11 godzin temu
Hotelarze już od dłuższego czasu słyszą o Krajowym Systemie e-Faktur, ale dopiero teraz staje się jasne, iż jego wdrożenie obejmie wszystkich — także obiekty noclegowe, które na co dzień operują dużą liczbą dokumentów. Dla branży hotelarskiej oznacza to zmianę w codziennym sposobie wystawiania i odbierania faktur, a co za tym idzie – potrzebę wcześniejszego przygotowania zarówno systemów, jak i personelu.
KSeF to centralny system rządowy, przez który będą przechodzić wszystkie faktury wystawiane przez firmy. Dokument nie będzie już trafiał do gościa w formie PDF ani nie zostanie wydrukowany „od ręki” – stanie się istotny dopiero po zaakceptowaniu go przez system. Dla hoteli, gdzie praca z dokumentami to codzienność, oznacza to nowy sposób organizacji oraz konieczność uporządkowania procesów na recepcji i w księgowości.
Co czeka hotele po wejściu KSeF?
Największa zmiana dotyczy obsługi dokumentów. Faktury za pobyty, usługi dodatkowe czy eventy hotelowe będą trafiały najpierw do systemu, a dopiero później do gościa. W praktyce oznacza to większą kontrolę nad poprawnością faktur, ale także konieczność dopasowania procedur do nowego sposobu działania.
Zmienią się też kwestie związane z dokumentami kosztowymi. Hotele będą pobierały je bezpośrednio z KSeF, co pozwoli uniknąć zagubionych faktur i usprawni rozliczenia miesięczne. Praca księgowości stanie się bardziej przejrzysta, a recepcja i dział sprzedaży będą musiały działać według ujednoliconych zasad, aby uniknąć błędów przy wprowadzaniu danych.
Czas na przygotowania
Choć obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie dopiero w 2026 roku, hotele powinny rozpocząć przygotowania już teraz. To dobry moment, aby sprawdzić, czy obecne oprogramowanie hotelowe poradzi sobie z nowymi zasadami. Warto porozmawiać z dostawcą o nadchodzących aktualizacjach i przeszkolić personel pracujący z fakturami.
Warto również zacząć testować nowe rozwiązania w praktyce, aby uniknąć problemów w momencie, gdy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe. Dobrze przeprowadzone przygotowania oznaczają spokojne wdrożenie i brak niespodzianek w okresach największego obłożenia.
Systemy LSI Software są gotowe na KSeF
Dla hoteli korzystających z systemów LSI Software to dobra wiadomość — nasze oprogramowanie zostało już przystosowane do obsługi KSeF. POSitive Hotel oraz LSI Cloud Hotel są gotowe na nowe wymagania, co oznacza, iż obiekty mogą rozpocząć przygotowania bez obaw o techniczną stronę wdrożenia. Aktualizacje są wprowadzane z myślą o tym, by hotele mogły przejść przez zmiany bez przestojów i zakłóceń w pracy recepcji.
Aby pomóc branży lepiej zrozumieć nowe zasady zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy wyjaśnią praktyczne aspekty wdrożenia i podpowiedzą, na co zwrócić uwagę w codziennej pracy hotelu.
