Od kwietnia 2026 r. faktury w gospodarstwie tylko elektronicznie – pełny przewodnik dla rolników

Zdjęcie: Od kwietnia 2026 r. faktury w gospodarstwie tylko elektronicznie – pełny przewodnik dla rolników

Już od 1 kwietnia 2026 roku w Polsce wejdzie w życie obowiązek wystawiania i odbierania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To duża zmiana, która obejmie także rolników prowadzących działalność gospodarczą.

Dla wielu gospodarzy oznacza to konieczność przestawienia się z papierowych dokumentów na cyfrowe rozwiązania. W tym artykule wyjaśniamy, kogo dotyczy nowy obowiązek, jak działa KSeF, jakie będą korzyści i wyzwania oraz jak krok po kroku przygotować się do zmian.

Czym jest KSeF i dlaczego go wprowadzają?

Krajowy System e-Faktur to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która pozwala:

• wystawiać faktury w formie elektronicznej,
• przesyłać je do kontrahentów,
• przechowywać dokumenty w bezpiecznym archiwum przez 10 lat.

Każda faktura w KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest automatycznie zapisywana w systemie. Dzięki temu:

• nie trzeba jej drukować ani wysyłać pocztą,
• nie ma ryzyka, iż dokument zaginie,
• urzędy skarbowe mają natychmiastowy wgląd w transakcje.

Cel wprowadzenia systemu:

• uproszczenie obiegu dokumentów,
• walka z oszustwami podatkowymi,
• przyspieszenie rozliczeń między firmami.

Aktywny Rolnik – od kiedy? Sprawdź!

Kogo obejmie obowiązek?

Od kwietnia 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla:

• rolników będących czynnymi podatnikami VAT,
• rolników ryczałtowych, jeżeli prowadzą działalność gospodarczą wymagającą wystawiania faktur,
• firm i przedsiębiorstw skupujących produkty rolne od rolników.

Przykład:
Jeżeli rolnik sprzedaje zboże firmie paszowej i wystawia fakturę VAT – od kwietnia 2026 r. będzie musiał zrobić to przez KSeF.

Jeżeli sprzedaje warzywa sąsiadowi bez faktury – zmiana go nie dotyczy.

Jak będzie wyglądało wystawianie faktury w KSeF?

Proces będzie prosty, ale wymaga dostępu do internetu i urządzenia (komputer, tablet, telefon):

1. Logowanie do systemu – przez profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany.
2. Wypełnienie formularza faktury – dane sprzedawcy, nabywcy, opis towaru/usługi, kwoty.
3. Wysłanie dokumentu do KSeF – system nadaje mu unikalny numer.
4. Automatyczne udostępnienie faktury kontrahentowi – odbiorca może ją pobrać z systemu.

Co się zmieni w codziennej pracy rolnika?

• Koniec papierowych faktur – wszystkie dokumenty będą w wersji cyfrowej.
• Natychmiastowa dostawa faktury – kontrahent otrzyma ją od razu po zatwierdzeniu.
• Łatwiejsze rozliczenia z księgowym – księgowy będzie mógł pobierać faktury bezpośrednio z systemu.
• Stały dostęp do archiwum – można będzie w każdej chwili pobrać fakturę sprzed kilku lat.
• Mniej błędów – system będzie weryfikował poprawność danych (np. NIP, daty).

Korzyści dla rolników

Choć początkowo może to wymagać nauki, w dłuższej perspektywie KSeF może ułatwić życie:

• brak kosztów druku, papieru i wysyłki,
• szybsze płatności od kontrahentów,
• automatyczne archiwizowanie dokumentów,
• łatwy dostęp do historii sprzedaży i zakupów,
• większe bezpieczeństwo danych.

Wyzwania i możliwe problemy

• Brak internetu w gospodarstwie – konieczne będzie zapewnienie dostępu do sieci.
• Potrzeba przeszkolenia – trzeba nauczyć się obsługi systemu lub programu do fakturowania.
• Zmiana przyzwyczajeń – rolnicy przyzwyczajeni do papierowych dokumentów będą musieli przejść na cyfrowe.
• Awaria systemu – w razie problemów technicznych Ministerstwo zapowiada procedury awaryjne.

Jak przygotować gospodarstwo do KSeF?

1. Sprawdź sprzęt i internet – upewnij się, iż masz komputer lub telefon z dostępem do sieci.
2. Załóż profil zaufany – będzie potrzebny do logowania w KSeF.
3. Przetestuj system – Ministerstwo udostępnia wersję testową KSeF.
4. Porozmawiaj z księgowym – ustal, jak będzie wyglądała wymiana dokumentów.
5. Zainwestuj w program do fakturowania – wiele z nich będzie zintegrowanych z KSeF.
6. Przeszkol pracowników – jeżeli w gospodarstwie pracują osoby wystawiające faktury.

Co jeżeli nie zastosuję się do nowych przepisów?

Od kwietnia 2026 r. wystawienie faktury poza KSeF będzie traktowane jako naruszenie przepisów podatkowych.
Może to skutkować:

• karami finansowymi,
• problemami z rozliczeniem VAT,
• koniecznością ponownego wystawienia dokumentu w systemie.

Obowiązkowe e-fakturowanie to krok w stronę pełnej cyfryzacji polskiego rolnictwa. Choć wymaga przygotowania, w dłuższej perspektywie może uprościć życie rolnikom, przyspieszyć rozliczenia i zmniejszyć koszty.

Warto już teraz:

• sprawdzić sprzęt i internet,
• zapoznać się z KSeF,
• porozmawiać z księgowym,
• przetestować system.

Im wcześniej gospodarstwo zacznie działać w nowym modelu, tym łatwiej będzie wejść w obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.