
Jak podaje strona internetowa CCS, utworzenie tych protokołów ustaleń wiąże się z wykorzystaniem przez CCS „krajowej siły nabywczej w celu uzgadniania preferencyjnych cen i rabatów na produkty i usługi w całym krajobrazie technologicznym”.
Umowy opisano również na stronie internetowej CCS jako „ważną część pracy, którą wykonujemy z naszymi dostawcami, aby mieć pewność [public sector buyers] uzyskać najlepsze ceny”.
Jednakże zdaniem NAO dostępne są „niewystarczające informacje” na temat korzyści generowanych przez te protokoły ustaleń, co stawia rząd w niekorzystnej sytuacji podczas negocjowania warunków z dużymi dostawcami technologii.
„Rząd wynegocjował protokoły ustaleń z indywidualnymi dostawcami, aby traktować ich jak pojedynczego klienta do celów rabatów ilościowych, co uważa za strategiczne podejście do zarządzania relacjami” – stwierdził NAO w Podejście rządu do dostawców technologii: stawienie czoła wyzwaniom raport.
„Ale nie ma wystarczających informacji na temat zapotrzebowania ze strony działów na usługi cyfrowe; brak oceny umożliwiającej porównanie z apetytem dostawców; a w obecnym systemie dostępnych jest bardzo kilka informacji na temat wyników dostawców, które mogłyby pomóc w podejmowaniu decyzji dotyczących przyszłych źródeł zaopatrzenia i przyznania kontraktów”.
W rezultacie NAO stwierdziło, iż rządowi Wielkiej Brytanii brakuje danych niezbędnych do prawidłowego oszacowania „przyszłego popytu” na usługi świadczone przez tych dostawców.
„[This data] jest potrzebne do wiarygodnego informowania o decyzjach pozwalających w pełni wykorzystać siłę nabywczą rządu podczas negocjacji z dużymi dostawcami technologii” – stwierdzono w raporcie.
NAO stwierdziło, iż istnieją również szersze kwestie dotyczące sposobu rejestrowania wydatków rządowych na dostawców technologii, przy czym organizacja wyraża obawy dotyczące luk w wiedzy i niespójności w sposobie śledzenia danych o wydatkach.
Rząd nie wie… ile wydaje się na programy zmian cyfrowych lub na współpracę z głównymi dostawcami rozwiązań cyfrowych [which] utrudnia rządowi podejmowanie świadomych decyzji i pełne wykorzystanie swojej siły nabywczej
W szczególności stwierdzono, iż istnieją problemy ze sposobem, w jaki organizacje rządowe „przechwytują, przechowują i udostępniają” dane dotyczące wydatków na technologie.
„Rząd nie zna ogólnego obrazu wydatków na programy zmian cyfrowych ani wydatków na głównych dostawców usług cyfrowych… utrudnia to rządowi podejmowanie świadomych decyzji i pełne wykorzystanie swojej siły nabywczej” – czytamy dalej w raporcie.
„Dostępne szacunki stron trzecich sugerują, iż rząd wydaje co najmniej 14 miliardów funtów rocznie na zamówienia cyfrowe, ale prawdopodobnie nie są one kompletne, a rząd nie przedstawił bardziej wiarygodnych danych liczbowych”.
W raporcie wskazano także przypadek, w którym wydawało się, iż firma CCS straciła kontrolę nad terminem wygaśnięcia protokołu ustaleń z głównym dostawcą rządowym, firmą Microsoft, co wymagało od niej wezwania posiłków z innych części rządu, aby pomogły jej w negocjowaniu warunków.
W raporcie wskazano w szczególności, iż nieistniejącego już Central Digital and Data Office (CDDO) powołano do pomocy w renegocjacjach odnowienia trzyletniej umowy CCS dotyczącej transformacji cyfrowej z 2021 r. dotyczącej chmury (DTA21).
„Trzyletnia umowa wynegocjowana przez Crown Commercial Service była w dużej mierze umową cenową dotyczącą zagregowanych rabatów popytowych [but] CCS i Microsoft nie uzgodniły warunków odnowienia do czasu jego pierwotnego wygaśnięcia pod koniec kwietnia 2024 r.” – czytamy w raporcie.
„Rządowy Dział Handlowy i CCS zgodziły się zaangażować CDDO w ponowne rozpoczęcie negocjacji, [and a] uzgodniono krótkie przedłużenie na obecnych warunkach.”
Computer Weekly skontaktował się z firmą CCS w celu uzyskania odpowiedzi na ustalenia NAO, ale do czasu publikacji nie nadeszła żadna odpowiedź.
W ostatnich dniach na łamach „Gazety Wyborczej” sygnalizowano również niedociągnięcia w zdolności sektora publicznego do wykorzystania swojej siły nabywczej. Przegląd stanu rządu cyfrowego, opublikowane przez Departament Nauki, Innowacji i Technologii w dniu 21 stycznia 2025 r.
W dokumencie stwierdzono, iż sektor publiczny „nie zdaje sobie sprawy z wartości swojej siły nabywczej”, ponieważ nie ma „spójnej strategii zaopatrzenia cyfrowego” i „fragmentarnego” podejścia do zakupów technologii, ponieważ brakuje mu „zbiorowego popędu zakupów”.
Aby wzmocnić tę tezę, w raporcie przytoczono fakt, iż każda z 209 placówek opieki wtórnej NHS kupuje własną infrastrukturę, a ponad 320 samorządów lokalnych również negocjuje własne umowy dotyczące zakupu.
„Zespoły handlowe często nie mają wystarczającej wiedzy specjalistycznej w poszczególnych kategoriach, aby ustalać optymalne warunki, a zespołom cyfrowym często brakuje umiejętności prawidłowego zarządzania dostawcami” – dodała recenzja.
„Prace Crown Commercial Service, Rządowego Działu Handlowego oraz Central Digital and Data Office stworzyły wspólne ramy i konstrukcje, które konsolidują siłę nabywczą rządu centralnego, ale nie są one obowiązkowe ani powszechnie przyjęte”.
