Kilometrówka – do czego służy i jak ją rozliczyć

Podczas wykorzystywania swojego samochodu do pracy można liczyć na otrzymanie pewnego zwrotu. Środki mają zrekompensować poniesione wydatki – związane z kosztem paliwa, czy eksploatacją i amortyzacją pojazdu. Dziś podpowiemy, od czego zależy kilometrów a – jej wysokość. Jak prawidłowo ją obliczyć?

Do czego służy kilometrówka?

W niektórych przypadkach pracownik firmy może liczyć na skorzystanie z samochodu służbowego. Czasami zdarza się jednak, iż pracownicy korzystają ze swoich prywatnych aut w celu służbowym. jeżeli dotyczy to realizacji zadań służbowych, należy im się pewna rekompensata. Właśnie do jej obliczenia służy tak zwana kilometrówka. Zwrot środków ma na celu rekompensatę poniesionych wydatków – głównym, ale nie jedynym jest zwykle koszt paliwa.

Dzięki kilometrówce można dość prosto i w z góry określony sposób obliczyć wysokość zwrotu kosztów. Sprawdźmy więc, kiedy można zastosować kilometrówkę i jak adekwatnie ją wyliczyć.

Kilometrówka – stawka wreszcie poszła w górę

Jeszcze kilkanaście lat temu wykorzystywanie prywatnego auta w celach służbowych było niezłym interesem. Wysokość kilometrówka ustalona w 2007 roku nie uległa jednak zmianie przez naprawdę długi czas. Dopiero 17 stycznia 2023 roku w życie weszły nowe przepisy, zwiększające wysokość kilometrówki.

W myśl przepisów kilometrówka przysługuje pracownikowi, który wykorzystuje swój prywatny pojazd w celu realizacji obowiązków służbowych. Choć zwykle kilometrówkę otrzymujemy w związku z przejazdem samochodem, może być to także inny środek transportu (np. motocykl).

Leasing, czy kredyt? Co jest lepsze?

Stawki kilometrówki w 2024 roku

Nowe stawki kilometrówki obowiązują niemal od początku 2023 roku. W przypadku samochodów osobowych, wysokość kilometrówki w 2024 roku zależy od pojemności silnika. Mamy tylko dwa przedziały, a w tej chwili pojazdy mieszczące się w niższym z nich zdecydowanie należą jednak do rzadkości.

Stawki kilometrówki:

Powyższa wysokość kilometrówki dotyczy każdego przejechanego kilometra. Do obliczenia wysokości zwrotu środków musimy więc znać i przysługującą stawkę, i przejechany dystans. Warto dodać, jak bardzo wzrosła wysokość kilometrówki od 2023 roku. Do nowelizacji przepisów najwyższa wysokość (samochód osobowy o pojemności skokowej silnika ponad 900 centymetrów sześciennych) wynosiła zaledwie 83 grosze. Mówimy więc o podwyżce o niemal połowę.

Obliczenie kilometrówki

Przejdźmy więc do tego, jak obliczyć kilometrówkę. Do największych plusów tego sposobu obliczania wysokości zwrotu z pewnością należy prostota. Nie musimy wykonywać skomplikowanych obliczeń. Wystarczy pomnożyć przejechaną liczbę kilometrów razy stawkę wynikającą z wcześniejszej tabeli.

Wysokość zwrotu kosztów za podróż prywatnym autem w celu służbowym = stawka kilometrówki x przejechany dystans w kilometrach

Przykład 1: Pan Janusz przejechał samochodem z silnikiem o pojemności 1,5 litra (1500 ccm) dystans 500 kilometrów. 500 x 1,15 zł = 575 złotych. Tyle otrzyma od swojego pracodawcy w ramach zwrotu kosztów.

Przykład 2: Pani Ewa dojeżdża do pracy 40 kilometrów w jedną stronę. Wykorzystuje w tym celu prywatny samochód. Nie otrzyma jednak zwrotu kosztów. Kilometrówki nie liczymy w przypadku dojazdu do pracy.

Kiedy można zastosować kilometrówkę, a kiedy nie jest to możliwe?

