Dofinansowanie do okularów i soczewek – komu przysługuje?

Praca wykonywana przed ekranem monitora znacznie obciąża wzrok. To może doprowadzić do niedogodności, takich jak konieczność korzystania z okularów bądź kontaktowych soczewek. Wbrew pozorom, kosztem ich zakupu nie zawsze jest obciążony pracownik. Zobaczmy, w jakich sytuacjach dofinansowanie do zakupu okularów i soczewek jest obowiązkiem pracodawcy, jakie warunki muszą zostać spełnione i jak całość ma się do kwestii podatku dochodowego.

Czym jest dofinansowanie do okularów i soczewek?

W dobie coraz większej ilości prac, również zdalnych, wykonywanych przy użyciu urządzeń elektrycznych, wzrosła liczba osób z wadą wzroku. Jednym z obowiązków pracodawcy jest zapewnienie profilaktycznej opieki zdrowotnej dla swoich pracowników. Z tego powodu w części przypadków dane przedsiębiorstwo zobowiązane będzie do dofinansowania okularów, czyli pokrycia ich kosztów. Od 17 listopada 2023 r. dofinansowanie obejmuje również soczewki kontaktowe.

Co ważne, tego rodzaju dofinansowanie przysługuje jedynie tym pracownikom, którzy wykonują swoje obowiązki przy stanowiskach wyposażonych w monitor lub ekran. Mimo iż praca z papierowymi drukami również nadwyręża wzrok, to nie zawsze kwalifikuje się do omawianego dofinansowania. Warto również nadmienić, iż ostateczną decyzję w kwestii tego, czy pracownik potrzebuje okularów bądź soczewek, podejmuje lekarz, a nie pracodawca.

Jakie warunki muszą być spełnione, aby otrzymać dofinansowanie?

• pracownik spędza dziennie przed ekranem przynajmniej połowę pełnego dziennego wymiaru pracy (4 godziny)
• lekarz musi zadecydować, iż korzystanie z okularów bądź soczewek jest wymagane
• pracownik wykonuje swoje obowiązki na stanowisku wyposażonym w ekran lub monitor, przy czym nie ma znaczenia rodzaj urządzenia (może to być telefon, laptop, tablet, komputer stacjonarny, terminal lub inny sprzęt)
• dofinansowanie musi obejmować kwotę wystarczającą do zakupu szkieł do okularów lub soczewek (w przeciwnym wypadku pracownik może przenieść sprawę na drogę sądową)
• o pokrycie kosztów nie mogą ubiegać się osoby zatrudnione na umowę zlecenie lub umowę o dzieło, dofinansowanie dotyczy jedynie umowy o pracę

Co warto wiedzieć o dofinansowaniu do okularów?

Może okazać się, iż wzrok pracownika jest wystarczająco dobry, aby wykonywać swoje obowiązki bez okularów lub soczewek. Czy dofinansowanie przysługuje, jeżeli taki pracownik chce kupić okulary bez korekcji, wyposażone w filtr światła niebieskiego? Nie. Mimo iż ergonomia to podstawa przy usprawnianiu pracy biurowej, pracodawca nie musi ponosić kosztów związanych z indywidualnym komfortem pracownika.

Jak usprawnić biznes? Sposoby na usprawnienie pracy biurowej

Wiele wątpliwości pojawia się przy kwestii samych badań lekarskich, stanowiących podstawę do tego, aby zdobyć odpowiednie zaświadczenie. Sam stopień wady wzroku ma znaczenie. Typ wady (astygmatyzm, dalekowzroczność, krótkowzroczność) nie wpływa jednak na to, czy danemu pracownikowi przysługuje refundacja. Bez znaczenia jest również to, czy w każdym oku jest taka sama wada, czy też nie.

Podatek i składki ZUS a dofinansowanie do okularów

Kwestia podatku i składki ZUS przy dofinansowaniu do okularów i soczewek nie jest jednolita, toteż wiele zależy od danej sytuacji. Sposób i uzasadnienie zakupu szkieł lub soczewek mają wpływ na to, czy pracodawca będzie związany do rozliczenia zakupu ze składek i podatku dochodowego.

W jakich sytuacjach pracodawca musi zapłacić należny podatek wraz ze składką? Przede wszystkim wtedy, gdy pracownik sam wybierze się do okulisty w celu zakupu, a pracodawcy przedstawi jedynie fakturę. Tak samo jest w przypadku, gdy wniosek o dofinansowanie złożony został z powodu zniszczenia lub zepsucia poprzednich okularów bądź soczewek przez pracownika.

Zakup jest zwolniony z podatku dochodowego i oskładkowania wyłącznie wtedy, gdy to przedsiębiorca dokona zakupu. Wówczas otrzymuje on fakturę na imię i nazwisko swojego pracownika. Posiadając odpowiednie zaświadczenie od lekarza medycyny pracy, możliwe jest odpisanie zakupu od podatku.

Dlaczego pracodawca dokłada do soczewek lub okularów?

Dofinansowanie do okularów i soczewek to kwestia uregulowana prawnie, którą reguluje Kodeks Pracy. Artykuł 237.6 Kodeksu wspomina o prawie pracownika do bezpłatnych środków ochrony indywidualnej. Wobec tego, pracodawca zobowiązany jest do dostarczenia środków zabezpieczających przed szkodliwymi czynnikami, które mogłyby wpłynąć na zdrowie pracownika.

Inną podstawą prawną dofinansowania do soczewek lub okularów jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Uwaga: Mimo tego, iż to pracodawca pokrywa koszty związane z zakupem szkieł lub soczewek, te nie są jego własnością. Zakupione okulary lub soczewki należą do pracownika.

Kiedy można ubiegać się o dofinansowanie do okularów?

Przepisy nie regulują kwestii tego, co ile można ubiegać się o dofinansowanie do okularów i soczewek. Nieuregulowane prawnie jest również to, w jakim terminie musi ono zostać wypłacone. W większości przypadków informacje na ten temat można znaleźć w regulaminie danego zakładu pracy. o ile nie ma tam takiej informacji, to warto zapytać o ten aspekt pracodawcę.

Lekarskie badania profilaktyczne pracowników przy monitorach zwykle przeprowadzane są co cztery lata. To właśnie wtedy pracownicy mający problem ze wzrokiem mogą otrzymać odpowiednie zaświadczenie. W niektórych przypadkach (decyzja lekarza medycyny pracy, nagłe pogorszenie wzroku) dofinansowanie do okularów może nastąpić przed kolejnymi badaniami.

Soczewki lub okulary od pracodawcy – podsumowanie

Dofinansowanie do okularów i soczewek przysługuje każdemu pracownikowi, który zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę i posiada odpowiednie zaświadczenie lekarskie. Warto o tym pamiętać, a w razie pogorszenia wzroku złożyć wniosek o zwrot kosztów.

Jeżeli kwestia maksymalnej kwoty dofinansowania nie jest jasna, należy zajrzeć do regulaminu danego zakładu pracy lub zapytać o to pracodawcę. Dopłata powinna być na tyle wysoka, aby pozwolić na zakup odpowiednich szkieł.

Źródła:

• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf
• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19981480973/O/D19980973.pdf