W wielu firmach produkcyjnych część procesów realizowana jest przez podmioty zewnętrzne. Dotyczy to zarówno prostych czynności, takich jak pakowanie czy transport, jak i bardziej zaawansowanych usług – testowania jakości, obróbki termicznej, etykietowania czy wdrażania systemów sterowania. W takich przypadkach najważniejsze staje się prawidłowe przypisanie kosztów tych usług do odpowiednich kategorii księgowych. Ma to znaczenie nie tylko dla zgodności z przepisami, ale również dla rzetelności sprawozdań finansowych i trafności decyzji zarządczych.
fot. iStockMoże Cię również zainteresować: TOP5 najpopularniejsze artykuły miesiąca
Kiedy usługa może być kosztem wytworzenia
Zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy o rachunkowości, koszt wytworzenia produktu obejmuje zarówno koszty bezpośrednio związane z danym wyrobem, jak i uzasadnioną część kosztów pośrednich. W przypadku usług zewnętrznych oznacza to, iż muszą one dotyczyć konkretnego produktu, a ich koszt powinien być możliwy do wiarygodnego przypisania i odpowiednio udokumentowany. Usługi związane z obsługą posprzedażową, takie jak naprawy, modernizacje czy konserwacje nie mogą być zaliczane do kosztu wytworzenia. Są one klasyfikowane jako koszty sprzedaży.
W praktyce oznacza to, iż np. koszt etykietowania butelek z kosmetykami przez zewnętrzną firmę może zostać ujęty jako koszt wytworzenia, o ile dotyczy konkretnej partii produkcyjnej. Podobnie w branży elektronicznej – testowanie układów scalonych przed wysyłką lub w spożywczej – usługa pasteryzacji czy pakowania próżniowego. najważniejsze jest, by każda z tych usług była powiązana z konkretnym wyrobem, a nie ogólną działalnością firmy.
Jak rozdzielić koszty z jednej faktury
W praktyce często zdarza się, iż jedna faktura obejmuje różne rodzaje usług. Na przykład pakowanie nowych produktów oraz przepakowanie zwrotów. W takiej sytuacji konieczne jest dokonanie podziału kosztów według obiektywnego i mierzalnego klucza. Najczęściej stosuje się proporcję opartą na liczbie sztuk, czasie pracy lub wartości wykonanych usług przypadających na poszczególne zadania.
Dla przykładu: jeżeli zlecono etykietowanie 10 000 nowych opakowań i 2 000 opakowań reklamacyjnych, to 83% kosztu faktury można przypisać do kosztu wytworzenia, a pozostałe 17% do kosztów sprzedaży. Należy udokumentować taki podział, najlepiej comiesięcznymi zestawieniami od wykonawcy z opisem wykonanych prac. jeżeli ich zabraknie, odbiorca może uznać podział za arbitralny, co zwiększa ryzyko zakwestionowania danych finansowych.
Warto również, by polityka rachunkowości zawierała zapis o stosowanym kluczu podziałowym, np. liczbie sztuk lub wartości usług. W dużych firmach warto wdrożyć system ewidencji zleceń, który automatycznie przypisuje koszty do projektów lub partii produkcyjnych.
Skutki błędnego przypisania kosztów
Nieprawidłowe ujęcie kosztów usług zewnętrznych może prowadzić do poważnych konsekwencji. Błędna kwalifikacja kosztów wpływa na wynik finansowy i wartość zapasów. Zawyżenie zapasów lub zaniżenie wyniku narusza zasadę współmierności i może skutkować korektą sprawozdań finansowych.
Nie bez znaczenia są także potencjalne skutki podatkowe. Błędne przypisanie kosztów może wpłynąć na rozliczenie CIT, co wiąże się z ryzykiem sankcji. Dodatkowo, nieprawidłowa alokacja kosztów zaburza kalkulację rentowności produktów, co może prowadzić do błędnych decyzji cenowych, inwestycyjnych czy sprzedażowych.
Wnioski i dalsze kroki
Prawidłowe przypisanie kosztów usług zewnętrznych do wyrobów gotowych to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale także fundament rzetelnej informacji zarządczej. adekwatna klasyfikacja kosztów wpływa na jakość sprawozdań finansowych, kalkulację rentowności i trafność decyzji biznesowych. Dlatego warto przeanalizować umowy z wykonawcami, uzupełnić politykę rachunkowości o zasady podziału kosztów oraz zadbać o dokumentację wspierającą ten proces. Spójność i transparentność w tym zakresie to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale również element budowania wiarygodności finansowej firmy. Zarówno wobec audytorów, jak i wewnętrznych interesariuszy.
Autor: Katarzyna Kamińska, Accounting Team Manager, ASB Group
Może Cię także zainteresować: Opteamic planuje przejęcia i wzmacnia swoją pozycję na rynku pracy tymczasowej
