ARiMR rusza z kontrolami KGW. Chodzi nie tylko o dotacje

Koła gospodyń wiejskich muszą przygotować się na większą uwagę ze strony Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Według zapowiedzi ARiMR w 2026 roku kontrolą może zostać objęte każde KGW wpisane do Krajowego Rejestru Kół Gospodyń Wiejskich. Dotyczy to nie tylko kół, które korzystały z pomocy finansowej. Dotyczy to również tych, które dofinansowania nie pobierały albo są w trakcie likwidacji.

ARiMR rusza z kontrolami KGW. Chodzi nie tylko o dotacje

Dla wielu organizacji nie powinno to oznaczać problemów, pod warunkiem iż dokumenty są prowadzone rzetelnie, decyzje podejmowane zgodnie ze statutem. Ważne jest także, by środki z ARiMR zostały wydane i rozliczone prawidłowo. Kontrola ma przede wszystkim sprawdzić, czy koło działa zgodnie z przepisami. Ponadto sprawdza, czy publiczne pieniądze zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem.

ARiMR sprawdzi nie tylko dotacje

Podstawą nadzoru nad działalnością KGW jest ustawa z 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich. Zgodnie z jej przepisami Prezes ARiMR może analizować sprawozdania i kontrolować działalność kół. Może też podejmować inne działania nadzorcze, które mają zapewnić prawidłowe funkcjonowanie organizacji.

W praktyce kontrola obejmuje przede wszystkim zgodność działalności koła z ustawą, statutem oraz zasadami wykorzystania pomocy finansowej otrzymanej z ARiMR. To ważne rozróżnienie: o ile koło korzystało z różnych źródeł finansowania, kontrolerzy ARiMR koncentrują się na środkach przekazanych przez Agencję. Nie dotyczy to całej działalności finansowej organizacji.

Nie oznacza to jednak, iż koło bez dotacji jest całkowicie poza zainteresowaniem Agencji. Kontrola może dotyczyć także samego funkcjonowania KGW, dokumentacji rejestrowej, wyboru władz, listy członków czy zgodności działań z zapisami statutu.

Nawet pięć lat dokumentów do sprawdzenia

Standardowo kontrola może objąć okres do pięciu lat wstecz. To oznacza, iż KGW powinno przechowywać dokumentację w sposób uporządkowany i dostępny dla osób reprezentujących koło.

Największy problem podczas kontroli zwykle nie wynika z samej działalności, ale z braków formalnych. Dotyczy to niekompletnych uchwał, braku protokołów, nieaktualnej listy członków, niejasnych zapisów dotyczących wyboru władz albo dokumentów, których nikt nie potrafi gwałtownie odnaleźć.

Dla kontrolerów ważne jest nie tylko to, co koło robiło, ale również czy potrafi to wykazać w dokumentach. Dlatego choćby dobrze działające KGW powinno zadbać o porządek w papierach.

Jakie dokumenty mogą być potrzebne?

Podczas kontroli ARiMR może zażądać dokumentów rejestracyjnych i organizacyjnych. Chodzi m.in. o wniosek o wpis do rejestru, statut, uchwały o powołaniu koła, uchwały dotyczące wyboru władz oraz aktualną listę członków.

W przypadku kół, które korzystały z pomocy finansowej, szczególnie ważne będą dokumenty dotyczące dofinansowania. Należy przygotować wnioski o przyznanie środków, sprawozdania z ich wykorzystania, dokumenty księgowe oraz dowody potwierdzające wydatki.

Kontrolerzy mogą również sprawdzić dokumentację wewnętrzną: protokoły zebrań, listy obecności, uchwały podejmowane przez członków, potwierdzenia informowania o zebraniach oraz dokumentację dotyczącą realizowanych działań. Warto mieć także zdjęcia z wydarzeń, spotkań czy inicjatyw. Takie zdjęcia są istotne, zwłaszcza jeżeli były one finansowane ze środków publicznych.

Największa uwaga na pieniądze z ARiMR

Jeżeli KGW otrzymało dofinansowanie z ARiMR, kontrolerzy szczególnie dokładnie sprawdzą sposób wydatkowania środków. Będą analizować, czy pieniądze zostały przeznaczone na cele zgodne z wnioskiem i czy zostały rozliczone w wymaganym terminie.