Przede wszystkim, kilometrówkę stosujemy podczas wykorzystania prywatnego pojazdu (samochód osobowy, motocykl, motorower) w celu realizacji obowiązków służbowych. Z tej opcji może skorzystać wyłącznie pracownik danej firmy, np. zatrudniony w oparciu o umowę o pracę. jeżeli podróż własnym pojazdem w celu służbowym odbywa przedsiębiorca (np. współpracownik, osoba pracująca na kontrakcie b2b), kilometrówka nie ma zastosowania. Wtedy możliwe jest natomiast rozliczenie w oparciu o ustalenia między stronami, na przykład ujęte w kontrakcie.

Przedsiębiorcy mogą zaliczać podobne wydatki do kosztów uzyskania przychodu, choć w tym celu warto zapoznać się ze szczególnymi przepisami regulującymi tę kwestię.

Obecnie nie ma potrzeby prowadzenia dokładnej ewidencji, np. związanej z zapisywaniem przebiegu pojazdu. Nie ma też dodatkowego obowiązku udokumentowania, kiedy i gdzie odbył podróż służbową własnym pojazdem. Nie oznacza to jednak oczywiście, iż możliwe jest wnioskowanie do pracodawcy o podobny zwrot bez podstawy. W większości przypadków zwrot wynika z delegacji, czy realizacji obowiązków służbowych w konkretnym miejscu, o czym pracodawca (lub np. przełożony, kierownik) wie.

Do korzystania z kilometrówki pracownik powinien wypełnić stosowne dokumenty. Odpowiednia umowa reguluje taką możliwość. Znajdują się na niej dane pracownika i pracodawcy, czy dane pojazdu.

A co, jeżeli w związku z wykorzystaniem prywatnego pojazdu pracownik ponosi wyższe koszty?

Jeśli masz ekonomiczny i bezawaryjny pojazd, wykorzystywanie go w celach służbowych pozwoli nieco zarobić. Przede wszystkim liczy się niskie spalanie podczas jazdy, ale także brak usterek, czy choćby unikanie mandatów. Niekiedy jednak pracownicy posiadają dość drogie w utrzymaniu pojazdy, na przykład ze sporym spalaniem paliwa. Czy wtedy możliwe jest otrzymanie większej kilometrówki? Nie. Stawki są z góry ustalone i najwyższa to 1,15 zł za każdy przejechany kilometr dla aut osobowych z silnikiem o pojemności ponad 0,9 litra.

Jeśli natomiast często wykorzystujesz prywatne auto w ten sposób i otrzymujesz kilometrówkę, pomysł, jak zarobić na tym więcej. Być może skorzystanie z kredytu na samochód i kupno taniego w użytkowaniu samochodu (np. z ekonomicznym silnikiem zasilanym LPG) przyniesie spore korzyści.

Czy można dostać kilometrówkę za dojazdy do pracy?

Niestety, pracownicy nie mają takiej możliwości, a przynajmniej nie wynika ona z przepisów. Pracodawca nie ma obowiązku zwracania kosztów dojazdu do pracy. Może to jednak zrobić, co jest natomiast jego dobrą wolą. Niektóre firmy proponują swoim pracownikom takie benefity, na przykład do określonej wysokości co miesiąc.

Dofinansowanie do dojazdów do pracy

Podsumowanie artykułu

Podsumowując, kilometrówka służy do wyliczenia należnej sumy – zwrotu środków poniesionych przez pracownika w związku z wykorzystaniem prywatnego pojazdu do celów służbowych. Do obliczenia jej musimy znać kategorię pojazdu, a w przypadku samochodów osobowych – także pojemność. Zgodnie z przepisami mamy w tej chwili cztery stawki kilometrówki. Następnie mnożymy stawkę razy liczbę przejechanych kilometrów. Warto przy tym dobrze poznać wszelkie zasady dotyczące kilometrówki i możliwości jej otrzymania. Nie zawsze jest to bowiem możliwe (np. w przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą). Warto dodać, iż kilometrówka nie jest opodatkowana – nie trzeba jej uwzględniać w rocznym zeznaniu podatkowym.

Najczęściej zadawane pytania

Źródło:

1. https://kadry.infor.pl/kadry/wynagrodzenia/podroze_sluzbowe/6584467,kilometrowka-2024-ile-wynosi-stawka-za-kilometr.html
2. https://rankomat.pl/samochod/kilometrowka
3. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-kilometrowka-2015-stawka-za-1-kilometr