Znaczenie ma również spójność dokumentów. Wydatki powinny wynikać z działalności koła, być odpowiednio udokumentowane i możliwe do powiązania ze złożonym sprawozdaniem. o ile koło deklarowało organizację wydarzenia, warsztatów, zakupu wyposażenia czy działań promocyjnych, powinno mieć dowody potwierdzające realizację tych zadań.

Brak dokumentów nie zawsze oznacza poważne naruszenie, ale może wydłużyć kontrolę i wymagać składania dodatkowych wyjaśnień.

Kontrola jest zapowiadana telefonicznie

Przedstawiciele KGW nie powinni być zaskoczeni wizytą kontrolerów. Planowana kontrola jest wcześniej zapowiadana telefonicznie. Dzięki temu koło ma czas na przygotowanie dokumentów i zapewnienie obecności adekwatnych osób.

Podczas kontroli powinny być obecne osoby uprawnione do reprezentowania zarządu zgodnie ze statutem. o ile nie mogą uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, możliwe jest ustanowienie pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest odpowiednio podpisane pełnomocnictwo.

To ważne, bo kontrolerzy mogą zadawać pytania dotyczące działalności koła, sposobu podejmowania decyzji, organizacji wydarzeń, wydatkowania środków. Mogą też pytać o zgodność działań z dokumentami.

To nie tylko kontrola papierów

Kontrola ARiMR nie sprowadza się wyłącznie do przeglądania dokumentów. To także rozmowa o tym, jak koło działa na co dzień. Kontrolerzy mogą pytać o zebrania, wydarzenia, aktywność członków, sposób podejmowania uchwał, obieg informacji w kole czy realizację zadań statutowych.

Dlatego osoby reprezentujące KGW powinny znać statut i podstawowe zasady funkcjonowania organizacji. W praktyce dobrze przygotowane koło powinno umieć odpowiedzieć na proste pytania: kto reprezentuje KGW, jak wybierane są władze, jak informowani są członkowie. Powinno również wiedzieć, gdzie przechowywana jest dokumentacja i jak rozliczane są środki.

Protokół i prawo do uwag

Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół. Zarząd KGW powinien się z nim dokładnie zapoznać, a następnie przedstawić jego treść członkom koła podczas najbliższego zebrania.

Koło ma prawo zgłosić uwagi do protokołu. Można to zrobić zarówno w trakcie kontroli, jak i później w formie pisemnej. Warto z tego prawa korzystać, o ile w protokole znalazły się nieścisłości albo koło chce doprecyzować określone okoliczności.

Jak przygotować KGW do kontroli?

Najlepszym zabezpieczeniem jest porządek w dokumentach. Koło powinno mieć w jednym miejscu statut, uchwały, listę członków, protokoły zebrań, dokumenty rejestrowe, potwierdzenia wydatków, sprawozdania oraz dokumentację z realizowanych działań.

Warto sprawdzić, czy dane w rejestrze są aktualne. Należy także sprawdzić, czy skład zarządu zgadza się z uchwałami, czy dokumenty finansowe odpowiadają sprawozdaniom oraz czy członkowie byli prawidłowo informowani o zebraniach i decyzjach.

Dobrze przygotowane KGW nie powinno traktować kontroli jako zagrożenia. To raczej formalna weryfikacja działalności, która przy uporządkowanej dokumentacji przebiega sprawnie.

Co powinno zapamiętać każde koło?

Kontrola ARiMR może objąć każde zarejestrowane KGW. Jest zapowiadana telefonicznie oraz obejmuje dokumenty i rozmowę o działalności koła. Podczas czynności powinny być obecne osoby uprawnione do reprezentacji albo pełnomocnik.

Najważniejsze znaczenie mają dokumenty rejestrowe, statut, uchwały, protokoły, lista członków oraz rozliczenia pomocy finansowej z ARiMR. W przypadku dotacji kontrolerzy będą szczególnie sprawdzać, czy środki zostały wydane zgodnie z przeznaczeniem.

Dla kół, które prowadzą dokumentację systematycznie i działają zgodnie z przepisami, kontrola nie powinna być problemem. Może być natomiast sygnałem, iż rola KGW w lokalnych społecznościach rośnie. Wraz z większym znaczeniem i dostępem do publicznych pieniędzy rośnie również obowiązek przejrzystego działania.